Виктория Кравченко

Выбираем новый офис: когда, зачем и главное – как?!

PR-менеджер компании Virtuozzo Анна Зуева рассказала о том, как их команда столкнулись с переездом. В этом материале вы узнаете, сколько и какие усилия нужно приложить, чтобы переезд стал не «адом» для сотрудников, а позитивным изменением.

Возможно, этот опыт окажется полезен и для вас.


А надо ли?

Как говорят в народе, переезд – это как полпожара. Действительно, при переезде страдает очень многое – часто теряется документация, возникает неразбериха в процессах. Некоторым сотрудникам приходится сначала работать из дома (а не все это умеют) и так далее. Так что прежде чем совершить переезд нужно хорошо подумать, нужен ли он на самом деле.

Мы вывели для себя несколько принципов, которые помогли рассудить, нужен ли переезд компании. По сути, это может выглядеть, как мозговой штурм – выписывание плюсов и минусов.


Важно выделить главное: какова основная бизнес-задача компании на этом этапе?


Например, нам нужно было повысить производительность труда сотрудников, которым неудобно было работать в старом офисе – это касается отделов разработки ПО, инженеров поддержки и тестировщиков.

Старый офис просто доказал свое несоответствие новым задачам, и поэтому мы решили его менять. Кроме этого, мы подошли к созданию своего ЦОД в Москве, а значит нам нужны были дополнительные электрические мощности.


У нас есть офис в Сиэтле, которым действительно все довольны

Это просторный офис на 10 этаже, откуда открывается хороший вид на город. Но что больше всего пленило наших сотрудников, которые нередко бывают в США с командировками – это атмосфера вокруг офиса.

Тот факт, что Olympia Tower находится рядом с Pike Place (туристическим рынком) и парком Стейнберка, позволяет легко выйти на прогулку во время обеда, покушать там, где нравится или сесть на скамеечку в парке. Поэтому мы хотели получить место с подобными возможностями в Москве – с инфраструктурой, прогулочными зонами и разными кафе.


Главное – чтобы человек был хороший

Мы не будем рассказывать о том, что при выборе нового места жизни для компании важна инфраструктура, важны доступные мощности, инженерная инфраструктура – это и так все знают.

Кроме этого очень важно, чтобы арендодатель был адекватным человеком, и можно было договориться о важных параметрах.

Когда вы изучаете новые площадки, обязательно нужно проверить:

  • Идет ли владелец на мелкие уступки, например, готов ли предложить вам выбор свободных помещений
  • Нет ли в контракте каких-нибудь кабальных условий, например, необходимости делать ремонт за свой счет или вернуть помещение в исходное состояние после освобождения
  • Устраивают ли вас условия оплаты, не слишком ли часто заложено повышение цены аренды
  • Каково состояние и возможности инженерных систем – в частности, могут ли они обслуживать нужное количество людей, или собственник все же сэкономил на их установке
  • Можно ли договориться о собственных сервисах – выбрать провайдера, клининговую компанию, наконец, охранное агентство
  • Посмотрите ему в глаза и постарайтесь увидеть желание найти долгосрочного арендатора и жить спокойно. Если же вместо этого горит лихорадочный огонек наживы – бегите не оглядываясь.

Новый офис – новая жизнь

Не забывайте о том, что вместе с новым офисом в коллектив обязательно приходят новые правила: если никто не следил за опозданиями на первых порах, сотрудники еще долго будут опаздывать, если появилось место, где можно более комфортно пить кофе, люди будут чаще сидеть вместе и обсуждать вопросы за чашечкой горячего, бодрящего напитка.

Обязательно задумайтесь, какие изменения можно привнести в жизнь коллектива, чтобы сделать его более сплоченным и эффективным. Переезд – прекрасный повод для этого.

Мы, в свою очередь, вывели формулу 3 основных изменений:

  • Больше дружественной атмосферы (все мероприятия переехали прямо в OpenSpace)
  • Более удобный график (инфраструктура нового офиса это позволяет)
  • Больше отдельных пространств (теперь у нас несколько переговорных для частных дел), а название переговорных теперь в честь небесных тел: Sun, Mercury, Venus, Earth, Mars, Moon

Мы переехали

Осознав потребность и даже необходимость, выбрав адекватного арендодателя и удобное место мы все же переехали. На сегодняшний день это событие можно считать позитивным, и этому есть сразу несколько объяснений.

