Как достичь максимальной продуктивности? Нужно сократить рабочие часы

До пандемии коронавируса многие офисные сотрудники работали по стандартному графику: восемь часов в день, с понедельника по пятницу. Однако такой график не приносит высоких результатов, и вот почему:

Практически никто не работает все 8 часов. По данным опроса британской компании Vouchercloud, современные офисные сотрудники продуктивны лишь около трех часов в день. Остальные пять часов уходят на просмотр новостей и социальных сетей, разговоры с коллегами, перерывы и встречи.

Качество работы и настроение резко снижаются при переработке. Попытка наверстать потерянное время дополнительными часами работы сделает только хуже — производительность резко упадет. По данным исследования ученых Стэнфордского университета, продуктивность и креативность значительно снижаются после 50 рабочих часов в неделю. И чем больше переработка, тем ниже производительность. Если люди работают по 70 часов в неделю, скорее всего, они не делают ничего важного в течение 15-20 дополнительных часов.

Способность сфокусироваться ограничена временными блоками по 20-90 минут. Человеческий мозг не способен выполнять несколько задач подряд без перерывов. Различные исследования показывают, что концентрация внимания значительно снижается через 20 минут, а большинству людей требуется перерыв каждые 50-90 минут.

Сокращаем рабочий день: с чего начать?

Сокращение рабочих часов позволяет соблюдать дедлайны, успешно выполнять работу и оставаться на связи с командой. Более того, меньшее количество рабочих часов — будь то четырехдневная рабочая неделя или сокращенный рабочий день — повышает продуктивность, вдохновляет на творческие идеи, а также помогает сохранять хорошее настроение и здоровье.

Разработать новый рабочий график не так просто, как кажется. Тем не менее есть несколько эффективных способов.

Начать стоит с определения базового уровня продуктивности в день. Для этого можно воспользоваться приложением для отслеживания рабочего времени, чтобы проанализировать источники траты времени и выявить отвлекающие факторы. Но отследить время можно и самостоятельно: надо установить таймер и каждые 10-15 минут записывать, чем вы занимаетесь.

Недели сбора информации будет достаточно. Чтобы определить базовый уровень продуктивности, понадобятся данные.

• среднее количество фактических рабочих часов в день;
• наиболее продуктивное время суток;
• количество времени, затрачиваемого на выполнение главных рабочих задач;
• количество времени, которое уходит на общение: переписки в электронной почте и чатах, а также встречи;
• время суток с самой низкой концентрацией внимания.

На основе этих данных можно выстраивать новый рабочий график. 

Чек-лист по разработке нового графика

Разработать новый график помогут эти шесть советов: 

1. Научиться сосредотачиваться на одной задаче

Однозадачность и сосредоточенность в течение определенного периода времени приносят невероятные результаты.

Этот момент стоит учесть в новом графике. Выделите определенное количество времени для выполнения какой-либо задачи. Чтобы избежать соблазна отвлечься, можно закрыть не связанные с работой вкладки браузера и отключить уведомления в телефоне. Ежедневные прогулки также положительно влияют на продуктивность и способность сосредоточиться.

2. Четко определить приоритетные задачи

Необходимость работать полный день в том числе возникает из-за отсутствия четких приоритетов. Определите действительно важные задачи, и тогда вы найдете время для их выполнения. С другой стороны, неуверенность в приоритетах заставляет потратить большую часть дня на мелкие задачи, например переписки по электронной почте и бесконечные встречи.

Лучший способ определить приоритетные задачи — обговорить это с менеджером или командой.

3. Распланировать день с учетом пика максимальной продуктивности

Время выполнения работы не менее важно, чем количество рабочих часов. В течение дня способность выполнять задачи различна. Запланировав работу на самые продуктивные часы, будет гораздо легче сосредоточиться и достичь больших результатов.

4. Ограничить время для общения

Постоянные переписки в чате и видеозвонки значительно удлиняют рабочий день. Чтобы соответствовать новому графику, стоит ограничить время для общения или выделить для него определенные часы.

5. Организовать активный отдых

Сокращенный рабочий — не повод для отсутствия перерывов. Мозгу нужно время для отдыха, чтобы восстановиться. Однако отдых нужен и вне работы, чтобы поддерживать максимальную продуктивность. В свободное время полезно заниматься хобби или спортом.

6. Синхронизировать график с коллегами

При изменении рабочего графика не менее важно синхронизировать его с остальной частью команды. Все члены коллектива должны четко понимать свои приоритеты, согласовывать рабочие часы и время для общения. В противном случае есть огромный риск вернуться к старым привычкам и бесконечным рабочим часам.

Источник.