Как узнать о прочтении электронного письма

Запрос уведомления о прочтении

Некоторые почтовые сервисы предлагают возможность запросить уведомление о прочтении письма. Это один из самых простых способов, но он имеет свои ограничения. 

Gmail

Для пользователей корпоративной почты Google Workspace (ранее G Suite) доступна опция «Запросить уведомление о прочтении». Чтобы активировать эту функцию, выполните следующие шаги:

• Напишите новое письмо.
• В правом нижнем углу окна письма нажмите на 3 точки, которые откроют дополнительные параметры.
• Выберите опцию «Запросить уведомление о прочтении». Теперь, когда получатель откроет письмо, вы получите уведомление о прочтении.

Эта функция полезна для деловой переписки, так как она позволяет контролировать, прочитал ли получатель письмо.

Читайте по теме: 6 правил электронной переписки: как добиться ответа от клиента

Outlook

В почтовом клиенте Outlook для Windows также доступна функция запроса уведомления о прочтении. 

Чтобы настроить уведомление, выполните следующие действия:

• Создайте новое письмо.
• Перейдите на вкладку «Параметры» в верхней части окна.
• В разделе «Отслеживание» выберите опцию «Запросить уведомление о прочтении».

После этого, когда получатель откроет сообщение, получите уведомление. Это помогает оставаться в курсе взаимодействия с клиентами и партнерами.

Важно отметить, что в некоторых случаях уведомление может не прийти. Получатель может отказаться отправлять уведомление, или его почтовая система может блокировать такие запросы.

Mail.ru и «Яндекс.Почта»

Эти почтовые сервисы не предлагают встроенные функции запроса уведомления о прочтении. 

Если вам нужно следить за статусом отправленных писем, воспользуйтесь сторонними сервисами, такими как:

• Mailtrack. Сервис интегрируется с Gmail и помогает отслеживать статус отправленных писем, что поможет для аналитики в будущем.
• GetNotify. Универсальный сервис поддерживает работу с Mail.ru и «Яндекс.Почтой» и позволяет отслеживать, когда получатель открывает ваше письмо.

Сторонние сервисы предоставляют возможность получать уведомления о прочтении даже в тех почтовых системах, где эта функция отсутствует.

Маркетинговые платформы для массовых рассылок

Если отправляете массовые письма или занимаетесь email-маркетингом, то сервисы для массовых рассылок, такие как Mailchimp, SendPulse или Unisender также могут предоставить информацию о прочтении писем. 

Эти платформы не только отслеживают статус открытия письма, но и позволяют узнать, перешел ли получатель по ссылкам в письме, что делает их полезными для анализа эффективности рассылок.

Bitrix24

Одна из самых популярных CRM-систем в России. Она не только хранит информацию о клиентах, но и следит за всеми взаимодействиями с ними через электронную почту. 

Что можно делать:

• Управлять клиентской базой. Bitrix24 помогает собирать и хранить информацию о клиентах в одном месте. Это облегчает доступ к нужным данным и ускоряет работу с запросами.
• Отслеживать взаимодействие по email. Система автоматически фиксирует все письма, отправленные клиентам, и позволяет узнавать, когда адресат открыл письмо и прочитал его.
• Использовать встроенные инструменты для трекинга писем. Bitrix24 предлагает функции для контроля за отправкой писем и их чтением. Вы будете в курсе, когда клиент открыл сообщение, что помогает точнее планировать дальнейшую коммуникацию.
• Реагировать на запросы. Система уведомляет о действиях клиента в реальном времени, что позволяет оперативно отвечать на их запросы.

AmoCRM

Еще одна широко используемая CRM-система, которая интегрируется в почту и помогает вести переписку с клиентами. 

Что можно делать:

• Следить за отправленными письмами. AmoCRM автоматически отслеживает каждое письмо, отправленное клиенту. Менеджер видит, когда клиент открыл письмо и как долго он его читал.
• Контролировать вовлеченность клиента. Система помогает оценить, насколько активно клиент взаимодействует с письмами. В системе можно увидеть, возвращался ли он к письму и проявил ли интерес к предложению.
• Интегрироваться с почтовыми сервисами. AmoCRM поддерживает интеграцию с популярными почтовыми платформами, что упрощает управление всей перепиской в одном месте.
• Своевременно реагировать на запросы. Благодаря функции уведомлений менеджеры всегда знают, когда клиент открыл письмо, и могут незамедлительно ответить на его запрос.

Читайте по теме: «Яндекс» внедрил в «Почту» нейрофильтр с YandexGPT

Mailtrack

Удобное расширение для браузера Google Chrome, которое подключается к Gmail и помогает узнать, прочитал ли адресат письмо и сколько раз оно было открыто. 

