Что такое кайдзен и как применять этот метод

Что такое метод Кайдзен

«Кайдзен» в бизнесе — постоянное улучшение, начинающееся с производства и затрагивающее высшее руководство, от директора до рядового рабочего. Термин дословно переводится как «изменения к лучшему».

Базовая идея системы состоит в том, что даже малозначительные улучшения ведут к масштабным переменам.

Например, добавление логотипа на упаковку, проработка логистических маршрутов делают продукт более привлекательным в глазах покупателя или ускоряют доставку сырья и его переработку.

Система строится на том, что сотрудники вносят предложения по улучшению производственных процессов.

Они не только участвуют в рутинных задачах, но и берут на себя важную роль в совершенствовании рабочих методов, условий. Таким образом система делает упор на вовлечение каждого члена команды, в том числе представителей низшего звена.

История появления метода Кайдзен

Возникновение методики тесно связано как с японскими, так и с другими иностранными специалистами. Ключевую роль в сплетении этих концепций сыграл Масааки Имаи. 

После Второй мировой войны японские компании попали в затруднительное положение: им требовалось восстановить промышленность при скудных ресурсах. В это время в Страну восходящего солнца приехали консультанты по управлению качеством из США — Уильям Деминг и Джозеф Джуран. Их методы сыграли ключевую роль в зарождении Кайдзена.

Деминг принес в Японию теории статистического контроля качества, что помогло местным компаниям подключить системный подход к улучшению рабочих процессов. Джуран добавил концепции всеобщего управления, нацеленные на вовлечение всех кадров в оптимизацию.

Масааки, наблюдая за трудами американских экспертов и изучая их подходы, понял, что для поддержания устойчивого успеха в бизнесе нужно адаптировать и развить эти идеи, комбинируя их с японскими культурными, управленческими традициями. Именно он смог объединить учения Деминга и Джурана с локальной философией и создать целостную систему.

Имаи подчеркивал, что улучшение процессов должно происходить на всех уровнях организации.

Имаи внедрил в систему 5S. В книге «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» автор популяризировал эти подходы, сделав их доступными для международного бизнеса. Так система стала использоваться не только в Японии, но и в других частях света.

Один из примеров ведущих компаний, практикующих технику, — Toyota.

Цели метода

Основные цели системы:

• Организовать эффективное производство. 

Цель методики заключается в том, чтобы каждый элемент системы работал максимально действенно, с минимальными тратами.

Это достигается за счет обнаружения и исключения неэффективных этапов, повторяющихся заданий, ненужных шагов. Оптимизация сокращает время выполнения операций, повышает их результативность.

• Улучшить свойства продукции, услуг. 

За счет непрерывных модернизаций достигают снижения процента брака, увеличения срока службы товаров, совершенствования потребительских характеристик. Этот подход позволяет компаниям лучше закрывать чужие потребности и сохранять позиции на рынке.

• Снизить потери. 

Под этим понимаются чрезмерные запасы, ненужные движения сотрудников, излишняя транспортировка, ожидание и простои оборудования. Работа над устранением нежелательных действий сокращает издержки, улучшает логистику и повышает рентабельность.

• Вовлечь подчиненных. 

Каждый работник вносит предложения. Это не только влияет на продуктивность, но и повышает мотивацию сотрудников, формируя атмосферу участливости и ценности каждого члена коллектива.

• Оптимизировать организационную структуру. 

Японская техника подразумевает ее упрощение, уничтожение закостенелых границ между отделами, приоритизацию обратной связи.

В результате взаимодействие между подразделениями становится слаженным, что способствует оперативной ликвидации проблем. Организация приобретает гибкость, готовность к изменениям, что ценно в условиях колебаний рыночных правил.

• Минимизировать затраты на улучшения. 

Преимуществом метода является нацеленность на малые, но ежедневные изменения, которые не нуждаются в больших вложениях. Руководители поэтапно вводят инновации в рамках имеющихся ресурсов. Это делает оптимизацию осуществимой даже при ограниченном бюджете.

Читайте также: Каждый день становиться на 1% лучше: кайдзен-философия самосовершенствования

Компании, практикующие японский подход, предлагают товары и услуги высокого уровня. Повышение удовлетворенности клиентов ведет к росту лояльности, формированию постоянной аудитории и созданию узнаваемого бренда.

