Людмила Чумак

Как выбрать оборудование в небольшой офис и не сойти с ума

Заботы об обновлении офисного технопарка нередко ложатся на плечи руководителя компании: в небольших организациях нецелесообразно держать специалистов, которые бы занимались исключительно приобретением, настройкой и поддержкой техники. Владельцы малого бизнеса вынуждены самостоятельно изучать основные аспекты комплектации офиса — зачастую методом проб и ошибок. В этой подборке представлены главные проблемы, связанные с закупкой оборудования, и пути их решения.


На правах рекламы.
Офисная техника

Проблема: большое количество подключенных к Wi-Fi устройств

В офисе сотрудники пользуются не только рабочими ноутбуками, но и личными телефонами и планшетами. В среднем на каждого человека приходится по 2–3 гаджета, и все они автоматически подключаются к Wi-Fi. Нельзя забывать об IP-камерах и других устройствах, постоянно взаимодействующих с беспроводной сетью. В результате в офисных центрах стандартная частота 2,4 ГГц оказывается перегруженной — это влияет на качество связи и скорость передачи данных.

Решение: мощный роутер с поддержкой диапазона 5 ГГц

Даже если офис совсем небольшой и работает в нем десяток сотрудников, на роутере не стоит экономить. Недорогое устройство с минимумом функций очень скоро придется менять, поскольку оно не сможет обеспечивать потребности растущего бизнеса. Стоит сразу закладывать в бюджет покупку двух- или трехдиапазонного маршрутизатора — такого как ASUS BRT-AC828. Он легко справляется с большим количеством одновременных подключений (до 250) и работает с частотами 2,4 и 5 ГГц. Пропускной способности такого устройства хватит на одновременную потоковую передачу нескольких видео в разрешении Full HD. Четыре антенны обеспечат большую зону покрытия, а при необходимости с его помощью можно даже открыть общественный доступ с авторизацией, как того требует законодательство.

ASUS BRT-AC828

Проблема: как сделать рабочее место сотрудников более мобильным

Лишь в немногих сферах сотрудники действительно должны безотрывно находиться на рабочем месте. Все больше руководителей находят частичное пребывание в офисе более удобным и эффективным. А в некоторых областях работа «в полях» — обязательная составляющая бизнеса. Именно поэтому сотрудникам необходимо мобильное рабочее место, которое могло бы трансформироваться в стационарное.

Решение: монитор с док-станцией для ноутбука

Ноутбук — хороший универсальный инструмент, но полноценно работать на маленьком экране не всегда удобно. Если сотрудники пользуются графическими приложениями, обрабатывают видео, считают в больших таблицах или открывают несколько окон сразу, без полноценного монитора не обойтись. Philips 241B7QUPEB — это одновременно и дисплей, и док-станция для мобильного компьютера с подключением через один-единственный «шнурок» USB-C. Мышь, наушники, внешние накопители, Ethernet-кабель — для всего этого предусмотрены разъемы на корпусе монитора. Одно движение — и мобильное рабочее место превращается в стационарное: с большим 24-дюймовым экраном с разрешением Full HD, точной цветопередачей и технологиями, снижающими нагрузку на глаза.

Philips 241B7QUPEB

Универсальный монитор

 

Проблема: учет рабочего времени сотрудников

Контрольно-пропускная система — слишком дорогое удовольствие для небольшого офиса, но потребность в ней все равно возникает. В идеале хочется следить за соблюдением рабочего графика ненавязчиво, не превращаясь в глазах подчиненных в тирана и диктатора.

Решение: единая система видеонаблюдения на базе IP-камер

Разместив в офисе несколько небольших камер, можно решить одновременно две проблемы: позаботиться о безопасности и «приглядывать» за сотрудниками, когда руководителя нет на месте. Для небольших компаний подойдет система на базе камер Ezviz C3C и C2W. Они подключаются к проводной сети или Wi-Fi и транслируют видео на смартфон через фирменное приложение. В любой момент можно открыть программу и посмотреть, что происходит в офисе и за его пределами. Ezviz C3C — уличная камера. Ее целесообразно размещать в подъезде или, например, на парковке. Она не боится дождя и перепадов температуры, записывает видео хорошего качества даже ночью и оборудована датчиком движения. Ezviz C2W подойдет для помещений. У этой модели есть двусторонняя аудиосвязь, так что можно не только слушать, что происходит в офисе, но и при необходимости участвовать в диалоге.

