Ведение кассовых операций: как работает в организациях и у ИП

Содержание

• Правила кассовых операций
  • Лимит расчетов наличными
  • Цели расходования наличной выручки
  • Документы учета кассовых операций
  • Лимит наличных денег в кассе
• Лимит кассы обособленных подразделений
• Превышение лимита кассы
• Прием наличных
• Выдача наличных

Правила кассовых операций

Обратите внимание на положение о ведении кассовых операций — это документ, который регламентирует работу с наличными в организации или у ИП. Он устанавливает:

• ответственных лиц и их обязанности (это могут быть кассиры, экономисты, бухгалтеры или руководители);
• правила оформления документов: ПКО, РКО, кассовой книги;
• лимит кассы: максимальную сумму денег для хранения;
• процедуры: порядок выдачи, приема, хранения денег, проведения инвентаризации;
• ответственность: какие меры применяются к нарушителям дисциплины.

Положение должно быть разработано в соответствии с актуальным законодательством и утверждено руководителем предприятия.

Существуют специальные условия для ИП. Руководители могут вести бизнес без кассового аппарата, если у них нет наличных расчетов.

Также в 2024 году ключевыми трендами в этой сфере становятся цифровизация и оптимизация процессов.

Выделим основные изменения этого года.

• в 2024 году онлайн-кассы остаются обязательным инструментом для всех организаций, включая ИП;
• продолжает действовать обновленная версия ФЗ №54, которая ужесточает требования к онлайн-кассам;
• продолжается тенденция к опережающему росту безналичных расчетов. Для предприятий это значит, что нужно устанавливать терминалы для приема банковских карт, а также внедрять системы электронной коммерции;
• с ростом онлайн-транзакций и цифровизацией в целом усиливается и внимание к безопасности. Предприятиям важно внимательно относиться к выбору провайдеров, платежных систем и думать о защите данных клиентов;
• специальные программные решения автоматизируют процессы, а также упрощают интеграцию с банками.

Ведение кассовых операций в 2024 году — не просто формальность, а компонент успешности бизнеса. Фирмы, которые осознают значимость этой сферы и стремятся к ее цифровизации и оптимизации, получают конкурентное преимущество.

Лимит расчетов наличными

Ограничения определяются в зависимости от вида и размера коммерческой деятельности. Он варьируется от 100 тыс. до 600 тыс. рублей. За превышение установленных норм предусмотрены штрафы как для организаций, так и для ИП.

Однако ограничения не означают, что нельзя хранить деньги более установленной суммы. Ограничения применяются только к расчетам с контрагентами. Для расчетов с физическими лицами (в розничной торговле) не существуют квот.

Цели расходования наличной выручки

Важно четко понимать, куда и как направлять наличные средства, чтобы дело развивалось и приносило прибыль.

Читайте по теме:

Как заполнять и оформлять приходной кассовый ордер в 2024 году

Кассовые документы: как оформить и можно ли исправлять их

К основным целям расходования выручки относятся

1. Оплата текущих расходов. Сюда относятся траты на закупку товаров, оплату аренды, коммунальных услуг, заработную плату сотрудников, налоги и другие обязательные платежи.
2. Инвестирование в развитие предпринимательской деятельности. Вкладывать полученные средства можно в закупку нового оборудования, расширение ассортимента товаров, создание новых рабочих мест, рекламу и маркетинг.
3. Формирование резервного фонда. Откладывать часть выручки на случай непредвиденных обстоятельств, таких как сезонные спады продаж, ремонт, форс-мажорные ситуации.
4. Выплата дивидендов. Владельцы компаний могут направить часть выручки для выплаты себе дивидендов.

Документы учета кассовых операций

В деловом мире каждое действие должно быть грамотно оформлено.

Выделим список основных документов:

1. Кассовая книга. Основной документ, в котором фиксируются все действия с финансами — поступления, выдачи, остатки.
2. Приходные кассовые ордера (ПКО). Оформляются при поступлении средств, содержат информацию о дате, сумме, источнике поступления, подписи ответственных лиц.
3. Расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются при выдаче средств, содержат информацию о дате, сумме, цели выдачи, подписи получателя и ответственных лиц.
4. Кассовые чеки. Содержат информацию о дате, сумме, наименовании товара, названии фирмы.
5. Акт инвентаризации. Оформляется во время проверки, содержит информацию о дате, результатах проверки, подписи ответственных лиц.

Важно, чтобы все материалы были заполнены четко и аккуратно, с указанием всех реквизитов. Хранятся документы учета не менее 5 лет.

Лимит наличных денег в кассе

Это максимальная сумма наличных, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Он устанавливается, чтобы обеспечить безопасность и предотвратить незаконные манипуляции с деньгами.

Ограничения устанавливаются Центральным банком РФ. Он рассчитывается индивидуально для разных типов предпринимательства, исходя из объема выручки и других факторов, влияющих на обороты денег.

Чтобы узнать свою квоту, нужно обратиться в банк, который обслуживает счет.