Главные принципы

Концепция основана на следующих принципах:

1. Непрерывное улучшение. Вне зависимости от того, как организовано производство, всегда существует простор для модернизации.
2. Ориентация на процесс. Система привлекает внимание к этапам работы, а не только к результатам. Если процесс налажен и оптимизирован, итог автоматически улучшится. Особый приоритет присваивают выявлению затруднительных моментов, их устранению. 
3. Стандартизация процессов. После внедрения изменений их закрепляют. Это помогает сохранить уже достигнутое, подготовить основу для дальнейшего развития. Стандартизация снижает количество ошибок и отклонений.

Важный аспект — нужно ориентироваться конечного потребителя. Все изменения и улучшения должны положительно сказываться на свойствах товаров и услуг.

Методика 5S и Кайдзен

Это ключевой инструмент в рамках философии Кайдзен. Этот подход направлен на модернизацию рабочего пространства. Основная цель 5S — создание порядка, безопасности, поддержание чистоты. 

Модернизация включает в себя пять этапов:

• Сортировка. 

Заключается в отказе от всего лишнего, что не имеет отношения к целям и задачам. Все посторонние инструменты, материалы и оборудование удаляют с рабочих мест, что сокращает время на поиск предметов, снижает вероятность ошибок.

• Систематизация. 

Подразумевает упорядочивание всех оставшихся инструментов, материалов. Все должно находиться на своих местах, чтобы каждый сотрудник мог быстро найти то, что ему нужно. В производственных системах, где значение имеет каждая секунда, это сводит к минимуму потери времени, повышает производительность.

• Содержание в чистоте. 

Отсутствие грязи, бесполезных предметов улучшает условия труда. Чистота помогает вовремя обнаружить неисправности приборов или другие проблемы, влияющие на качество выпускаемых продуктов. Регулярная уборка рабочего места снижает риски аварий, дефектов на производстве.

• Стандартизация. 

Предполагает создание, внедрение единых норм для поддержания порядка на рабочих местах. Это обеспечивает системность в выполнении заданий, предупреждает отклонения от стандартов.

• Совершенствование. 

Направлено на закрепление привычки следовать установленным стандартам, правилам. Этот шаг требует постоянного обучения сотрудников, контроля.

Методика 5S играет ключевую роль в достижении целей Кайдзен, поскольку она выстраивает фундамент для оптимизации рабочих процессов.

Применение инструментов

Методы, используемые в системе, направлены на оптимизацию производственных процессов, снижение издержек, улучшение качества итоговой продукции. 

В их число входят:

1. Оптимизация производственных потоков. Помогает в поиске узких мест на каждом этапе цикла, уменьшает паузы между операциями.
2. Управление качеством. Подразумевает внедрение мониторинга, стандартов, позволяющих на каждом этапе выявлять и устранять дефекты.
3. Just-in-time. Метод предполагает, что производство запускают только при необходимости. Это помогает сократить излишние запасы, снизить затраты на их хранение, ускорить выполнение заказов. Освободившиеся средства пускают на открытие вспомогательных линий, закупку современной аппаратуры.
4. Total Productive Maintenance (TPM). Это подход, направленный на обеспечение бесперебойной работы и предупреждение задержек.
5. Zero Defects. Основная идея этого метода заключается в том, что любое процентное соотношение брака неприемлемо. Программа предполагает стремление к тому, чтобы количество дефектов и ошибок было равно нулю.

Это далеко не все применяемые методы. Например, для оптимизации складских процессов дополнительно используют управление запасами.

Как внедрить систему в бизнес

Это поэтапный процесс, требующий преобразований как на уровне корпоративной культуры, так и в управлении производственными процессами.

Основные этапы интеграции следующие:

• Формирование корпоративной культуры. 

Это требует вовлечения всех участников: от топ-менеджеров до рабочих на линии производства. Культура непрерывных улучшений предполагает, что каждый озвучивает свои предложения.

Руководство обязано рассматривать, поддерживать эти инициативы, внедрять полезные идеи. Такой подход укрепляет мотивацию сотрудников.

• Определение направлений. 

Перед изменениями диагностируют текущие процессы компании, обозначают области для модернизации. Это может быть снижение себестоимости продукта, сокращение выделенного на задачи времени, оптимизация использования ресурсов. Как только намечены проблемы, разрабатывают пошаговый план по их решению.

• Обучение сотрудников. 

Для реализации установленного плана людей обучают новым методам, подготавливают кураторов. Это подразумевает не только теоретические знания, но и практическое применение непосредственно во время решения задач.

Сотрудники должны понимать, как верно организовать пространство, устранять потери, выявлять проблемные вопросы. Их учат корректному внесению предложений, правилам общения, мягким навыкам.

• Применение инструментов. 

На этом этапе приступают к использованию методик 5S, Just-in-time, TPM, программы «Ноль дефектов» и других. Эти инструменты помогают структурировать процессы, поднять графики.

• Оценка и корректировка. 

После того как система внедрена, периодически оценивают ее действенность, анализируя полученные результаты и сравнивая их с запланированными числами. Если цели не реализованы, стратегию корректируют.

Последний этап — стандартизация и поддержка изменений. Когда появились результаты, новые правила закрепляют. Это позволит сделать их частью повседневной работы.

Преимущества и недостатки метода

Как и любой подход, техника имеет сильные и слабые стороны.

Преимущества методики:

• Постоянное преобразование. 

В отличие от разовых мероприятий, Кайдзен предполагает, что фирма продолжает совершенствоваться. Японская философия помогает не просто улучшить ситуацию, но и сформировать многогранную культуру изменений, где каждый добавляет свои идеи в список предложений.

• Снижение издержек. 

Внедрение методов сокращает затраты на выпуск продукции. Оптимизация, устранение ненужных операций снижают расходы на материалы, транспортировку, хранение, энергию.

• Вовлечение персонала. 

Внесение предложений работниками создает атмосферу сотрудничества, ответственности. Это не только сказывается на конечном продукте, но и мотивирует коллектив, поскольку люди видят результаты работы.

• Гибкость и адаптивность. 

Методика подходит как для сетевых корпораций, так и для небольших предприятий. Она адаптируется под потребности бизнеса, что позволяет применять ее в разных отраслях.

• Повышение качества результата. 

За счет контроля на всех этапах предприятия не только снижают количество брака, но и улучшают товары, услуги.

Читайте также: Директор digital-агентства Original Works Сергей Клёнкин: «В работе мы воплощаем кайдзен»

Система обладает следующими недостатками:

• Продолжительность внедрения. 

Поскольку философия базируется на постепенной модернизации, бизнесу нужно время, чтобы достичь ощутимых результатов. Это станет проблемой для предприятий, которые ожидают стремительных перемен.

• Зависимость от вовлеченности кадров. 

Если работники не готовы вносить предложения или не видят смысла в изменениях, метод окажется неэффективным. Важно, чтобы руководство создавало условия для мотивации, поддержания вовлеченности на всех уровнях бизнеса.

Малые масштабы изменений, отсутствие мгновенных результатов вызывают ощущение рутины, потерю интереса со стороны подчиненных. Руководство должно следить за соблюдением норм, что увеличивает административную нагрузку.

• Сложность в масштабировании. 

Управление в больших командах требует контроля и мониторинга, что повышает административные расходы. Внедрение методики на уровне всей организации потребует ресурсов и времени.

• Возможное сопротивление со стороны руководства. 

Представители высшего звена могут не поддержать новшеств, что замедлит или сделает невозможным их внедрение. С этой проблемой чаще всего сталкиваются организации с традиционным подходом к менеджменту.

Следующий недостаток — культурные барьеры. Философия, зародившаяся в Японии, основана на специфических традициях: уважении к труду, коллективной ответственности, дисциплине.

Бережливое производство и методика Кайдзен

Они тесно связаны и представляют собой две взаимодополняющие философии, направленные на оптимизацию, повышение эффективности и сокращение потерь. Оба подхода родом из Японии и имеют общие принципы, поэтому их можно совмещать.

Бережливое производствоLean manufacturing — это система управления, нацеленная на минимизацию потерь. 

Она устраняет:

• избыточные запасы,
• чрезмерно длительную транспортировку,
• ожидание,
• ненужные операции,
• дефекты.

Основная идея концепции заключается в том, чтобы приносить максимальную пользу клиенту с затратами минимальных ресурсов. 

Главная задача методики — выявить и устранить действия, которые не улучшают качество, увеличивают затраты. В основе концепции лежит стремление к тому, чтобы компания работала максимально эффективно.

Бережливое производство и азиатская концепция работают в связке, усиливая друг друга. Если первая методика сосредоточена на глобальной оптимизации и устранении потерь, то вторая — помогает внедрить практику регулярных небольших улучшений, которые постепенно полностью трансформируют рабочий процесс.

Фото на обложке: Freepik