Как найти персонального ассистента

Содержание

• Зачем нужен ассистент?
• Главные качества ассистента
• Анализируем потребность в личном ассистенте
• Формируем заявление на вакансию ассистента
• Определяемся с кандидатурой
• Определяемся с задачами помощника
• Как правильно делегировать свои задачи?

Зачем нужен ассистент?

Прежде чем начать поиск ассистента, важно четко понять, действительно ли он вам необходим.  Обычно ассистентов нанимают по простой причине — чтобы заниматься тем, на что у руководителя просто нет времени. Например, это составление графика встреч, выполнение простых задач, ведение таблиц и много другое. Это все еще важно, но не требует контроля начальника.

Главная задача помощника — навести порядок в текущих процессах и подготовить необходимую информацию. Это не только улучшает общую продуктивность, но и позволяет руководителю не заниматься мелочами и больше сосредоточиться на стратегических задачах.

Если ваша рабочая нагрузка постоянно растет и вы чувствуете, что тратите время на рутинные задачи, которые можно делегировать, возможно, пришло время задуматься о поиске личного помощника.

Главные качества ассистента

Для помощника руководителя необходимы следующие качества:

• Быстрая реакция и гибкость в принятии решений.  Идеальный ассистент способен оперативно решать задачи на высоком уровне и быть эффективным в стрессовых ситуациях. Он должен действовать быстро и разумно в критических условиях, иначе станет скорее обузой, чем поддержкой.
• Высокий уровень ответственности.  Ассистент должен подходить к задачам с полной ответственностью и быть внимательным к деталям. Например, при организации деловой поездки он должен не только забронировать транспорт и жильё, но и учесть личные предпочтения руководителя относительно места проживания и услуг. Это включает в себя выбор отеля, проверку наличия свободных номеров и удобства поездки.
• Способность к самообучению и самостоятельности.  Современный ассистент должен уметь быстро обучаться новым навыкам без посторонней помощи. Например, если необходимо срочно заполнить электронную таблицу, к которой он не имел доступа ранее, он должен быть в состоянии самостоятельно найти необходимую информацию и инструкции, не отвлекая руководителя или коллег.

Анализируем потребность в личном ассистенте

Личный помощник сможет значительно облегчить жизнь занятого руководителя. Итак, вам просто необходим ассистент, если вы начали замечать следующее:

1. Уровень продуктивности значительно упал. Вы чувствуете, что стали не так эффективны и выполняете меньше задач, чем раньше. Возможно, вы тратите много времени на рутину? Планирование графика или написание отчетов можно было бы поручить ассистенту.
2. Работа начинает медленно, но верно превращаться в хаос. Задержки, сорванные сроки, снежный ком из нерешённых вопросов — всё это признаки того, что вам нужна помощь. Личный ассистент поможет восстановить порядок и эффективно управлять делами.
3. Снизилось качество работы с сотрудниками. Если команда часто ждёт вашего внимания или подтверждения их действий, это может свидетельствовать о перегрузке. Ассистент сможет ускорить обработку запросов и улучшить коммуникацию в команде.
4. Не удаётся быть полностью вовлечённым в работу. Постоянно думая о предстоящих встречах, вы не сможете сфокусироваться.
5. Круглосуточная работа, которая никогда не заканчивается. Руководители тоже должны отдыхать и знать, что такое выходной, отпуск и отдых. В противном случае можно выгореть эмоционально, и работа станет просто невыносимой.
6. Упускаются крупные возможности для вашего бизнеса. Не хватает времени, чтобы изучить новые направления или просто пообедать? Пора оптимизировать расписание, и с этим вполне справится профессиональный ассистент.

Если хотя бы один из пунктов подошёл, стоит задуматься о том, чтобы нанять помощника. О том, как правильно составить объявление и найти бизнес-ассистента, читайте ниже.

Читайте по теме:

Каково это — быть «вторым пилотом» в компании? Бизнес-ассистент — о своей работе и нужных компетенциях

Штатное расписание: как правильно составить и вести

Формируем заявление на вакансию ассистента

Разместить вакансию можно на профессиональных сайтах поиска работы: hh.ru и Буду, в соцсетях, включая группы и страницы компании, или на платных платформах, где есть возможность продвижения. 

Есть и другой вариант — личные социальные сети или сайт руководителя.  Здесь вакансию заметят те, кто заинтересован в работе с экспертом.

Включите в текст всю необходимую информацию. Пример вакансии ниже:

Введение:

Название компании: [Название вашей компании]

Краткое описание: [Краткое описание деятельности компании, основные продукты или услуги]

Основные обязанности:

Мы ищем персонального ассистента, который будет поддерживать повседневную эффективность руководителя, выполняя следующие задачи:

• планирование и координация встреч,
• ведение деловой переписки и документации,
• организация деловых поездок,
• управление текущими запросами и задачами.

Этот список обязанностей может расширяться в зависимости от потребностей бизнеса.