Для предприятий и ИП установлены ограничения по сумме, которые можно хранить в кассе. Если в кассе хранится сумма, превышающая установленный предел, нужно оформить определенные документы для соблюдения правил. Вот что следует сделать:

1. Уведомить налоговые органы. Подайте заявление в налоговую службу, чтобы уведомить их о том, что хотите хранить в кассе большие суммы. Это поможет избежать вопросов и штрафов.
2. Разработайте внутренний регламент. Создайте документ, описывающий, как именно будут храниться средства. Включите в него информацию о способах контроля и безопасности.
3. Подготовьте приказ о повышении лимита. Это поможет избежать путаницы и ошибок.
4. Регулярно проводите проверки и ревизии кассы, чтобы удостовериться, что средства хранятся безопасно и в соответствии с установленными правилами.
5. Бухгалтерский учет. Обновите учетные записи, чтобы отразить хранение больших сумм и убедитесь, что все записи соответствуют требованиям законодательства.

Эти шаги помогут правильно оформить документы и обеспечить безопасность денежных средств в кассе.

Лимит кассы обособленных подразделений

Для предприятий с несколькими филиалами или отделениями, работающих автономно, возникает вопрос о лимите для каждого из обособленных подразделений. Законодательство не устанавливает отдельных норм. Ограничения устанавливаются для всего предприятия в целом: независимо от количества филиалов.

Рекомендации по работе с кассой обособленного подразделения:

• разделите документацию. Каждое подразделение должно иметь свою кассовую книгу, ПКО и РКО, отдельные от центрального офиса;
• установите порядок передачи денег между центральным офисом и обособленными подразделениями;
• проводите регулярные инвентаризации;
• четко определите ответственность в каждом филиале. Назначьте ответственное лицо, которое будет отвечать за соблюдение квот и правил;
• регулярно отслеживайте изменения в законодательстве. Нормы могут меняться, поэтому важно быть в курсе последних нормативных актов.

Превышение лимита кассы

В этом случае нужно принять меры, чтобы снизить лимит. Можно сдать часть наличных в банк или использовать безналичные расчеты.

К основным последствиям превышения денежных норм относятся:

• штрафы как для юридических, так и для физических лиц. Размер штрафа зависит от суммы превышения квот и других обстоятельств. Для юридических лиц: от 40 тыс. до 50 тыс. рублей, для индивидуальных предпринимателей: от 4 тыс. до 5 тыс. рублей;
• нарушение может стать поводом для дополнительных проверок со стороны налоговых органов;
• банки могут ограничить действия по расчетному счету фирмы за систематические нарушения.

Как избежать превышения лимита:

• используйте калькуляторы, консультируйтесь с бухгалтерами, чтобы определить точные нормы для фирмы;
• внедрите систему внутреннего контроля. Определите ответственных лиц, разработайте четкие инструкции учета и контроля;
• переведите расчеты в безналичный формат. Это не только поможет избежать превышения норм, но и повысит прозрачность и безопасность ваших действий.

Прием наличных

Прием наличных — важная часть работы многих предприятий. От того, насколько правильно организован этот процесс, зависит безопасность и прозрачность финансовых манипуляций.

Читайте по теме:

Кассовый метод учета доходов и расходов: кто может его применять

Как выбрать онлайн-кассу, которая подойдет именно вашему бизнесу

Выделим основные этапы приема наличных:

1. Перед приемом денег нужно проверить правильность оформления материалов, подтверждающих оплату (чеки, товарные накладные, акты выполненных работ).
2. Проверьте сумму финансов, которая получена от клиента. Используйте специальное оборудование или вручную подсчитайте деньги, чтобы исключить ошибки.
3. Оформите приходный кассовый ордер (ПКО), укажите дату, сумму, источник поступления денег, подпись получателя и ответственного лица.
4. Сдайте полученные деньги в кассу, после чего зафиксируйте остаток в книге учета доходов и расходов.

Соблюдайте правила безопасности. Прием средств должен проходить в безопасном месте, исключающем доступ посторонних лиц.

Регулярно проводите инвентаризацию, чтобы проверить правильность учета денег.

Следует убедиться, что все сотрудники, которые работают с финансами, знают и соблюдают установленные правила.

Используйте современные системы безопасности. Системы видеонаблюдения, тревожные кнопки, электронные замки повысят безопасность при работе с финансами.

Создайте систему внутреннего контроля, чтобы своевременно выявлять и предотвращать возможные нарушения.

Выдача наличных

Это процесс, который требует внимательности и соблюдения установленных правил, ведь именно от этого зависит финансовая стабильность предприятия.

Обратим внимание на основные этапы выдачи средств:

1. Перед выдачей нужно проверить материалы, которые подтверждают право на получение средств (доверенности, заявления, расходные ордеры).
2. Убедитесь в личности получателя, проверив его паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
3. Используйте кассовый аппарат, чтобы отсчитать нужное количество денег, это поможет избежать ошибок.
4. Оформите расходный кассовый ордер (РКО) с указанием даты, суммы, получателя, основания для выдачи, подписи ответственного лица и получателя.
5. Вручите деньги получателю после подписания РКО.
6. Сделайте запись в кассовой книге о выданной сумме, уменьшив остаток наличных.

Расскажем, как обезопасить выдачу средств:

1. Соблюдайте правила безопасности. Выдача денег должна происходить в безопасном месте, посторонних лиц при этом быть не должно.
2. Сохраняйте все документы, связанные с выдачей денег.
3. Используйте видеокамеры. Видеозапись может служить доказательством, если возникнут споры.
4. Внедрите систему внутреннего контроля для профилактики возможных нарушений.

Фото на обложке: Freepik