Jira: что это за система управления и как ее использовать

Как Jira меняет подход к управлению проектами и задачами?

Jira — мощная платформа для управления проектами, которая уже давно вышла за рамки IT-сферы. Разработанная австралийской компанией Atlassian в 2002 году, она изначально задумывалась как альтернатива устаревшему Bugzilla для отслеживания ошибок в программном обеспечении.

Однако сегодня Jira стала универсальным решением, которое активно используют не только разработчики, но и маркетологи, HR-специалисты, производственные компании и даже медицинские организации.

Создателями Jira стали основатели Atlassian — Майк Кэннон-Брукс и Скотт Фаркухар. Они разработали этот инструмент, вдохновившись необходимостью замены существующих решений, которые не удовлетворяли их потребности. Название «Jira» произошло от японского слова «Gojira» (Годзилла), что символизировало амбиции создать мощного «монстра» в мире управления задачами.

Читайте по теме:

Как выйти из операционного управления

15 лайфхаков по организации и оптимизации рабочего места

Изначально Jira использовалась исключительно для нужд разработчиков, однако со временем её функционал значительно расширился. К 2024 году платформа стала применяться для самых разных целей:

• Управление маркетинговыми кампаниями.
• Планирование производственных процессов.
• Координация юридических операций.
• Организация работы малого бизнеса.

Ключевые возможности системы:

1. Гибкость методологий. Jira поддерживает популярные Agile-подходы, такие как Scrum и Kanban. Это позволяет командам эффективно организовывать рабочие процессы: создавать настраиваемые доски, добавлять статусы задач (например, «В работе» или «На проверке») и визуализировать прогресс.
2. Управление задачами от начала до конца. Система позволяет создавать задачи (тикеты) через email или веб-формы, использовать шаблоны для повторяющихся процессов (например, работать с регулярными рекламными кампаниями), управлять сроками выполнения задач с помощью цветовой индикации (синий — запланировано, оранжевый — горит, зелёный — выполнено).
3. Инструменты аналитики. Встроенные в меню отчёты дают возможность отслеживать.
4. Интеграции с другими платформами. Jira поддерживает более 6 тыс. интеграций, включая Salesforce (позволяющую работать с CRM), Confluence (для документооборота) и Slack (для коммуникации). Это делает её ещё более универсальной и удобной для различных команд.

Чаще всего платформу используют на практике в следующих случаях:

1. При разработке ПО. Классическое применение Jira — управление бэклогом, отслеживание багов и контроль версий через интеграцию с Git. Это делает её незаменимой для IT-команд.
2. В маркетинге и создании контента. Яркий пример использования — запуск рекламной кампании маркетинговым агентством. В Jira создаётся эпик (глобальная задача), который разбивается на подзадачи: разработка дизайна, написание текстов, публикация контента. Регулярные задачи в ней можно автоматизировать с помощью шаблонов.
3. В производственных процессах. Например, компания Synergy Tech внедрила Jira для контроля качества продукции на заводе. Инженеры фиксируют дефекты прямо в системе, а отдел продаж получает обновления о статусе ремонта в реальном времени благодаря интеграции с CRM.
4. Для управления бизнес-процессами.

Как и для чего используют этот инструмент?

Jira давно перестала быть просто баг—трекером для разработчиков. Сегодня это универсальная платформа, которую используют от стартапов до корпораций в 190 странах. Основное назначение платформы — управление задачами и проектами, однако её возможности этим не ограничиваются. Рассмотрим, как разные команды применяют её в работе:

1. Управление проектами. В Jira можно работать с проектами любой сложности, распределять задачи между работающими сотрудниками и следить за их выполнением. Например, компания может использовать её для запуска нового продукта: от этапа разработки концепции до вывода на рынок.
2. Отслеживание ошибок. Первоначальная функция Jira — трекинг багов. Она позволяет фиксировать ошибки в программном обеспечении, назначать ответственных за их исправление и отслеживать статус выполнения.
3. Планирование задач. В системе можно устанавливать дедлайны, приоритеты и зависимости между задачами. Это особенно полезно для небольших компаний, где важно правильно распределить ограниченные ресурсы.
4. Анализ производительности. Jira предоставляет отчёты и аналитические данные о выполнении задач. Например, можно увидеть, сколько времени уходит на решение конкретных задач или насколько эффективно работает команда.
5. Командное взаимодействие. Платформа помогает наладить коммуникацию внутри команды: участники могут оставлять комментарии, прикреплять файлы и делиться обновлениями по задачам.

Пошаговый алгоритм работы с программой

Несмотря на широкие функциональные возможности системы, начать работу с ней можно довольно легко, если следовать простому алгоритму.

