Советы по использованию Google-документов от сотрудника Google

Когда Google Docs появился в 2007 году, это был простой и не обремененный большим количеством функций редактор документов. Сегодня он превратился в полноценный инструмент для работы, способный предоставить все возможности, необходимые для создания, совместной работы и быстрой публикации ваших идей.

Работая на должности менеджера продукта в Google, я не только помогала команде разработчиков создавать эти инструменты, но и сама ежедневно их использовала, часто для написания требований к продукту и его будущим функциям. Поэтому я, как видевший все это изнутри человек, могу рассказать вам о пяти советах, как использовать Google-Документы, Таблицы и Презентации в своей работе, о которых вы могли не догадываться.

1. Создавайте документы профессионального уровня в Google-Документах

Наверное, вы по привычке используете шрифт Arial, однако вообще в Google-Документах доступны более 600 шрифтов, не говоря уже о множестве шаблонов оформления, которые разработаны профессионалами и делают часть работы за вас. Поддерживаются встроенные темы, а также большое количество средств форматирования, о которых вы, возможно, и не знали.

Мы решили добавить эти функции для того, чтобы пользователи смогли без труда создавать красивые гармоничные документы и презентации. К примеру, можно быстро оформить все идеи со следующего собрания команды, выбрав на панели в верхней части домашнего экрана Документов шаблон записей с собрания.

Один из шаблонов для проведения собраний

2. Добавьте в Google Sheets мощные функции и сводные таблицы

Таблицы – это нечто большее, чем просто способ быстро свести данные в таблицу или список. В этом сервисе есть более 340 функций, десятки из которых не поддерживаются другими редакторами таблиц. К примеру, поддержка Google Translate позволяет автоматически переводить с одного языка на другой.

Мы также добавили в Таблицы расширенные возможности по работе со сводными таблицами. И в Документах, и в Таблицах существует поддержка пользовательских скриптов и продвинутых функций работы с API с помощью Apps Script, что является аналогом макросов от Google. Таким образом, если вам нужно обработать большой массив чисел, Таблицы могут вам с этим помочь.

3. Проводите презентации с помощью Google Slides

Удачно выступить на публике уже само по себе сложно, поэтому мы добавили несколько примочек, чтобы облегчить пользователю работу с аудиовизуальной частью.

Всего за несколько нажатий на смартфоне или планшете на iOS или Android вы можете вывести свою презентацию на любой экран с подключенным Chromecast или AirPlay. А если вы разговариваете по видеосвязи через Hangouts, в мобильном приложении можно проводить презентацию напрямую для ваших собеседников без каких-либо проводов и хлопот с настройкой оборудования.

Читайте по теме: Хотите научиться грамотной презентации? Следуйте этим пяти советам

Также мы добавили функцию Slides Q&A для того, чтобы вы могли вести диалог с аудиторией, а не просто вещать в одиночку. Функция вопросов и ответов позволяет участникам публиковать свои вопросы и высказываться по существу с помощью смартфонов, ноутбуков и планшетов через публичную ссылку. Это также помогает спикеру получать обратную связь в реальном времени.

Устали от попыток получить обратную связь через раздражающую ненадежную конференц-связь без поддержки видео, которую вы использовали раньше для собраний на расстоянии? Вот как для этих целей можно использовать функцию Q&A Slides:

4. Используйте Google-Документы в режиме офлайн

Мы движемся в эпоху повсеместного распространения интернета, но пока что это далеко от реальности. Именно поэтому Документы, Таблицы и Презентации в браузере Chrome на ноутбуках, равно как и приложения для Android и iOS, доступны без подключения к Сети.

Chrome даже может превентивно синхронизировать все ваши файлы, чтобы вы могли продолжить работу при незапланированном отключении от Сети. Корпите ли вы в кафе без Wi-Fi над написанием отчета или пытаетесь поймать прерывистый сигнал в самолете, чтобы завершить проект перед вылетом, Документы вас не подведут.

5. Подключите к Google Docs множество других приложений

В наше время рабочие процессы сильно усложнились, и люди используют для своих целей множество разнообразных приложений и сервисов. Именно поэтому на конференции Google I/O в этом году компания представила новые многофункциональные API для Документов и Таблиц. В течение следующих нескольких месяцев широкое взаимодействие с Таблицами или Презентациями смогут наладить Salesforce, SAP Anywhere, Sage, Anaplan, Asana, Trello, Prosperworks и другие сервисы. Для обычных пользователей это значит, что совсем скоро вам станут доступны все функции Google Docs, независимо от того, в каком приложении вы находитесь.

Сейчас мы используем машинное обучение для создания таких новых приложений Google, как сверхточный голосовой ввод или получение аналитики данных в один клик. Эти приложения помогут вашей продуктивности выйти на новый уровень, а вам самим – сохранять концентрацию на решении приоритетных задач.

Источник.

Материалы по теме:

Как планировать встречи с помощью календарей Google и OS X

Как посмотреть, что о вас знает Google

25 бесплатных расширений Google Chrome для оптимизации работы

6 способов справиться с завалом электронной почты

10 трюков для работы с Facebook

Видео по теме: