Как переименовать должность с изменением трудовой функции

Связь названия должности с трудовыми обязанностями

Трудовой функцией называется комплекс рабочих обязанностей и задач, которые выполняются сотрудником в рамках должностных и профессиональных обязанностей в компании. Ее фиксируют в договоре между работником и предприятием.

Она состоит из таких элементов:

• описания должности, включая название;
• списка обязанностей;
• требований к квалификации и образованию;
• условий труда;
• знаний, опыта и ожиданий в соответствии с планируемыми сроками, качеством работы и результатами.

Трудовые функции бывают:

• производственными,
• административными,
• обслуживающими,
• исследовательскими и разработочными,
• учебными,
• финансово-бухгалтерскими,
• медицинскими и здравоохранительными,
• техническо-информационными.

На предприятиях разные кадровые позиции могут иметь похожие обязанности. Поэтому вместе с переименованием должности сотрудника изменения не всегда касаются его трудовых функций.

Какие последствия несет введение новых названий должностей для трудовых обязанностей

Рассмотрим причины, которые приводят к переименованию должностей:

• меняются названия позиции в справочниках или классификаторах профстандартов;
• преобразуется штатное расписание;
• изменяются положения в нормативно-правовых актах, которые связаны с наименованием специальности или должности;
• мнение руководителей компании о том, что новое наименование лучше отражает характер работы и звучит более привлекательно для претендентов на трудоустройство.

В кадровом деле часто встречаются ситуации, связанные с:

• переименованием должностей без корректировки списка обязанностей;
• изменениями трудовых функций без смены названия кадровых позиций;
• переименованием должности и сменой обязанностей.

Порядок оформления трудовых обязанностей и переименования должностей

Каждая корректировка штатного расписания проводится по законодательству и порядку оформления переименования должностей, принятому на предприятии. Процедура проходит с согласия сотрудника. Стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. Руководитель исправляет должностные инструкции на местах, которые затрагивают перемены.

В уведомлении, составленном в свободной форме, понадобится указать такую информацию:

• фамилию, имя, должность, адрес сотрудника, которому отправляется документ;
• место и дату оформления;
• название распоряжения, отражающего его суть;
• повод для переименования должности;
• способ информирования работников об изменениях в трудовых обязанностях или оставлении их в прежнем виде;
• новое название профессии;
• порядок передачи согласия или несогласия.

О корректировке названия должности сотрудников надо проинформировать и получить от них согласие в письменном виде.

В большинстве случаев переименование должности с изменением трудовых функций и без него проводится по решению работодателя. Не нужно получать согласие работника по технологическим или организационным поводам.

При этом изменения трудовой функции быть не должно. Если без корректировки обязанностей не обойтись, действия руководителей предприятия считаются переводом на другую работу. В этом случае руководитель обязан проинформировать персонал за 2 месяца об этом в письменной форме.

Читайте по теме:

«Собраться вместе — это начало»: где и как искать профессионалов в команду

Развитие внутри компании: как показать эту возможность будущему сотруднику и реализовать ее на практике

Следующий шаг — нужно разработать приказ о переименовании должности с изменением трудовых функций или без него в штатной структуре фирмы. Точной и унифицированной формы для выпуска этого документа нет.

В нем нужно указать:

• дату составления;
• место оформления;
• название и реквизиты компании;
• полное наименование должности;
• количество штатных единиц, которых затронули реформы.

Согласно законодательству, знакомить работников с приказом под подпись не надо, достаточно сделать пометку о переименовании должности на бланке штатного расписания. Графа для примечаний нужна для размещения реквизитов приказа, согласно которому произошли изменения.

В зависимости от того, как складывается ситуация, руководителю надо:

• выпустить распоряжение о переводе с планируемым изменением трудовой функции;
• издать приказ о переименовании должности для смены названия, если обязанности работника остаются прежними.

Далее в трудовые книжки работников вносят новые записи о переводе.

Это касается только того персонала, кого затрагивают кадровые перестановки.

Закрепить изменения трудовой функции нужно в течение 7 дней с момента издания распоряжения, отразив корректировку в Единой форме сведений (ЕФС-1), то есть оформить при переименовании должности переход персонала на другую работу.

Без этого нельзя исключить кадровую позицию из штатного расписания.

Порядок оформления приказа о переименовании должностей

Штатное расписание и порядок действий по его изменению работодатели устанавливают самостоятельно, но в точном соответствии с ТК РФ. Приказ о его корректировке издают независимо от переименования должности.

Принятый в организации образец бланка распоряжения и информацию о порядке его заполнения закрепляют в учетной политике предприятия.

