Как провести собрание, которое не будет всех бесить

Я терпеть не могу регулярные запланированные собрания. Если не прилагать колоссальных усилий, чтобы они были короткими и эффективными, они со временем перерастут в раздражающую трату времени. Однако если все-таки постараться, то собрания могут заряжать энергией и указывать нужное направление. Главное, чтобы организатор собрания и его ведущий знали, что они делают.

Для начала подумайте, как дорого обходятся такие «сходки». Если собрание длится час и на нем присутствует 10 человек, то оно стоит 10 человеко-часов. Вместо того чтобы исправлять ошибки и решать проблемы — две гарантированные формы прогресса, — вся команда заперта в конференц-зале и ждет, когда же случится что-то, на что стоило потратить столько времени. 

Однако если на собрании требуется обсудить важные идеи, решения, сообщить информацию, которая изменит поведение всей команды, или вдохновить сотрудников и понять, что происходит с проектом, то ценность такого форума намного выше. Вместо тяжелой повинности собрание становится источником информации, которую сложно получить собственными силами.

Пользе нужно содействовать

Собрание будет эффективным, только если кто-то в команде понимает, как содействовать процессу. 

Содействие может стать полуофициальной ролью, порученной определенному человеку, который проводит собрание или созвал его. В некоторых командах существует настолько сильная культура содействия, что эта роль в ходе обсуждения совершенно естественным образом переходит от одного участника к другому. Однако чаще всего в большинстве проектов собрания отчаянно нуждаются в «гениях» с талантом содействия.

Фото: Kseniia Vorobeva / Shutterstock

Стоит отметить несколько аспектов содействия. 

• Вы модератор. Если вы организовали собрание, то фактически берете на себя обязанность содействия. В начале представьте его участников друг другу, сформулируйте основные вопросы и приступайте к обсуждению. Если вы обозначите себя как модератора с той минуты, как люди переступят порог, они будут вести себя как гости и относиться к вам с уважением. Внимательно отнеситесь к тому, где сесть: место во главе или в центре стола ассоциируется с наибольшим авторитетом, места на углах — с наименьшим.
  
  
• Слушайте и размышляйте. Основная задача содействующего — помочь другим участникам общаться. Если кто-то говорит что-то необдуманное (хотя не лишенное ценности), помогите ему развить идею. Попробуйте переформулировать сказанное: «Значит, Майк, ты хочешь сказать, что... [более удачная формулировка сказанного]. Ты согласен?» Это позволяет доработать мысль и показать всем, как сделать дискуссию совместным, сплоченным действием. Однако старайтесь не отстаивать свои собственные мнения — сложно поддерживать обсуждение, если вы преследуете личные интересы. Некоторые компании нанимают профессиональных экспертов, которые помогают провести спорные собрания или выезды.
  
  
• Направляйте обсуждение. Руководствуясь повесткой собрания, не позволяйте обсуждению отклониться от темы. Будьте гибким и позвольте людям высказаться, но если дискуссия повернулась на юг, в то время как повестка собрания требует идти на запад, нужно принимать меры. Вежливо прервите разговор, укажите на повестку собрания и попросите отложить обсуждение темы, пока не решите вопросы, ради которых вы собрались (или предложите скорректировать повестку собрания, если новая тема того стоит). Внимательно следите, кто говорит слишком много, а кто слишком мало, и действуйте соответственно.
  
  
• Закончите обсуждение. Вы должны определить для себя, в какой момент следует завершить обсуждение проблемы. Зачастую вполне достаточно сформулировать проблему, попросить конкретного человека проработать ее самостоятельно, а затем собраться завтра или в другой день и обсудить решение. Это прекрасный способ положить конец дебатам, которые захватывают собрания. Не позволяйте двум участникам дискуссии доминировать, когда пять-шесть человек скучают целый час.
  
  
• Запишите. Найдите время, чтобы задокументировать дискуссию (лучше прямо во время нее). Это позволит отследить, на каком этапе повестки вы находитесь, и сообщить это собравшимся. По этой причине я в полном восторге от обычной доски. Это самый простой способ отметить, что люди говорят, составить список дел или выделить вопросы, по которым присутствующие согласны или не согласны. Как вы это сделаете, неважно. Главное, записать после завершения собрания следующие шаги и важные моменты и отправить по электронной почте всем участникам. 
  
