Top.Mail.Ru
Истории

Как найти персонального ассистента

Истории
Елена Лиханова
Елена Лиханова

Старший редактор RB.RU

Елена Лиханова

С ростом бизнеса и увеличением количества ежедневных задач руководители приходят к выводу, что им нужен личный ассистент. Помощник может сделать рабочую нагрузку проще, понятнее и легче, так как возьмет на себя рутинные задачи и будет организовывать день своего руководителя. 

Почему может понадобиться помощник, какие качества важны при его выборе и как провести процесс найма — читайте в материале.

Как найти персонального ассистента

Содержание

Зачем нужен ассистент?

Прежде чем начать поиск ассистента, важно четко понять, действительно ли он вам необходим.  Обычно ассистентов нанимают по простой причине — чтобы заниматься тем, на что у руководителя просто нет времени. Например, это составление графика встреч, выполнение простых задач, ведение таблиц и много другое. Это все еще важно, но не требует контроля начальника.

Главная задача помощника — навести порядок в текущих процессах и подготовить необходимую информацию. Это не только улучшает общую продуктивность, но и позволяет руководителю не заниматься мелочами и больше сосредоточиться на стратегических задачах.

Научиться эффективному управлению или прокачать свои навыки можно выбрав курс в каталоге курсов управления.

Если ваша рабочая нагрузка постоянно растет и вы чувствуете, что тратите время на рутинные задачи, которые можно делегировать, возможно, пришло время задуматься о поиске личного помощника.

Главные качества ассистента

Для помощника руководителя необходимы следующие качества:

  • Быстрая реакция и гибкость в принятии решений.  Идеальный ассистент способен оперативно решать задачи на высоком уровне и быть эффективным в стрессовых ситуациях. Он должен действовать быстро и разумно в критических условиях, иначе станет скорее обузой, чем поддержкой.
  • Высокий уровень ответственности.  Ассистент должен подходить к задачам с полной ответственностью и быть внимательным к деталям. Например, при организации деловой поездки он должен не только забронировать транспорт и жильё, но и учесть личные предпочтения руководителя относительно места проживания и услуг. Это включает в себя выбор отеля, проверку наличия свободных номеров и удобства поездки.
  • Способность к самообучению и самостоятельности.  Современный ассистент должен уметь быстро обучаться новым навыкам без посторонней помощи. Например, если необходимо срочно заполнить электронную таблицу, к которой он не имел доступа ранее, он должен быть в состоянии самостоятельно найти необходимую информацию и инструкции, не отвлекая руководителя или коллег.

Анализируем потребность в личном ассистенте

Личный помощник сможет значительно облегчить жизнь занятого руководителя. Итак, вам просто необходим ассистент, если вы начали замечать следующее:

  1. Уровень продуктивности значительно упал. Вы чувствуете, что стали не так эффективны и выполняете меньше задач, чем раньше. Возможно, вы тратите много времени на рутину? Планирование графика или написание отчетов можно было бы поручить ассистенту.
  2. Работа начинает медленно, но верно превращаться в хаос. Задержки, сорванные сроки, снежный ком из нерешённых вопросов — всё это признаки того, что вам нужна помощь. Личный ассистент поможет восстановить порядок и эффективно управлять делами.
  3. Снизилось качество работы с сотрудниками. Если команда часто ждёт вашего внимания или подтверждения их действий, это может свидетельствовать о перегрузке. Ассистент сможет ускорить обработку запросов и улучшить коммуникацию в команде.
  4. Не удаётся быть полностью вовлечённым в работу. Постоянно думая о предстоящих встречах, вы не сможете сфокусироваться.
  5. Круглосуточная работа, которая никогда не заканчивается. Руководители тоже должны отдыхать и знать, что такое выходной, отпуск и отдых. В противном случае можно выгореть эмоционально, и работа станет просто невыносимой.
  6. Упускаются крупные возможности для вашего бизнеса. Не хватает времени, чтобы изучить новые направления или просто пообедать? Пора оптимизировать расписание, и с этим вполне справится профессиональный ассистент.

Если хотя бы один из пунктов подошёл, стоит задуматься о том, чтобы нанять помощника. О том, как правильно составить объявление и найти бизнес-ассистента, читайте ниже.


Читайте по теме:

Каково это — быть «вторым пилотом» в компании? Бизнес-ассистент — о своей работе и нужных компетенциях

Штатное расписание: как правильно составить и вести


Формируем заявление на вакансию ассистента

Разместить вакансию можно на профессиональных сайтах поиска работы: hh.ru и Буду, в соцсетях, включая группы и страницы компании, или на платных платформах, где есть возможность продвижения. 

Есть и другой вариант — личные социальные сети или сайт руководителя.  Здесь вакансию заметят те, кто заинтересован в работе с экспертом.

Включите в текст всю необходимую информацию. Пример вакансии ниже:

Введение:

Название компании: [Название вашей компании]

Краткое описание: [Краткое описание деятельности компании, основные продукты или услуги]

Основные обязанности:

Мы ищем персонального ассистента, который будет поддерживать повседневную эффективность руководителя, выполняя следующие задачи:

  • планирование и координация встреч,
  • ведение деловой переписки и документации,
  • организация деловых поездок,
  • управление текущими запросами и задачами.

Этот список обязанностей может расширяться в зависимости от потребностей бизнеса.

Требуемые качества и навыки:

  • высокая степень ответственности и внимание к деталям,
  • способность к гибкому решению проблем и управлению в стрессовых ситуациях,
  • пунктуальность и навыки эффективного временного планирования,
  • готовность к быстрому обучению и самостоятельности,
  • опыт работы приветствуется, но для амбициозных новичков предусмотрено обучение.