В приказе о переименовании должностей понадобятся данные с:

• полным и кратким названиями фирмы;
• наименованием распоряжения;
• датой выхода документа;
• его заголовком;
• местом его издания;
• основаниями для замены названия специальности;
• старым и новым наименованиями профессии;
• регистрационным номером распоряжения;
• ссылками на уведомления и дополнительные соглашения;
• визами учредителей или руководящего состава компании;
• подписями работников;
• ссылками на нормативно-правовой акт, если сотрудник отказался подписать приказ.

Изменение штатного расписания

Его можно проводить 2 способами:

1. Выпустить новый документ.
2. Скорректировать действующую версию.

Во втором случае в старом документе размещают ссылку на приказ. Если вместе с корректировкой названия должности меняются оклад, должностные обязанности или запланирован перевод, надо согласовать перемены с работниками до того, как штатное расписание утвердит руководитель.

Если сотрудник не согласен с изменением должностных обязанностей, ему могут предложить свободную вакансию согласно его:

• знаниям,
• умениям,
• состоянию здоровья.

Работник может согласиться с переводом и подписать допсоглашение к трудовому договору. Если он в течение 2 месяцев отказывается принять новые условия, руководитель имеет право его уволить.

Как только переименование должности или изменение трудовых обязанностей прошло все этапы согласования, работодатель выпускает распоряжение о вступившем в силу новом штатном расписании. Сообщать о нем каждому работнику лично не надо.

Что и как поменять в трудовой книжке

Согласно порядку переименования должности, работодатели отражают перемены в трудовых книжках сотрудников.

В них заполняют:

• следующим порядковым номером записи — графу № 1;
• датой смены названия специальности — графу № 2;
• новым наименованием профессии — графу № 3;
• реквизитами приказа — графу № 4.

Записывать данные в трудовые книжки надо согласно таким правилам:

• пользоваться шариковой или гелевой ручкой с фиолетовыми или черными чернилами;
• нельзя исправлять и зачеркивать;
• заносить информацию в хронологическом порядке;
• знакомить сотрудников с изменениями под подпись.

Исправить неверную формулировку в разделе данных о персонале можно так:

1. Проставить в первой пустой строке следующий порядковый номер.
2. Сделать пометку в графе № 3 о недействительности предыдущей записи.
3. Внести правильную информацию.
4. Записать реквизиты распоряжения, сведения из которого были внесены ошибочно.

Заполнение ЕФС-1

Корректировки штатного расписания и должностных обязанностей на предприятии заносят в Единую форму сведений (ЕФС-1) в обязательном порядке. Информация, содержащаяся в отчете, нужна Социальному фонду России.

В документе надо заполнить 3 основные главы:

• титульный лист,
• поля подраздела 1 раздела 1,
• графы подраздела 1.1 раздела 1.

В составе отчета могут появиться другие части, например сведения о перечислении взносов на производственный травматизм, сделанных в том же периоде, что и внесение изменений в должностные обязанности.

В титульную часть надо записать информацию о:

• названии предприятия или имени, фамилии, отчестве ИП;
• регистрационных номерах в СФР и ФНС;
• кодах ОКВЭД;
• контактных номерах телефонов.

Статистические коды вносят в отчет бюджетные предприятия. В них зашифрованы сведения о заработной плате работников.

Из подраздела 1 раздела 1 работники Соцфонда получают сведения о сотрудниках, чья должность сменила название. Если работников несколько, для каждого заполняют отдельный лист. Включать в отчет информацию о переименованных вакантных кадровых позициях не надо.

Читайте также:

Как оформить перевод сотрудника на другую должность

Уйти нельзя остаться: как сменить профессию, не меняя работодателя

В этой части приводят информацию о физическом лице:

• его Ф.И.О.;
• дату рождения;
• идентификатор налогоплательщика (ИНН);
• номер накопительного индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• код категории (ГРФ у российских граждан);
• шифр страны (643 для россиян).

В подразделе 1.1. раздела 1 надо составить таблицу.

Ее графы заполняют:

• порядковой нумерацией строк;
• датой изменения названия профессии;
• кодом перевода на другую работу;
• шифрами МКС и РКС для работающих на Крайнем Севере и приравненных к нему областях;
• кодом трудовой обязанности из справочника ОКЗ ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• названием, номером и датой выхода приказа по отделу кадров.

Изменение личных карточек работников

Если на предприятии налажено ведение личных карточек работников, то перемены в трудовых обязанностях и корректировка названий должностей отражаются в разделе III.

Сюда записывают данные о том, когда гражданина приняли на работу или перевели в другое место.

В документе прописываются дата перехода, новое наименование профессии и номер распоряжения о переходе или смене названия. С этой информацией каждого сотрудника знакомят лично под подпись.\

Фото на обложке: Luca Sage / Getty Images