Ezviz C3C

Ezviz C2W

 

Проблема: необходимость печатать документы без серьезных вложений в инфраструктуру

Серьезные вложения в офисный центр печати, расходные материалы к нему и сервисное обслуживание могут сильно подкосить экономику небольшого предприятия. И нет гарантии, что эти вложения полностью окупятся в какой-то прогнозируемый срок. Кто-то решает проблему покупкой недорогой техники с небольшим ресурсом, хотя этот путь в итоге оказывается дороже описанного в начале абзаца. В то же время, большинство компаний в европейских странах уже давно оценили такой вид услуг, как организация печати документов по покопийному контракту (click-контракту).

Затраты на печать

Вне зависимости от того, есть в компании печатная техника или ее приобретение даже не планируется, можно передать весь процесс на аутсорс. Компания-подрядчик берет на себя все эксплуатационные расходы, а в ряде случаев устанавливает и свою технику, в то время как получатель услуги лишь платит за каждый полученный отпечаток или снятую копию. Благодаря эффекту масштаба, которым пользуется исполнитель покопийного контракта, он вполне может предложить такую итоговую стоимость документов, которой никогда не добиться, покупая и эксплуатируя центр печати самостоятельно.

Проблема: как организовать хранение данных

Чем дольше компания существует на рынке, тем быстрее растут ее потребности в объеме сохраняемых данных и скорости их передачи. Оборудовать собственную серверную для маленького офиса нецелесообразно: на начальных этапах развития бизнеса средств на это, как правило, нет. Нужно недорогое и простое в обслуживании решение, в котором предусмотрен запас «на вырост».

Решение: сетевой накопитель

На рынке есть много подходящих моделей NAS (Network Attached Storage). Один из вариантов — QNAP TS-431P с четырьмя отсеками для жестких дисков: таким образом система хранения обеспечит до 40 ТБ свободного пространства. Их можно использовать полностью, а можно выделить часть объема для резервного копирования данных, которое благодаря приложению NetBak Replicator будет производиться автоматически по заданному расписанию. Доступ к файлам, хранящимся на таком накопителе, можно получать когда угодно и откуда угодно. Это поможет удаленным сотрудникам работать в команде и быть более эффективными.

QNAP TS-431P

Проблема: шум в открытом офисе

Опенспейсы удобны с организационной точки зрения и безусловно экономичны. Но, работая в них, трудно сосредоточиться: отвлекают телефонные звонки, разговоры коллег, клацанье по клавиатурам. Даже в небольших помещениях с 10–15 сотрудниками стоит постоянный гул, в котором практически невозможно общаться с клиентами.

Решение: гарнитуры на каждом рабочем столе

Наушники — такой же обязательный элемент рабочего места, как клавиатура и мышь, и позаботиться об их наличии должен работодатель. Даже недорогая модель без специальных функций шумоподавления поможет отгородиться от фоновых звуков и сосредоточиться на работе. Например, гарнитура Plantronics Blackwire 320, несмотря на легкость конструкции, обеспечивает Hi-Fi-звучание и упрощает управление звонками с ПК. Также у этой модели микрофон с активным шумоподавлением, который устраняет весь фоновый офисный гул, а автоматически подстраиваемый эквалайзер оптимизирует звучание голоса во время вызова.

Plantronics Blackwire 320,

Организовать работу офиса – непросто и, к сожалению, недешево, но при грамотном подходе можно существенно сэкономить. Главное – проанализировать потребности своего бизнеса и отбросить в сторону все лишнее и второстепенное.


Материалы по теме:

Выбираем новый офис: когда, зачем и главное – как?!

5 способов сэкономить на услугах бэк-офиса

«Пишу быстро, потому что с рабочего компа». Как понять, что офис – не твоё

Google строит новый офис за £1 млрд. Вот как он будет выглядеть

Правильный свет улучшает продуктивность

6 корпораций, которые смогли сохранить атмосферу стартапа


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно

Нажмите "Нравится",
чтобы читать Rusbase в Facebook