Виктория Кравченко

5 способов сэкономить на услугах бэк-офиса

Пока фронт-офис продает, встречается с покупателями и договаривается об условиях сделок, сотрудники бэк-офиса (юристы, бухгалтеры и прочие) обеспечивают им надежный тыл. Тем не менее позволить себе такой тыл молодому бизнесу нелегко.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор сервиса бизнес-аутсорсинга QOOD, рассказала Rusbase, как сэкономить на услугах бэк-офиса. 

 


1. Определитесь, кто вам реально нужен

Нанимать сотрудников с непродуманным спектром обязанностей — это одна из частых болезней роста молодых и быстроразвивающихся компаний. С одной стороны, каждый сотрудник в компании должен заниматься своим делом. С другой — принимать «лишних» людей, а потом пытаться найти им занятие — это очень неблагодарное дело.

Чаще всего человек-монофункция не нужен в штате. Имеет смысл либо нагрузить его обязанностями штатных сотрудников, либо нанять специалиста на аутсорсинге.

Например, одна известная мне компания полностью отказалась от услуг штатного секретаря. Отдельные его функции оказалось выгоднее перераспределить между уже имеющимися сотрудниками и заменить продвинутыми облачными сервисами и «умной» телефонией.

Большинству компаний, независимо от размера и вида деятельности, чаще всего не нужен штатный:

  • IT-специалист (можно нанять компанию на удаленное обслуживание оборудования и подключить нужные для работы сервисы),
  • Бухгалтер (можно передать бухгалтерский учет на аутсорсинг),
  • Специалист по кадрам (рекрутинг нужен далеко не каждый день, а у тех, кто на нем специализируется, есть база кандидатов и профессиональный подход к подбору).

Небольшие функции, которые не доверишь постороннему человеку, можно пересмотреть и распределить между оставшимися сотрудниками — например, в некоторых компаниях менеджеры по продажам сами занимаются первичной документацией и сами контролируют подписание всех сопутствующих договоров и актов.


2. Правильно выберите систему налогообложения

Налоговое планирование — это целое искусство, и далеко не каждый бухгалтер может мастерски лавировать между разными налоговыми режимами. Это функция финансового менеджмента, а не рядового бухгалтера: для налогового планирования требуется более глубокое погружение в финансовую стратегию. Правильно выбранная система налогообложения должна отвечать всем параметрам ведения бизнеса и при этом не нести непосильную нагрузку.

В России несколько систем налогообложения. И каждое юридическое лицо должно подбирать систему налогообложения с пониманием того, как она будет работать на момент создания компании, в периоде инвестиций/развития и в текущей деятельности.

В идеале налоговый режим имеет смысл пересматривать и пересчитывать хотя бы раз в год. В России часто меняется налоговое законодательство, появляются льготные налоговые режимы, не говоря уже о том, что за календарный год ваша бизнес-среда может измениться до неузнаваемости.

Может случиться, что, например, изначально у компании было мало расходов и она применяла упрощенную систему налогообложения по доходам. Потом расходная часть увеличилась, но пересчитать целесообразность применения другого налогового режима (например, УСН «Доходы минус расходы» или общая система налогообложения с льготой по НДС) никому не пришло в голову. Это довольно частая история.

Конечно, если ваши клиенты — большие компании, уплачивающие НДС, то, вероятно, у вас немного вариантов. Они наверняка захотят работать с компаниями, которые тоже находятся на общей системе налогообложения, чтобы получить возврат налога. Но и при такой ситуации необходимо искать возможности оптимизации налогов.

В моей практике встречались случаи, когда при регистрации нового юридического лица компания в течение месяца попросту «не успевала донести» в налоговую заявление на применение упрощенной системы налогообложения.

В результате целый год компании пришлось применять общую систему налогообложения, то есть платить 20% налога на прибыль вместо 6% налога на доходы.


3. Заранее озаботьтесь юридическими вопросами

Российские компании порой попустительски относятся к исполнению некоторых требований закона. Причем очень часто это случается только лишь из-за того, что в компании нет специалиста, который хорошо знает законодательство и может учесть тонкие моменты бизнеса.

Ваша компания еще в самом начале должна составить матрицу возможных юридических рисков в своей деятельности, а лучше — нанять толкового юриста или компанию, разбирающихся в законодательстве вашей отрасли.

Создайте заранее шаблоны договоров

Если вы обычно заключаете стандартные договоры с клиентами, то каждый такой шаблон договора должен быть скрупулезно вычитан юристами несколько раз. Поверьте, это в будущем сохранит вам очень много денег, времени и сил. Правильно составленный договор убережет вас от необоснованных претензий, недобросовестных поставщиков и клиентов, подстрахует в случае ненадлежащего оказания услуг, даст основания для требования пени за просрочку платежа и со всех сторон защитит, если дело дойдет до суда.