Мы выбрали развивающийся Бизнес-Парк «Отрадное», который находится на той же станции метро «Отрадное», что и наш старый офис, так что сотрудникам не пришлось перестраивать свои маршруты на работу. В новом Бизнес-Парке создано достаточно возможностей для развития и отдыха, а также для продуктивной работы: это полностью охраняемая площадь с въездами/выездами, планируются летние зеленые террасы с Wi-Fi, на которых можно будет работать, уютными кофейнями, а также 2 большими комфортными столовыми.

Для занятий спортом тоже есть все необходимое: бесплатный фитнес-зал для сотрудников, многофункциональная открытая площадка для футбола, волейбола и баскетбола, а также зона настольного тенниса и футбола позволяет размяться в любое время суток, а также посостязаться с коллегами.

Мы заезжали в здание самыми первыми, и поэтому у нас было много возможностей для адаптации пространств под себя. Так, мы создали единое пространство для разработчиков, но выделили отдельные кабинеты для других подразделений. Например, служба поддержки теперь находится в своем отдельном пространстве, и бурные обсуждения программистов не мешают им беседовать с клиентами.


Алена Лавринец, арт-директора Virtuozzo

Это был интересный опыт расширения своих повседневных дизайнерских задач, связанных с переездом офиса. Мой Pinterest пополнился такими группами, как «Стойка ресепшен», «Оформление переговорных», «Интересные решения для офиса» :)

Заходя в офис, я смотрю на родной уже, выпиленный из цветного камня, логотип компании, и знаю сколько труда, этапов согласования он прошел, чтобы занять свое почетное место. А сколько вариантов матовой пленки, которую частично наносят на прозрачные стены переговорных комнат.

Многие не пользуются тем, что она может быть не только полосатой, а любым векторным изображением, например, огромным номером комнаты или векторной иллюстрацией. Переезд был своего рода выходом из комфортной зоны веб-дизайна и правил диджитал мира в реальную среду. Которая оказалась не менее интересной, с разными вариантами для творчества.


5 советов выбирающим новый офис от Михаила Рябичева, финансового директора Virtuozzo


Теперь, уже получив результаты и пройдя путь переезда и смены офиса, мы хотим поделиться своим опытом. Поэтому «переезжателям» хочется дать 5 самых важных, на наш взгляд, советов:

  • Выбирайте офис, который будет устраивать ваших сотрудников. Узнайте обо всех плюсах и минусах рассматриваемых вариантов и обсудите их с коллективом – чтобы все были максимально довольны переездом.
  • Постарайтесь адаптировать офис под себя. Если есть возможность перепланировки, сделайте ее сразу, чтобы людям работалось удобно и комфортно.
  • Пусть переезд в новый офис не разрушит корпоративную культуру, а привнесет в нее что-то новое, ценное для вашего бизнеса – сделайте правила жизни в новом офисе более продуктивными
  • Даже самый позитивный переезд – это большая проблема. Поэтому постарайтесь выбрать офис, который будет устраивать компанию еще хотя бы лет 5 – с учетом вместимости, энергоемкости, а также уровня арендной платы.
  • Заключая договор на выгодных условиях, не соглашайтесь на неприемлемые для вас сферы ответственности, штрафы и рамки пересмотра ежемесячных платежей. Помните, всегда можно найти адекватного арендодателя.

Материалы по теме:

#МеняНеВзяли: предприниматели делятся историями об упущенных карьерных возможностях

Звонили из будущего: передали, что мы живем, как варвары

Как ошибка ценой в $6000 помогла мне учиться на неудачах

Как стать лучшим в своем деле: советы ученых

Свобода и музыка: атмосфера в новом офисе QIWI

Измените свои вечерние часы — и вы сможете достичь всего, чего захотите


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно

Нажмите "Нравится",
чтобы читать Rusbase в Facebook