В широком понимании цифровизация — это инструмент, который упрощает и автоматизирует процессы бизнеса. Самый частый сценарий диджитализации — это введение электронного документооборота и онлайн-отчетности в госсистемах. Предпринимателям и компаниям на сайтах контролирующих органов нужно фиксировать практически любую информацию: о налогах, прибыли, сотрудниках, движении товаров и многом другом. 

Сейчас работу бизнеса контролирует порядка 50 ведомств. А за последние пять лет их количество увеличилось в 10 раз, отмечают в Удостоверяющем центре Контура. 

Для цифровизации нужна база

Первое, что нужно сделать компании, — подготовить основу. Если речь идет об электронном документообороте и отчетности, базовые элементы для них — это электронная подпись и подготовленная информационная система.

Какую подпись использовать

Электронная подпись — универсальный инструмент. С ее помощью можно не только обмениваться документами с партнерами, но и регистрироваться и работать на необходимых площадках: ФНС, Честном ЗНАКе, Федресурсе и других. 

Чаще всего организации используют в ЭДО квалифицированную электронную подпись (КЭП): она придает документам юридическую силу по умолчанию, ее принимают любые системы без дополнительных договоров.

Однако тенденция меняется в сторону неквалифицированной электронной подписи (НЭП). За три года ее популярность выросла в 2,3 раза. НЭП более дешевая и доступная к выпуску — удостоверить личность можно на сайте Госуслуги без визита в Удостоверяющий центр. Если к документу нет утвержденных требований о подписании и формате, НЭП отлично подойдет для работы внутри компании или с контрагентами. Однако чтобы ее использовать, нужно заключить специальное соглашение. Поэтому она не подходит для работы в госсистемах. 

Какие существуют требования к информационной системе 

Для того, чтобы электронная подпись заработала, одного похода в удостоверяющий центр недостаточно. Владельцу нужно подготовить компьютер:

1. Посмотреть, отвечает ли ПК требованиям для установки электронной подписи. Операционная система компьютера должна быть Windows, Linux или MacOS.
2. Установить криптографическую программу, которая сгенерирует с помощью закрытого и открытого ключей электронную подпись. Например, КриптоПро CSP.
3. Скачать плагины для браузера, чтобы эта программа работала корректно. 

Кто должен подготовить базу 

Некоторые площадки могут предъявлять особенные требования и к программному обеспечению, и к методологии использования подписи. Например, для Росаккредитации и АСТ ГОЗ потребуется установить специальное ПО, защищенный канал связи и даже подходящий антивирус. 

Как правило, все технические вопросы в крупных компаниях закрывают департаменты по информационным технологиям. В маленьких организациях эта работа иногда ложится на плечи непрофильных работников. Например, выяснять, как устроена та или иная система, какие у нее требования, приходится даже бухгалтеру, кадровому специалисту или самому руководителю.

Чтобы самостоятельно настроить компьютер и пользоваться подписью без ошибок и проблем, нужно следить за изменениями порталов и сервисов и подстраиваться под них. Быть в постоянном контакте с удостоверяющим центром, где получали сертификат электронной подписи — он напомнит и об изменениях в законе, и истечении срока действия подписи.

Сергей Казаков, руководитель Удостоверяющего центра Контура

«В Удостоверяющем центре Контура настройка компьютера для работы с электронной подписью происходит автоматически. Если нужна дополнительная консультация, пользователи обращаются к нашим экспертам и при их поддержке работают на порталах. Когда компания или предприниматель наладит такой контакт со своим Удостоверяющим центром, потребность в штатном техническом специалисте отпадает сама собой» 

В Удостоверяющем центре Контура консультации пользователей происходят по телефону или удаленному подключению к ПК. Клиенты госсистем обращаются по техническим вопросам: спрашивают о настройке компьютера, установке электронной подписи и устранению неполадок. Например, если сайт не видит сертификат КЭП или он вовсе не устанавливается. Кроме этого, пользователи нередко советуются с экспертами по законодательным вопросам и просят полностью пройти каждый этап и сдать отчетность. Подобные консультации в Удостоверяющем центре существуют уже пять лет. За это время эксперты Контура помогли пользователям 30 тысяч раз. А за 8 месяцев 2023 года провели 7,5 тысяч консультаций. 

Узнать подробнее

ООО «Сертум-Про»
ОГРН 1116673008539, юридический адрес 620036, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Малопрудная, стр. 5, офис 715
erid: 4CQwVszH9pUmKAxVKyH