15 лайфхаков по оптимизации времени

Содержание:

• Используйте способ 10 минут
• Заведите Pomodoro
• Научитесь отказывать
• Наведите порядок
• Заполните канбан
• Составляйте чек-листы
• Соблюдайте правило 80/20
• «Съешьте лягушку»
• Придумайте ритуалы
• Исключите отвлекающие факторы
• Рационально используйте свободное время
• Посещайте меньше собраний
• Делегируйте
• Разбивайте время на блоки
• Не забывайте о здоровье

Пожалуй, каждый хотя бы раз сталкивался с нехваткой времени. В периоды напряженной работы, особенно в конце квартала или года совершенно непонятно, как все успевать и не уставать.

Мы не можем продлить сутки, но в наших силах оптимизировать время. Что это значит в сегодняшних реалиях? 

• Рационально использовать все ресурсы.
• Грамотно планировать задачи.
• Делегировать и распределять нагрузку.
• Поддерживать высокую эффективность.

Эти лайфхаки помогут упростить задачу и научиться все успевать.

Используйте способ 10 минут

Итак, вас ждет неприятная задача. Она наверняка отнимет много времени и ресурсов, и вам не хватает мотивации. Вы прокрастинируете или делаете что-то другое — проверяете почту, готовите презентацию или разбираете ящик стола, лишь бы оставаться занятым. Но на самом деле, самое сложное — это начать. Как же это сделать?

Найти мотивацию на такое короткое время несложно. И, вероятнее всего, этого будет достаточно, чтобы погрузиться в задачу и уделить ей час, а то и два. 

Заведите Pomodoro

Студент Франческо Чирилло не хотел долго сидеть над книгами. Ему пришла в голову мысль — выделить на занятия короткие одинаковые отрезки времени. Для этого он использовал кухонный таймер в виде томата (pomidori на итальянском). Так и появился метод Pomodoro. 

Со временем метод трансформировался и сейчас выглядит следующим образом: 

1. Составить список задач в порядке значимости. Их называют активными.
2. Завести таймер на 25 минут и сконцентрироваться на самой значимой из активных задач. Этот временной отрезок — «помидор». 
3. Спустя 25 минут сделать перерыв в 5-10 минут. После четырех «помидоров» делаем перерыв в 15-20 минут.
4. Продолжаем, пока не дойдем до конца списка.

Сегодня «метод помидора» популярен настолько, что в таймере больше нет нужды. Вместо него можно запустить приложение или расширение браузера, которое будет отслеживать статистику пользователя, напоминать об отдыхе и даже блокировать отвлекающие инструменты.

Научитесь отказывать

Как все успеть в жизни, если соглашаться на все просьбы? Безотказный человек готов взяться за любой проект, потому что не умеет сказать «нет» близкому человеку или клиенту. Особенно часто в эту ловушку попадают те, кто находится в начале карьеры. 

Научитесь правильно расставлять приоритеты и будьте честны с окружающими. Думаете, как все успевают работу в срок? Возможно, коллеги просто обращаются к тому, кто им не откажет.

Наведите порядок

Как оптимизировать рабочее время? Сделать так, чтобы все нужные файлы и инструменты были на своем месте и легко доступны. Разберите входящие письма на почте, загруженные документы в компьютере, кипу бумаг на столе и содержимое ящика стола. 

Несколько простых советов, которые упростят вашу цифровую жизнь:

• Выберите подходящую систему организации данных, например унифицировать названия папок по типу «ГОД.МЕСЯЦ.ДЕНЬ» и добавить ключевое слово. 
• Отпишитесь от ненужных рассылок. Добавьте метки, вкладки и папки или пропишите правила обработки писем.
• Удалите дублирующиеся фотографии и неиспользуемые приложения.

Теперь вас не будет отвлекать беспорядок на столе, а поиск необходимых файлов не займет много времени. 

Заполните канбан

Этот метод родом из Японии, а его название переводится как «вывеска» или «рекламный щит». Он помогает представить рабочие процессы в наглядной форме и с легкостью разобраться, как все успевать.

Итак, берем доску и разделяем ее на три столбца: «Сделать», «Делаю» и «Сделано». Формулируем задачи на стикерах и распределяем их по столбцам в зависимости от статуса. 

Канбан-доска не обязательно должна быть физической: сегодня этот инструмент встраивают во многие программы для планирования задач. 

Читайте по теме:

Как определить самое продуктивное время дня: способ от советника Google

Как выбрать работу исходя из того, сколько времени вы готовы ей уделять

Составляйте чек-листы

Как успеть сделать все дела, ни о чем не забыв? Составьте список дел.

Чек-листы — универсальный инструмент, который помогает двигаться к намеченной цели последовательно, не отклоняясь от графика и не упуская ничего из виду. 

Три разновидности чек-листов: 

• Трекер (для повседневных, постоянно повторяющихся процессов).
• «Прочитай и сделай» (для работы с проектами, служебных инструкций, памяток).
• «Сделай и проверь» (для контроля качества, подведения итогов, оценки соответствия техзаданию).