Установите правила игры

Представим, что вашей компании периодически приходится печатать, например, рекламные брошюры. Если сотрудник вашей компании скачал для этой брошюры первую попавшуюся фотографию в интернете, у автора есть все шансы подать на вас в суд и получить компенсацию. Лучше занять по этому вопросу принципиальную позицию и проинструктировать задействованных сотрудников о том, что права на использование изображений должны быть оформлены официально. Это могут быть бесплатные изображения из специальных фотостоков или покупные изображения из фотобанков.

Заранее найдите хорошего адвоката

Лучше сразу понять, кто вас будет представлять в суде — может оказаться, что даже квалифицированный корпоративный юрист не очень хорошо проявляет себя в качестве адвоката, и на защиту интересов придется нанимать отдельного человека или компанию.


4. Отдайте на аутсорсинг второстепенные функции

Аутсорсинг у нас в стране не так популярен, как в Европе и США, где отдавать сторонним компаниям непрофильные функции — давно уже общепринятая бизнес-практика.

По данным Coleman Services, в Европе услугами бухгалтеров-аутсорсеров пользуются больше 80% компаний малого и среднего бизнеса, в США и Израиле — около 95%. В России же этот показатель составляет около 10%, хотя он и растет.

По статистике бюро занятости, в США чаще всего на аутсорсинг отдают задачи по юридическим услугам, финансового и бухгалтерского сопровождения, по обслуживанию IT-инфраструктуры, услугам call-центра, охраны, HR и так далее. Обычно даже компаниям среднего и большого бизнеса не нужны эти специалисты в штат на постоянной основе. А качество работ, предоставляемых на аутсорсинге, как правило, гораздо выше того, что вы получили бы, наняв за эти же деньги штатного сотрудника.

В России аутсорсинг влечет за собой и другие скрытые выгоды

Например, если вы оплачиваете услуги подрядчика, то увеличиваете расходную базу и в итоге платите меньше налогов. В случае если берете специалиста в штат, то вашей компании придется платить за него налоги, страховые взносы и нести дополнительные расходы на обеспечение рабочего процесса. К тому же у нас не очень выгодное для работодателя законодательство: очень часто в трудовых спорах суд встает на защиту сотрудника. Поэтому уволить даже очень плохого сотрудника может быть сложно, если он не захочет уходить по соглашению сторон или по собственному желанию.


5. Задействуйте удаленную работу

Давайте посмотрим правде в глаза: многие функции современного офиса со спокойной душой можно позволить сотрудникам делать удаленно. Если ваш дизайнер или программист работает в Москве, а живет даже в недалеком Подмосковье, на дорогу от дома до работы и обратно он тратит от двух до пяти часов в день. Это от 10 до 25 часов в неделю или от 40 до 100 часов в месяц. А ведь это время он мог бы потратить на семью, хобби, саморазвитие или дополнительные несколько часов сна.

По данным исследования Staples Advantage, 37% сотрудников согласны на 10-процентное снижение зарплаты при условии, что они смогут работать из дома, а 80% сотрудников считают возможность работать удаленно существенным бонусом при выборе работодателя.

В удаленной работе есть как минимум три положительных момента для самой компании.

  1. Во-первых, вы снижаете издержки на обслуживание офиса в силу того, что там будет работать меньше людей — вплоть до того, что можно снять офис меньшей площади или вовсе обойтись без него.
  2. Во-вторых, более гибкие условия для работы увеличат лояльность ваших сотрудников к компании и у вас снизится текучка (и расходы на рекрутинг замещающего специалиста).
  3. В-третьих, вы сможете расширить географию исполнителей и нанять людей там, где качество работы такое же или выше, а расходы на зарплаты ниже.

Современные решения для бэк-офиса экономят деньги и время, увеличивают продуктивность работы сотрудников, но главное — помогают компании заниматься только той работой, которая у нее получается лучше всего.

Освобожденные ресурсы можно пустить, к примеру, на то, чтобы повысить профессиональный уровень своих сотрудников — например, отправить их на повышение квалификации или на стажировку за рубеж. В условиях постоянно растущей конкуренции это точно не будет лишним.


Материалы по теме:

6 лайфхаков: как распознать недобросовестного партнера

Почему никто не захочет вложиться в вашу игровую студию

Знакомьтесь – потенциальные экономические лидеры к 2030 году

Аналитика из Кремниевой долины: инвесторов интересует не только «технологическая мекка»

Проверено на практике: после 3 километров бега мозговой штурм прекращается

12 важных метрик, которые нужно знать, прежде чем искать инвестора


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно

Нажмите "Нравится",
чтобы читать Rusbase в Facebook