Как провести корпоративное мероприятие в формате VR: опыт Trello

Ночная поездка на каяках и зиплайнинг в тропическом лесу в Пуэрто-Рико. Гонки на картингах и запуск кулинарных соревнований. Строительство собачьих будок в пустыне Аризоны. Это лишь некоторые из мероприятий, которые Trello организовывала до пандемии.

По словам соучредителя Майкла Прайора, Trello занималась удаленной работой на протяжении большей части своего 10-летнего существования. И когда в 2021 году компания решила провести ежегодный корпоративный ретрит в виртуальном мире, ожидания были очень высокими.

Лиз Лири, менеджер по работе с сотрудниками Trello, была главным генератором идей для ретрита уже пять лет, с тех самых пор, как его начали проводить. Незадолго до Рождества 2020 года она в шутку предложила коллеге подарить ей гарнитуру Oculus Quest 2, чтобы они могли вместе пообщаться в виртуальной реальности. Руководство Trello уже проводило VR-встречи каждую пятницу.

«Мы просто подумали, что было бы забавно, если бы у всей команды были гарнитуры Oculus Quest 2, чтобы мы все могли пообщаться в виртуальной реальности и начать восстанавливать связь между нами», — говорит Лири.

Руководство Trello, включая Прайора, согласилось. Игры в VR могут выполнять ту же функцию, что и встреча в баре после работы, объясняет Прайор. Вы предполагаете, что идете за выпивкой, но на самом деле вы здесь, чтобы повеселиться и пообщаться со своими коллегами.

«Вы играете в VR-гольф, это основная цель, но тратите полчаса на то, чтобы снимать стресс, вызванный самыми разными вещами», — говорит Прайор.

После праздников Лири начала планировать мероприятие, которое должно было пройти в апреле 2021 года. Она помогала координировать покупку и распространение около 275 гарнитур Oculus. Все это происходило тайно: команда Trello распаковывала их вместе по Zoom.

Скриншот: Trello

Во время самого мероприятия сотрудники прошли через виртуальную копию нью-йоркского офиса Trello, построенную с помощью Frame, иммерсивной платформы для встреч от Virbela. После этого команда разделилась на группы, чтобы принять участие в турнире по мини-гольфу. Попутно менеджеры Trello узнали довольно много о том, как провести эффективное отступление VR-компании. Вот что они советуют.

Добавьте личные штрихи

Для Лири очень важно было правильно воссоздать виртуальный офис. Она тесно сотрудничала с инженерами Frame, которые уделяли внимание небольшим деталям, типичным для Trello. Виртуальный офис содержал копии муралов Trello и, самое важное, кофеварку для эспрессо. В виртуальном пространстве даже удалось внести деталь, отдающую дань уважения любимому сотруднику Trello, который скончался несколько лет назад.

Новые сотрудники познакомились с важной частью корпоративной культуры, а остальные наслаждались знакомой обстановкой. «Я хотела чего-то такого, что могло бы вызвать чувство связи, которого нам всем не хватало, — говорит Лири. — Нью-йоркский офис — это место рождения Trello, и важно, чтобы он был там».

Помните, что VR подходит не всем

VR может вызывать укачивание. Чаще всего это встречается у женщин и людей старше 40 лет. При планировании руководство Trello отнеслось к этому очень серьезно. Это одна из причин, по которой Лири выбрала Frame для дизайна офиса, потому что технология компании позволяет пользователям получать доступ к своему миру через браузер.

Она также транслировала финал турнира по мини-гольфу для сотрудников Trello, чтобы посмотреть его позже. «Я старалась быть очень внимательной, чтобы убедиться, что все мероприятия были инклюзивными», — добавляет она.

Некоторые люди могут быть в восторге от технологий VR, но у них мало опыта. Лири рассказывает, что часто общалась с персоналом, чтобы убедиться, что все готовы к мероприятию. Она собрала учебные материалы в Confluence, корпоративной вики, созданной материнской компанией Trello, Atlassian. Также она настроила доски Trello для отслеживания прогресса и запланировала демо-сессии, чтобы все могли опробовать гарнитуры.

Несмотря на все усилия, некоторые сотрудники все равно проигнорируют возможности для подготовки — кажется, что привычка пропускать обучающие электронные письма заложена в нас на генетическом уровне.

«Люди остаются людьми, и когда в компании более 200 человек, иногда кто-то просто не будет этого делать, — рассказывает представитель Trello Тэмми Лам. — В тот день, когда пришло время войти в систему, была суматоха».

Приготовьтесь к сбоям — даже если работаете в технической компании

После входа в виртуальный офис некоторые сотрудники Trello обнаружили, что парят под потолком и не могут спуститься. У других были проблемы даже с доступом в это пространство.

Когда у людей возникали проблемы с входом в VR-пространство, они обращались за помощью к своим коллегам. Вот почему так важно, чтобы кто-то оставался в реальном мире и помогал тем, кто в этом нуждается. Лири оставалась вне VR почти все время мероприятия, поэтому сотрудникам было к кому обратиться, если они столкнулись с техническими трудностями.

«Нужен кто-то за пределами виртуальной реальности, следящий за Slack, — говорит Лэм. — Как только люди выпадают из VR, у них нет возможности сообщить, что им нужна помощь, кроме как в физическом мире».

Лири провела опрос после мероприятия, и одним из главных выводов была необходимость вести параллельную трансляцию события в Zoom. Это может служить как технической поддержкой, так и перерывом для людей, перегруженных виртуальной реальностью. «Люди могут войти и подзарядиться, как в личном плане, так и применительно к гарнитуре», — говорит Лири.

Помните: никакой работы, только отдых

Корпоративный VR-ретрит не должен иметь ничего общего с работой. Это относится и к личным мероприятиям. Это лучший способ укрепить значимую связь.

Когда людям комфортно друг с другом, это приводит к творческому сотрудничеству.

При планировании подобного мероприятия целью должна быть случайная связь — те взаимодействия, которые нам так нужны и которые мы потеряли, когда пандемия сделала личные встречи небезопасными.

Прайор отмечает, что, хотя виртуальный офис создавал ощущение единения, людям было труднее естественным образом заводить разговоры. Это имеет смысл, сказал он, потому что в реальном мире коллегам комфортнее завязывать отношения вне офиса. Турнир по мини-гольфу больше располагает к непринужденной беседе.

Не каждая компания может купить гарнитуры для всех сотрудников, но Лири все равно призывает «тратить деньги». Необязательно вкладываться в Oculus, но нужно инвестировать в хорошо продуманные мероприятия. Это всегда того стоит, говорит она.

Источник.

Фото на обложке: G-Stock Studio / Shutterstock