  Говорят, что «секретари» — люди влиятельные, потому что от них зависят формулировки и акценты. Даже если это не так, отправляя резюме собрания всем участникам, вы предлагаете людям уточнить все, что вы неверно изложили.
  
  

Даже если вы не согласны с этими аспектами, надеюсь, вы убедились, что на собраниях нужен лидер. В противном случае они превратятся в пустую трату времени или станут невыносимо скучными. Основной принцип гласит: «Собрания — отстой, их нужно избегать», однако проблема заключается в том, как они проводятся, а не в самой их идее.

Три типа собраний

Главная ловушка для организаторов собраний — забыть, насколько они разные. Не все собрания следует проводить одинаково. Причина, по которой многие собрания скучны для 90% участников, заключается в том, что цели сбора противоречат их структуре и числу участников. Невозможно провести высокоинтерактивное обсуждение, если созвано больше семи-восьми людей, кто бы его ни вел. Как правило, есть три типа собраний с разными ограничениями и назначением. Всегда учитывайте, какой тип больше подходит проблеме, стоящей на повестке дня.

1. Высокоинтерактивное обсуждение. Все присутствующие должны активно участвовать. Цель: глубина и открытость. Задача: обсудить или решить конкретные вопросы либо найти альтернативные идеи. Размер группы: небольшой или средний (2–8 человек). Примеры: проектное обсуждение, мозговой штурм, кризис-менеджмент и триаж.
   
   
2. Отчеты и дискуссии. Цель: получить обратную связь или поделиться знаниями. Это может быть высокоинтерактивной задачей, но только в небольшой группе. Несколько человек могут вести собрание, меняться ролями. Размер: средний или большой (5–15). Примеры: обзор спецификаций, обзор архитектуры, обзор менеджмента и небольшие презентации.
   
   
3. Обзор статуса и проекта. Задача — резюмировать статус команды или всего проекта. Дает лидерам возможность корректировать курс и представить новые распоряжения начальства сразу всей группе. Собрания по статусу проекта самые скучные. Размер: средний или большой (10–100). Примеры: обзор статуса, обзор проекта, большие презентации и общие собрания.
   
   

Самые зловредные собрания — те, в которых задачи и организация не соответствуют друг другу. Если в команде больше десяти человек, сложно провести высокоинтерактивное собрание или дискуссию. Не хватит времени, чтобы все высказались, небольшая группа доминирующих людей присвоит себе практически все время (это не всегда плохо). К сожалению, большинство заседаний комитетов проходит именно в этом формате и получает посредственные результаты.

Вред регулярных собраний

На втором месте по зловредности — собрания, которые повторяются (еженедельно, ежедневно, ежемесячно), хотя в них уже нет необходимости. Повторение — это замечательно, так как задает ритм работе и дает людям возможность сойтись вместе в одной комнате. Всевозможные мелкие вопросы можно решить быстро, в неформальной обстановке. Емейлы и звонки не гарантируют ответ, а когда человек сидит рядом с вами, обычно удается добиться нужной информации.

Проблема в том, что повторяющиеся собрания живут намного дольше, чем их ценность. Когда одни участники перестают приходить, а другие используют это время, чтобы проверять электронную почту, что-то не так; на это собрание уже нет смысла тратить время. Менеджеры (и другие организаторы встреч) зачастую боятся, что, отменив собрание, они потеряют контроль над сотрудниками. Все с точностью до наоборот! Мучить команды ненужными собраниями — это верный путь утратить влияние.

Есть хорошее правило — собрания по общему согласию. Придерживайтесь графика регулярных собраний и попросите всех проверить почту и прочитать письмо с повесткой собрания за пять минут до встречи. Если повестка обоснована, организатор отправляет ее всем участникам, и группа собирается. Если повестки нет, отправьте имейл и сообщите это всем участникам, и, соответственно, отмените собрание (на эту неделю). Регулярное собрание следует вовсе отменить, если его нет уже три или четыре недели.

Советы и рекомендации

Здесь нет ничего модного и вдохновляющего: просто моменты, которые нужно учесть, работая с небольшими группами людей.