Что позволяет делать:

• Узнавать, открыли ли письмо. После того как установите расширение, каждый раз, отправив письмо через Gmail, сможете отслеживать его статус. Появление одной галочки покажет, что письмо отправили, а две галочки подтвердят, что его открыли и прочитали.
• Получать мгновенное уведомление. Эта функция особенно полезна для тех, кто ведет важные переговоры и должен знать, дошло ли сообщение до адресата.
• Проверять, сколько раз открыли письмо. Mailtrack не просто показывает факт открытия, но и следит за тем, сколько раз получатель возвращался к письму. Это дает представление о том, насколько заинтересовал текст письма.
• Интегрировать с Gmail. Приложение может работать прямо в интерфейсе Gmail. После установки оно станет неотъемлемой частью почты, и вам не придется переключаться между разными программами или сервисами.

GetNotify

Универсальный сервис, в котором можно отслеживать статус писем, подходит для работы с различными почтовыми системами. 

В отличие от Mailtrack, который создан специально для Gmail, GetNotify поддерживает такие платформы, как Mail.ru, «Яндекс.Почта» и другие. Этот сервис подойдет тем, кто работает с разными почтовыми клиентами и нуждается в универсальном решении.

Читайте по теме: Gmail введет новые требования к массовыми рассылкам почты

Что можно делать:

• Узнать, кто и когда открыл письмо.
• Использовать с любыми почтовыми платформами. Независимо от того, каким почтовым сервисом пользуетесь, Mail.ru, Gmail или «Яндекс» — GetNotify обеспечит возможность следить за статусом писем. Сервис подходит для ситуаций, когда нужно быть уверенным, что сообщение доставили и прочитали.
• Получить уведомления о каждом открытии. Сервис отправляет уведомления каждый раз, когда кто-то открывает письмо. Вы будете в курсе всех действий получателя и узнаете, возвращался ли он к письму позже.
• Использовать без установки программ. GetNotify работает через веб-интерфейс, поэтому не нужно устанавливать дополнительные программы или расширения. Все, что нужно — зарегистрироваться и добавить тег к письмам, которые хотите отслеживать.

ReadNotify

Это еще один сервис для тех, кто хочет не только узнать, открыл ли получатель письмо, но и получить дополнительную информацию.

Что можно делать:

• Узнать точное время открытия письма. Это может быть полезно для деловой переписки, когда важно знать, как быстро человек реагирует на сообщение.
• Получить данные о местоположении. Это полезно для международной корреспонденции, чтобы понять, в каком городе или стране открыли письмо.
• Узнать, сколько времени человек провел, читая письмо. ReadNotify отслеживает, как долго человек читал сообщение. Это поможет оценить уровень интереса к содержимому письма и понять, сколько внимания оно привлекло.
• Работать с любой почтовой системой. Подобно GetNotify, ReadNotify работает с любыми почтовыми клиентами. Вам не придется ограничивать себя одной платформой — сервис одинаково поддерживает работу с Gmail, Mail.ru, «Яндекс.Почтой» и другими.
• Использовать детальные отчеты. Сервис отправляет подробные отчеты, которые включают все данные — время открытия, количество просмотров, местоположение и время чтения. Это особенно полезно, если нужно собрать полную картину о реакции получателя на письмо.

Отслеживание через Google Analytics

Узнать, прочитано ли электронное письмо, можно с помощью Google Analytics. Для этого нужно встроить в письмо специальный трекер, который фиксирует, когда письмо было открыто. 

Читайте по теме: Метод Inbox Zero: как эффективно управлять электронной почтой

Это делается через вставку невидимого изображения с уникальной ссылкой на сервер Google Analytics. Как только письмо будет открыто, изображение загрузится, а система зафиксирует событие. Вот как это сделать пошагово:

Что нужно для отслеживания:

• Сначала нужно создать аккаунт в Google Analytics и настроить проект. Если у вас уже есть аккаунт, пропустите этот шаг.
• В Google Analytics нужно создать цель, которая будет отслеживать открытие письма. Для этого в настройках выберите раздел «Цели» и добавьте новую цель.
• Для отслеживания открытия письма нужно вставить в письмо невидимое изображение с уникальной ссылкой на Google Analytics. Эта ссылка будет включать ваш уникальный идентификатор отслеживания.

Как вставить трекер в письмо:

1. Создайте в письме HTML-элемент изображения: <img src="URL трекера" style="display:none;">. Это изображение не будет видно получателю, но оно загрузится при открытии письма.
2. Вместо «URL трекера» вставьте сгенерированную ссылку из Google Analytics.

Пример трекера:

<img src="https://www.google-analytics.com/collect?v=1&t=event&tid=UA-XXXXXX-Y&cid=555&ec=email&ea=open&[email protected]" style="display:none;">.

Возможность узнать, прочитано ли письмо, зависит от множества факторов:

• используемого почтового сервиса,
• настроек конфиденциальности получателя,
• выбранных инструментов.

Существует несколько решений — от встроенных уведомлений до сторонних сервисов и CRM-систем. Каждый из них имеет свои особенности, и можно выбрать наиболее подходящий метод для задач.

Фото на обложке: Tim Robberts // Getty images