Четыре вещи, которые убивают продуктивность совещания

Вы не проговариваете принятые решения

Многие совещания заканчиваются словами «Похоже, мы нашли решение проблемы», но все ли поняли, к какому решению вы пришли?

«Нет никакого единого “мы”, не каждый решится взять на себя ответственность и сделать следующие необходимые шаги, — считает Стюарт. — Скорее всего, у каждого на собрании есть свое представление о том, что нужно делать дальше, и после собрания все разойдутся с разными решениями».

Руководитель собрания должен сказать следующее: «Похоже, нам нужно решить проблему следующим образом. Все всё поняли? Кто-нибудь может повторить и записать, к чему мы в итоге пришли?».

Сотрудники могут предлагать разные идеи, но в итоге кто-то должен проговорить и записать конкретные принятые решения.

Вы приглашаете слишком много людей

Когда вы зовете сотрудников на совещание, иногда просыпается «синдром упущенных возможностей», и вы приглашаете абсолютно каждого. Но из-за слишком большого количества сотрудников собрание может стать непродуктивным. Лучше обсудить какие-то детали с некоторыми людьми перед встречей, а затем сообщить их собравшимся. Или пусть кто-нибудь комментирует принимаемые решения по электронной почте.

Если вас пригласили на собрание, где вам кажется, что вы не нужны, спросите пригласившего вас человека, чего тот от вас ждет. Объясните, что вы не пытаетесь уклониться от посещения совещаний, а хотите просто оптимизировать свое время.

Вы не записываете важные моменты

Некоторые организации назначают специального человека, который должен будет записывать основные моменты совещания. Но чаще всего про такое важное занятие забывают.

Фото: Unsplash

Заметки о совещании не должны выглядеть как протокол судебного заседания, но в них и не должно быть ничего лишнего. «Люди будут читать ваши записи, только если они сделаны кратко и по делу, — считает Стюарт. — Если вы не записываете выводы, то заставляете людей приходить на совещание только потому, что иначе они не узнают, что важного на нем произошло».

Вы не соблюдаете корпоративную культуру

Совещание — это хорошая возможность дать сотрудникам почувствовать корпоративную культуру, но чаще всего этого не происходит. Например, если вы говорите обо всем открыто, но не присылаете никому итогов собрания. В основном такие собрания проходят неудачно, потому что их организуют неправильно.

«Когда вы даете людям свободу на совещаниях, вы избавляетесь от бюрократии, — считает Стюарт. — Некоторые руководители разрешают своим сотрудникам спорить, а кто-то думает, что это неуместно. Но если каждое собрание проходит по разным правилам, люди начинают уставать».

Уделяйте особое внимание людям, которые проводят совещания, и методам, которые они используют. Но это не значит, что все встречи с сотрудниками должны проходить всегда по одинаковой схеме — например, еженедельное совещание будет отличаться от корпоративного сбора всей компании. Продумайте, как можно будет выработать курс дальнейших действий по проекту и как следует расписать последующие шаги. Для этого воспользуйтесь подходящими средствами, например, Word, Google Docs или специальными планировщиками.

Источник.

Материалы по теме:

Как перестать совещаться ни о чем, но быть в курсе всего

Что такое поглотители времени и как с ними бороться

Нужно ли запрещать пользоваться ноутбуками на собраниях?

10 способов выглядеть умнее на совещаниях