• Собрались нужные люди? Кто-то придет, если вы пригласите. Кто-то не придет, если вы не вырубите их и не притащите силой (и/или не подкупите конфетками). Не бойтесь побегать по офису или ворваться на чужое собрание, если человек, который должен быть на вашем, не явился. Если вы видите, что некоторым участникам на собрании делать нечего, так и скажите. Будьте вежливы, предложите прислать итоговое резюме, но выведите их из комнаты, особенно если они будут мешать.
  
  

Фото: fizkes / Shutterstock

• Сидеть или стоять? Один из методов сократить длительность собрания — провести его стоя (например, в коридоре, в вестибюле или под открытым небом). Теоретически это вынудит присутствующих сразу перейти к сути дела и обсудить только те вопросы, которые действительно того заслуживают. 
  
  Собрание должно длиться от пяти до десяти минут максимум. Scrum-процесс предлагает проводить ежедневные собрания стоя для определения статуса проекта и обсуждать только три вопроса: что мы сделали после предыдущего собрания? Что нам мешает работать? Что мы сделаем к завтрашнему собранию? С подобным стремлением экономить время даже самый капризный и раздражительный инженер захочет поучаствовать.
  
  Традиционные сидячие собрания больше подойдут небольшим группам. Стоит хотя бы попробовать в качестве эксперимента; как минимум люди задумаются о том, что собрание, запланированное на один час, не обязательно должно длиться один час.
  
  
• Подготовка. Собрания часто проваливаются из-за отсутствия подготовки. Всегда учитывайте, сколько времени требуется на выполнение задачи. Иногда нужно минимальное его количество: написать список проблем и открытых вопросов или электронное письмо с повесткой собрания, которое вы отправите за день до него. Иногда все не так просто: нужно подготовить презентацию, демо, распечатки. 
  
  Если все прошло не так удачно, как хотелось бы, подумайте, что можно было бы сделать по-другому. Скорее всего, проблема в отсутствии подготовки. Хитрость в том, чтобы все обдумать, когда вы отправляете приглашения, и выделить время для необходимой подготовки в собственном графике перед собранием.
  
  
• Ноутбуки и гаджеты. Я против гаджетов и ноутбуков на собраниях. Если присутствующие не считают, что происходящее достаточно важно, чтобы уделить этому все свое внимание, то их вообще не должно быть в комнате. Поговорите с другими членами команды и постарайтесь выработать приемлемую политику использования лэптопов во время собрания.
  
  
• Начать вовремя. Тон задает начальство. Если вице-президент регулярно опаздывает на собрания, остальные будут делать то же самое. Если он обычно приезжает вовремя, остальные последуют его примеру. 
  
  Можно попробовать в любом случае начать вовремя, чтобы четко обозначить свою позицию, однако если важные люди отсутствуют, вам придется все заново повторить, когда они придут, — проигрышный вариант.
  
  
• В завершение собрания обозначьте следующие шаги и ответственных лиц. Когда собрание закончится, главное — сформулировать, что будет дальше. Если вы завершили самое жуткое, мерзкое, агрессивное сборище за историю человечества с правильным списком пяти задач, которые нужно выполнить, и с именами пяти сотрудников, которые согласились сделать это, то можете поздравить себя с успехом. 
  
  Никогда не позволяйте людям разойтись без четкого плана относительно следующих шагов. Нужно обозначить, как добиться результата и кто возьмет на себя перечисленные задачи.
  
  

Как достичь максимума: памятка по собраниям 

1. Менеджеры проекта склонны раздражать команду. Иногда этого можно избежать.
   
   
2. Люди выходят из себя по многим причинам. Зачастую это происходит, когда они считают, что тратят время зря, что к ним относятся как к идиотам или что им предстоит пережить продолжительные мучения и неуважительное обращение.
   
   
3. Хороший процесс приносит много позитивных результатов, включая ускорение работы и устранение проблем. Однако процессы сложно разработать правильно.
   
   
4. Нераздражающая электронная почта, короткая и практичная, позволяет получателям быстро определить, насколько письмо актуально лично для них, нужно ли им читать дальше или можно ограничиться темой письма и первым предложением. 
   
   
5. Собрания проходят эффективно, только когда кто-то способствует этому.
   
   
6. Неудачные собрания случаются, когда цели не соответствуют типу собрания.

Фото на обложке: UfaBizPhoto / Shutterstock; Dylan Gillis / Unsplash.