Требуемые качества и навыки:

• высокая степень ответственности и внимание к деталям,
• способность к гибкому решению проблем и управлению в стрессовых ситуациях,
• пунктуальность и навыки эффективного временного планирования,
• готовность к быстрому обучению и самостоятельности,
• опыт работы приветствуется, но для амбициозных новичков предусмотрено обучение.

Условия работы:

• график работы: полный рабочий день с одним выходным днем в неделю для предотвращения профессионального выгорания,
• заработная плата: от … до … в зависимости от опыта и квалификации,
• испытательный срок с возможным пересмотром заработной платы по его окончании.

Как подать заявку:

• Отправьте свое резюме и сопроводительное письмо на [адрес электронной почты].
• Заявки принимаются до [крайний срок подачи заявок].

Определяемся с кандидатурой

Прежде всего, определитесь, какой вариант предпочтительнее: нанятый персональный ассистент или удаленный помощник. 

В первом случае ассистент будет помогать непосредственно вам, а спустя время он погрузится во все основные бизнес процессы, разберётся в специфике и сможет самостоятельно принимать решения.

Фото в тексте: ImageFlow / Shutterstock

Второй вариант предполагает сотрудничество с сервисом удалённых помощников — это агрегаторы специалистов, которые будут выполнять универсальные задачи. Это может быть и дешевле (что редкость), но далеко не практичнее. Такие ассистенты могут выполнять базовые задачи: забронировать отель, найти какой-нибудь товар, но передать им что-то более ответственное будет нельзя.

Работать с личным помощником куда удобнее, при тесном контакте вы сможете больше общаться, выстраивать эффективную коммуникацию.

Следуйте этим рекомендациям, чтобы найти квалифицированного ассистента себе в команду:

• Не жалейте времени на поиск и подбор. Всегда есть проверенный hh.ru, но в данный момент классных специалистов можно найти и через Telegram. Доступны отдельные каналы, посвященные личным ассистентам.
• Отфильтруйте кандидатов. Вы можете сделать это самостоятельно или использовать инструменты искусственного интеллекта, например ChatGPT.
• Сформируйте тестовое задание для кандидатов. Предложите выполнить небольшое задание, которое позволит оценить их компетенции, но не займет много времени.
• Переходите к интервью. Проведите собеседования с теми, кто успешно справился с тестовым заданием. Задавайте вопросы, требующие развернутых ответов. После выбора кандидата обсудите с ним объём работы, график и оплату труда, чтобы избежать недопонимания в будущем.

Определяемся с задачами помощника

Если вы решили нанять ассистента, важно правильно организовать процесс делегирования задач. Перед началом работы сформулируйте чёткий перечень задач, которые вы хотите поручить помощнику. Это могут быть:

1. обработка обращений клиентов,
2. ежедневная корпоративная переписка,
3. создание презентаций и оформление документации,
4. контроль выполнения задач команды,
5. координация работы с контрагентами,
6. исследование рынка и анализ данных,
7. личные поручения, такие как бронирование ресторанов и покупка билетов.

Делегировав эти задачи, вы освободите рабочий день от рутины и сможете сконцентрироваться на чем-то новом и масштабном. 

Стоит понимать, что конечный список будет зависеть от вас, ваших желаний и классификации специалиста. Но чем больше задач выполняет сотрудник, тем дороже обойдутся его услуги.

Читайте по теме:

Как делегировать задачи правильно

Обучающие курсы и полезные ИИ-сервисы: с чего начать молодому предпринимателю

Как правильно делегировать свои задачи?

Если ассистент уже нанят, то теперь стоит определить, как нужно правильно делегировать задачи:

• Пишите конкретные требования. Уточните требования к каждой задаче, предоставляя чёткие инструкции и примеры выполненных работ, если это возможно. Создайте детализированное техническое задание, указав сроки и желаемые результаты.
• Давайте грамотное ТЗ. В задании будут описаны задачи, лежащие на сотруднике. Обозначьте этапы и сроки выполнения. Укажите желаемые метрики. Подготовьте справочную информацию, контакты клиентов и контрагентов, аналитику — все, что поможет человеку в работе.
• Проведите обучение. Ошибочно думать, что ассистенту не нужен онбординг на новом рабочем месте. Давайте обратную связь и подробные ответы. И не забывайте уточнять, все ли понятно — иногда люди не хотят задавать вопросы, боясь за свою репутацию.
• Поощряйте самостоятельность и инициативу. Не пытайтесь контролировать все — это позволит ассистенту развивать личную ответственность и управленческие навыки.
• Следите за итогами на постоянной основе. Регулярно проверяйте результаты работы ассистента, сосредотачиваясь на конечных итогах, а не на процессе выполнения. Определяйте периоды для анализа и используйте это время для корректировки задач и методов работы.
• Мотивируйте. Не забывайте поощрять ассистента как материально, так и нематериально. Признание его или её вклада в успех компании может значительно повысить лояльность и производительность.

Квалифицированный личный помощник может стать решением многих рутинных проблем, позволив сосредоточиться на приоритетных задачах. Однако помните, что качественная работа требует адекватной оплаты и вложений в профессиональное развитие вашего помощника.

Фото на обложке: Matej Kastelic / Shutterstock