Условия работы:

  • график работы: полный рабочий день с одним выходным днем в неделю для предотвращения профессионального выгорания,
  • заработная плата: от … до … в зависимости от опыта и квалификации,
  • испытательный срок с возможным пересмотром заработной платы по его окончании.

Как подать заявку:

  • Отправьте свое резюме и сопроводительное письмо на [адрес электронной почты].
  • Заявки принимаются до [крайний срок подачи заявок].

Определяемся с кандидатурой

Прежде всего, определитесь, какой вариант предпочтительнее: нанятый персональный ассистент или удаленный помощник. 

В первом случае ассистент будет помогать непосредственно вам, а спустя время он погрузится во все основные бизнес процессы, разберётся в специфике и сможет самостоятельно принимать решения.

Персональный бизнес-помощник; персональный ассистент разговаривает по телефону

Фото в тексте: ImageFlow / Shutterstock

Второй вариант предполагает сотрудничество с сервисом удалённых помощников — это агрегаторы специалистов, которые будут выполнять универсальные задачи. Это может быть и дешевле (что редкость), но далеко не практичнее. Такие ассистенты могут выполнять базовые задачи: забронировать отель, найти какой-нибудь товар, но передать им что-то более ответственное будет нельзя.

Работать с личным помощником куда удобнее, при тесном контакте вы сможете больше общаться, выстраивать эффективную коммуникацию.

Следуйте этим рекомендациям, чтобы найти квалифицированного ассистента себе в команду:

  • Не жалейте времени на поиск и подбор. Всегда есть проверенный hh.ru, но в данный момент классных специалистов можно найти и через Telegram. Доступны отдельные каналы, посвященные личным ассистентам.
  • Отфильтруйте кандидатов. Вы можете сделать это самостоятельно или использовать инструменты искусственного интеллекта, например ChatGPT.
  • Сформируйте тестовое задание для кандидатов. Предложите выполнить небольшое задание, которое позволит оценить их компетенции, но не займет много времени.
  • Переходите к интервью. Проведите собеседования с теми, кто успешно справился с тестовым заданием. Задавайте вопросы, требующие развернутых ответов. После выбора кандидата обсудите с ним объём работы, график и оплату труда, чтобы избежать недопонимания в будущем.

Определяемся с задачами помощника

Если вы решили нанять ассистента, важно правильно организовать процесс делегирования задач. Перед началом работы сформулируйте чёткий перечень задач, которые вы хотите поручить помощнику. Это могут быть:

  1. обработка обращений клиентов,
  2. ежедневная корпоративная переписка,
  3. создание презентаций и оформление документации,
  4. контроль выполнения задач команды,
  5. координация работы с контрагентами,
  6. исследование рынка и анализ данных,
  7. личные поручения, такие как бронирование ресторанов и покупка билетов.

Делегировав эти задачи, вы освободите рабочий день от рутины и сможете сконцентрироваться на чем-то новом и масштабном. 

Стоит понимать, что конечный список будет зависеть от вас, ваших желаний и классификации специалиста. Но чем больше задач выполняет сотрудник, тем дороже обойдутся его услуги.


Читайте по теме:

Как делегировать задачи правильно

Обучающие курсы и полезные ИИ-сервисы: с чего начать молодому предпринимателю


Как правильно делегировать свои задачи?

Если ассистент уже нанят, то теперь стоит определить, как нужно правильно делегировать задачи:

  • Пишите конкретные требования. Уточните требования к каждой задаче, предоставляя чёткие инструкции и примеры выполненных работ, если это возможно. Создайте детализированное техническое задание, указав сроки и желаемые результаты.
  • Давайте грамотное ТЗ. В задании будут описаны задачи, лежащие на сотруднике. Обозначьте этапы и сроки выполнения. Укажите желаемые метрики. Подготовьте справочную информацию, контакты клиентов и контрагентов, аналитику — все, что поможет человеку в работе.
  • Проведите обучение. Ошибочно думать, что ассистенту не нужен онбординг на новом рабочем месте. Давайте обратную связь и подробные ответы. И не забывайте уточнять, все ли понятно — иногда люди не хотят задавать вопросы, боясь за свою репутацию.
  • Поощряйте самостоятельность и инициативу. Не пытайтесь контролировать все — это позволит ассистенту развивать личную ответственность и управленческие навыки.
  • Следите за итогами на постоянной основе. Регулярно проверяйте результаты работы ассистента, сосредотачиваясь на конечных итогах, а не на процессе выполнения. Определяйте периоды для анализа и используйте это время для корректировки задач и методов работы.
  • Мотивируйте. Не забывайте поощрять ассистента как материально, так и нематериально. Признание его или её вклада в успех компании может значительно повысить лояльность и производительность.

Квалифицированный личный помощник может стать решением многих рутинных проблем, позволив сосредоточиться на приоритетных задачах. Однако помните, что качественная работа требует адекватной оплаты и вложений в профессиональное развитие вашего помощника.

Фото на обложке: Matej Kastelic / Shutterstock

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Открытое акционерное общество (ОАО): что это и как зарегистрировать
  2. 2 Регистрация ООО на домашний адрес в 2024 году
  3. 3 Модель управления изменениями ADKAR
  4. 4 Что такое траблшутинг и зачем он нужен бизнесу?
  5. 5 Что такое проектный треугольник и какие задачи бизнеса помогает решать
ArtTech — карта разработчиков арт-технологий
Все игроки российского рынка технологий для искусства
Перейти