От фото до электронной почты: 4 способа навести порядок в цифровых данных

Начните с определения проблемы

У всех нас разные предпочтения в том, что касается цифровых данных. Например, кто-то предпочитает сразу удалять email, ответив на него, но никогда не разбирает снятые видео.

Аманда Джефферсон, владелица Indigo Organizing, которая помогает клиентам наводить порядок в физическом и цифровом пространстве, советует начать с поиска проблемы.

Что доставляет вам наибольшие неудобства? Возможно, на облаке постоянно заканчивается место или вы никогда не можете найти на компьютере нужный документ. Определите область для улучшения, а затем найдите адресное решение.

Используйте систему организации цифровых данных

Она должна быть простой и удобной для вас.

Так, для того, кто редко использует Google Диск, будет бессмысленно придумывать на нем систему папок. Но если на рабочем столе ПК постоянно копятся файлы, оставьте там несколько общих папок или часто используемые документы.

Ниже — несколько рекомендаций экспертов для разных типов цифровых данных.

Файлы и документы в облачном хранилище. Если трудно найти файлы в Google Документах или Dropbox, попробуйте изменить подход к названиям. Джефферсон советует начинать с даты (например, ГОД.МЕСЯЦ.ДЕНЬ), добавляя к ней несколько слов о файле. Например, если это отчет об успеваемости ребенка, внесите в название его имя и учебный период.

Email. Чтобы навести порядок в электронной почте, попробуйте создавать папки, вкладки или метки, разделяя письма по категориям. Так их можно будет перемещать или архивировать, очищая папку входящих. Важно помнить, что при архивировании письма не удаляются, то есть не освобождают пространство на облаке.

Кроме этого, можно создать правила, чтобы входящие письма автоматически перемещались по папкам.

Фотографии. Владелица и основатель сервиса организации фото Posterity Pro Ана Карвахал советует хранить снимки в хронологическом порядке, не распределяя их по папкам.

На большинстве современных устройств есть приложение для просмотра фото, в котором можно добавлять теги вроде «Первый день в школе» или «Отпуск 2022». Это требует времени, но значительно упростит поиск в будущем.

Впрочем, некоторые приложения уже упрощают жизнь пользователю, позволяя искать изображения по дате, теме или изображенному человеку.

Приложения на смартфоне. Кэтрин Прайс, научный журналист и автор книги «Оторвись от телефона», советует полностью очистить рабочий экран от иконок. Для этого пользователям Android нужно зажать ярлык приложения и выбрать «Удалить», а пользователям iPhone — последовательно выбрать «Настройки» — «Экран «Домой»» — «Только библиотека приложений».

Читайте по теме:

Метод Zettelkasten: как «коробка с заметками» помогает увеличить продуктивность

10 привычек, которые крадут рабочее время

Как решить проблему спама? Стартап Gated предлагает заплатить за доставку email

Вне зависимости от того, с какой проблемой вы столкнулись, не пытайтесь сразу навести порядок в своих цифровых данных. Возьмите за правило использовать новую систему для новых файлов и регулярно уделяйте 10-15 минут, чтобы разобрать уже существующие.

Сократите количество фотографий, файлов и писем

Значительное число пространства для хранения занимают ненужные файлы: скриншоты, новостные рассылки и неиспользуемые приложения.

По оценке Карвахал, примерно 30-40% фотографий ее клиентов — дубликаты. Если вам не свойственно делать много кадров, она рекомендует удалять лишние фото раз в несколько недель (например, находясь в очереди к врачу).

Однако если в папке со снимками тысячи удачных и не очень кадров, она рекомендует использовать специальную программу для удаления дубликатов (например, бесплатные Duplicate Cleaner, dupeGuru, Duplicate Manager и Auslogics Duplicate File Finder).

Обработка старых email — более сложная задача.

• Все еще храните письма со времен учебы в университете? Если они уже не нужны, отфильтруйте входящие до определенного числа и удалите их сразу.
• Хотите оставить на память письма от бабушки и дедушки? Отфильтруйте письма по отправителю, получателю или адресам и отправьте их в архив или присвойте соответствующий ярлык.

Чтобы освободить место на диске, отсортируйте письма по размеру вложения и удалите те, что занимают ценные мегабайты. Пользователи Gmail могут выбрать опцию «Показать параметры поиска» в поисковой строке и вручную указать размер письма.

Не забывайте регулярно проводить цифровой аудит, который будет гарантировать, что пространство для хранения используется разумно.

Обеспечьте дополнительную защиту данных

Эксперты рекомендуют хранить данные не только на физических носителях, но и в облаке — так ценные фотографии и документы будут защищены даже в случае экстренной ситуации.

Те, кому комфортнее иметь запасные варианты, могут хранить цифровой архив и на внешнем жестком диске. Но не стоит забывать регулярно делать резервные копии.

Карвахал советует для этого метод 3-2-1:

• иметь три копии данных,
• хранить их на двух типах ресурсов (внешний жесткий диск и облако),
• убедиться, что хотя бы один из них расположен в другой локации (в эту категорию попадает и облачное хранилище).

Используя внешний жесткий диск, обращайте внимание на его срок службы. Большинство имеют гарантию производителя от трех до пяти лет.

Управление цифровыми архивами — процесс длиною в жизнь. До тех пор, пока в этой области не появятся кардинально новые инструменты, эта задача будет лежать на самом пользователе.

Регулярно удаляйте ненужные файлы, письма и вложения, не усложняйте организацию данных и ваша цифровая жизнь будет простой и приятной.

Источник.

Фото на обложке: Unsplash