Шаг 1. Создание аккаунта и выбор тарифа

Первый шаг к началу работы с Jira — регистрация на платформе Atlassian.

Фото в тексте: Freepik

Для этого необходимо:

1. Перейти на официальный сайт Atlassian.
2. Нажать на кнопку «Начать бесплатно» или «Попробовать Jira Software».
3. Заполнить форму регистрации, указав адрес электронной почты и другие данные.
4. Подтвердить регистрацию через письмо, которое придёт на почту.

После регистрации пользователю будет предложено выбрать тарифный план. Jira предлагает несколько вариантов, среди которых:

• Free — бесплатный тариф для команд до 10 человек. Подойдёт для небольших проектов или стартапов.
• Standard — платный тариф для команд до 300 участников, включает расширенные функции (например, контроль прав доступа).
• Premium — для крупных команд с потребностью в автоматизации процессов и аналитике.
• Enterprise — индивидуальный тариф для больших корпораций.

Если команда только приступает к знакомству с Jira, рекомендуется выбрать бесплатный тариф, чтобы протестировать возможности системы и понять, подходит ли она в данном случае.

Шаг 2. Создание первого проекта

После регистрации можно приступить к созданию проекта. Проект в Jira — основная рабочая единица, в рамках которой команда будет организовывать задачи и отслеживать их выполнение. На этом этапе важно выбрать подходящий тип проекта:

• Scrum — идеален для итеративной разработки, когда работа делится на спринты с чётко определёнными целями.
• Kanban — подходит для визуализации потока задач и постепенного их выполнения без строгих временных рамок.
• Управление задачами — универсальный шаблон для любых видов деятельности: от маркетинга до HR.

Кроме того, нужно решить, какой тип управления проектом использовать:

• Team-managed (командный) — упрощённый вариант, который позволяет участникам команды самостоятельно настраивать проект.
• Company-managed (корпоративный) — более сложный вариант с централизованным управлением настройками через администратора.

Шаг 3. Добавление участников

После создания проекта важно подключить к нему членов команды. Для этого потребуется:

1. Перейти в настройки проекта и выберите раздел «Пользователи и роли».
2. Нажать «Добавить пользователя» и ввести email приглашённого участника.
3. Назначить роли каждому из приглашенных.

Эта гибкая система ролей позволяет распределить ответственность между членами команды и избежать путаницы.

Шаг 4. Настройка доски задач

Доска задач в Jira — визуальное представление этапов работы над проектом. Она помогает увидеть весь процесс выполнения задач «от начала до конца». По умолчанию доска состоит из трёх этапов: To Do (К выполнению) — In Progress (В работе) — Done (Готово).

Пользователь может настроить доску под потребности конкретной команды:

1. Добавить дополнительные этапы, («На проверке», «Тестирование» или «Ожидание клиента»).
2. Настроить правила перемещения задач между этапами. Например, задача автоматически переместится в колонку «Горит», если её дедлайн приближается.
3. Определить ответственных за каждый этап работы.

Шаг 5. Создание задач

Создание задач — ключевая функция Jira, которая позволяет структурировать работу над проектом. Чтобы добавить задачу необходимо нажать кнопку «Создать задачу» (Create Issue).

Затем указать:

• Краткое название задачи (например, «Разработать дизайн главной страницы»).
• Подробное описание задачи, включая требования или чек-лист действий.
• Срок выполнения задачи.
• Ответственных сотрудников, работающих над нею.

Также можно использовать подзадачи для более детальной проработки крупных задач. Например, задача «Разработать дизайн сайта» может включать следующие подзадачи:

• Создание прототипа.
• Разработка цветовой схемы.
• Подготовка финальных макетов.

Шаг 6. Мониторинг прогресса

Когда задачи распределены между участниками команды, важно организовать регулярное отслеживание их выполнения. Jira предлагает несколько способов мониторинга:

• Доска задач — позволяет видеть текущий статус всех задач на одном экране.
• Отчёты — дают возможность анализировать прогресс проекта. Burndown Chart (диаграмма сгорания) показывает, сколько работы осталось до завершения спринта. а Cumulative Flow Diagram (диаграмма накопительного потока) помогает выявить узкие места в процессе выполнения задач.
• Уведомления — система автоматически уведомляет участников о важных изменениях, например о приближении дедлайна или блокировке задачи.

Эти инструменты помогают вовремя реагировать на проблемы и минимизировать риски срыва сроков.

Шаг 7. Анализ результатов

После завершения проекта важно провести его анализ, чтобы оценить эффективность работы команды и выявить возможные проблемы. Jira предоставляет несколько полезных отчётов:

• Velocity Chart — показывает скорость выполнения задач в каждом спринте.
• Version Report — помогает оценить готовность релиза.
• User Workload Report — позволяет увидеть загрузку каждого сотрудника.

Используя эти данные, можно оптимизировать процессы в будущем и повысить производительность команды.

Основные функции и возможности платформы

Программа отличается широким функционалом, позволяющим эффективно управлять проектами и задачами. К ключевым функциям причисляют:

1. Одной из главных особенностей Jira является поддержка методологий Agile, таких как Kanban и Scrum.
2. Система предоставляет множество шаблонов, которые упрощают создание новых проектов и позволяют быстро приступить к работе. Эти шаблоны разработаны с учётом потребностей различных команд и сфер деятельности, например – «Разработка программного обеспечения» — шаблон для команд разработчиков, включающий функции управления бэклогом, спринтами и релизами; HR-процессы — шаблон для управления подбором персонала, адаптацией сотрудников и другими задачами HR—отдела.
3. Делите большие задачи на подзадачи в Jira, используя функцию «Sub-tasks», чтобы упростить трекинг прогресса и распределить ответственность между командой.
4. Jira предлагает широкий спектр инструментов для анализа данных и создания отчётов. Это помогает командам оценивать свою эффективность и находить способы улучшения рабочих процессов.
5. Площадка предлагает мощные инструменты автоматизации, которые позволяют упростить выполнение рутинных процессов. Это особенно полезно для крупных команд с большим количеством задач.
6. Легко интегрируется с множеством других инструментов, что делает её ещё более удобной для использования в рамках сложных проектов.
7. Каждая компания имеет свои уникальные процессы работы, и эта программа позволяет адаптировать систему под них. Пользователь может составлять собственные рабочие процессы с уникальными этапами, статусами и правилами.

Обзор преимуществ и недостатков сервиса

Как и любой инструмент, Jira имеет свои сильные и слабые стороны. Рассмотрим их подробнее.

Читайте по теме:

Как оценить эффективность работы бизнеса и сотрудников

Искусственный интеллект в малом бизнесе: теория и практика

Преимущества:

1. Одним из главных достоинств Jira является её универсальность. Эта платформа подходит для компаний разного масштаба и из разных отраслей. Так, например, IT-команды используют Jira для управления разработкой программного обеспечения, отслеживания багов и релизов, а Маркетинговые отделы организуют в системе кампании, планируют задачи и отслеживают их выполнение.
2. Пользователи могут адаптировать систему под свои процессы: менять интерфейс, добавлять новые функции или интегрировать её с другими платформами. Такая гибкость и простота позволяет использовать Jira в любых отраслях, где требуется управление задачами и проектами.
3. Идеально подходит для работы по Agile-подходам — Scrum и Kanban.
4. Предлагает широкий набор аналитических инструментов, которые помогают оценить эффективность работы команды и выявить узкие места в процессе выполнения задач. Эти отчёты дают руководителям возможность принимать обоснованные решения на основе данных и находить пути для оптимизации процессов.
5. Программа довольно просто интегрируется с множеством популярных инструментов, что делает её ещё более удобной для работы. Это позволяет объединить все рабочие процессы в единую экосистему, что значительно повышает производительность команды.

Несмотря на многочисленные преимущества, у Jira есть и свои недостатки, которые могут стать препятствием для некоторых пользователей. К ним относят:

1. Сложность освоения. Jira обладает обширным функционалом, что делает её мощным инструментом, но одновременно усложняет процесс освоения системы. Новичкам может быть трудно разобраться в интерфейсе, настройках рабочих процессов и специфике использования Agile—досок. Чтобы эффективно использовать платформу, часто требуется обучение сотрудников или привлечение специалистов для внедрения системы.
2. Стоимость. Для небольших компаний или стартапов стоимость платных тарифов Jira может оказаться высокой. Хотя Atlassian предлагает бесплатный план для команд до 10 человек, его функционал ограничен. Для более крупных команд или тех, кто нуждается в расширенных функциях (например, автоматизации или интеграциях), придётся выбрать платный тариф. Это может быть значительным расходом для микробизнеса.
3. Требовательность к ресурсам. Для успешного использования Jira необходимо выделить время на её настройку и обучение сотрудников. Кроме того, поддержание системы в актуальном состоянии требует регулярного внимания. Если команда не готова инвестировать ресурсы в освоение платформы, эффективность её использования может снизиться.

Jira — мощный инструмент для управления проектами, который может существенно упростить рабочие процессы в бизнесе любого масштаба.
Для малого бизнеса это возможность не только организовать работу команды, но и повысить её продуктивность благодаря автоматизации рутинных процессов и удобным инструментам для анализа данных.

Если команда готова инвестировать время и усилия в освоение платформы — этот инструмент быстро станет незаменимым помощником в организации работы и достижении целей.

Фото на обложке: Freepik