Подробнее о том, как составить чек-лист и оформить его, можно прочесть по ссылке.

Соблюдайте правило 80/20

Итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал следующий принцип: «20% усилий дают 80% результата, а 80% усилий — лишь 20% результата». Его также называют Закон Парето, Закон минимума важных действий или Принцип неравномерного распределения. 

Вот как применить его в тайм-менеджменте и оптимизировать время:

• Расставляйте приоритеты.

Составьте список всех дел на день и выберите те, что окажут наибольшее влияние на результат. Утром начинайте с них — это и будут те самые важные 20%. 

• Принимайте решения.

Определите проблемы и их причины, сгруппируйте их по категориям. Если некоторые проблемы находятся в схожих категориях, объедините их. Оцените, существует ли общее решение для нескольких таких проблем. Назначьте каждой проблеме свой вес в зависимости от ее влияния на бизнес. Выберите 20% главных проблем и решите их.

• Контролируйте качество.

Анализ и график Парето применяются в методологии контроля качества «Шесть сигм». График Парето наглядно демонстрирует данные и позволяет отследить, как уменьшить количество вариаций и повысить качество продукции.

«Съешьте лягушку»

Брайан Трейси — эксперт по саморазвитию, мотивационный спикер и автор десятков книг. Он советует начинать утро с «лягушки» — важной и неприятной задачи. Той самой, которую мы так любим откладывать на потом, занимая время прокрастинацией.

Рекомендации Трейси звучат так:

• Если важных задач две, начинайте с самой большой и трудной.
• «Съедайте лягушку» с утра, на пике энергии и концентрации.
• Беритесь за дело сразу и приучайте себя доводить его до конца.
• Выполняйте еще больше важных задач. Так вы спровоцируете выработку эндорфинов, а те помогут вам вызвать «положительное привыкание» к делу.
• Повторяйте, пока не отработаете технику.

Придумайте ритуалы

Парадокс: удаленная работа экономит время, но в домашней обстановке мы больше отвлекаемся. Поэтому каждый удаленщик хотя бы раз ломал голову, как распределить время, чтобы все успеть.

Решение — создать ритуал, который заменит вам дорогу в офис. Он может включать следующие этапы:

• Сделать зарядку или прогуляться.
• Переодеться.
• Сесть за рабочий стол (план минимум — переместиться из постели в кресло).
• Написать список дел на день.
• Включить плейлист для концентрации (подойдет любая фоновая музыка).

Утренний ритуал позволит «переключаться в рабочий режим» и концентрироваться на задачах, а не домашних хлопотах.

Исключите отвлекающие факторы

Телефон, почта, социальные сети, посторонние звонки — стоит отвлечься на минуту, и вам потребуется сделать усилие, чтобы вновь сконцентрироваться на работе. И при этом вы упустите ценное время. Как успеть все и не отвлекаться? 

• Проанализируйте, что вас отвлекает.

Для этого можно делать записи в течение дня или проверить статистику использования приложений в смартфоне.

• Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Отключите уведомления, выделите специальное время для разбора почты и звонков, ограничьте использование нерабочих приложений и сайтов. Наконец, закройте дверь в кабинет.

• Откажитесь от многозадачности.

Постоянное переключение между задачами и множество мелких решений перегружают нашу нервную систему. Даже если вы закрыли отчет и начали готовить письмо, мозг, вероятно, продолжает обрабатывать полученную информацию.

По словам Эрла Миллера, профессора нейробиологии в Массачусетском технологическом институте, уже само пребывание в ситуации потенциальной многозадачности способно снизить IQ на 10 баллов.

Рационально используйте свободное время

Каким бы плотным не было расписание, иногда в нем появляются промежутки свободного времени, когда мы не заняты ничем. Путь на работу, ожидание перед выездом в аэропорт, время в очереди, занятия на тренажере — все это время можно провести с пользой, а не листать соцсети, размышляя, как все успеть за день.

Вот примеры того, что можно сделать в короткие промежутки свободного времени.

За 2 минуты можно… 

• Разобрать письма и сообщения.
• Записать несколько идей, возникших в течение дня.
• Поднять настроение близкому человеку.
• Расширить профессиональные связи — написать короткое письмо или сообщение в социальной сети.

За 5 минут можно…

• Помедитировать или выполнить дыхательные упражнения.
• Начать сложный проект, который давно не удалось сдвинуть с мертвой точки (см. способ 10 минут).
• Сделать запись в личном дневнике.
• Прочесть сохраненную на потом статью.

Читайте также: 

10 привычек, которые крадут рабочее время

Цветные коробки: методика позиционного управления в ИТ

За 15 минут можно...

• Сделать зарядку и принять душ.
• Написать черновик статьи или книги.
• Позвонить кому-то близкому.

Такие списки дел можно составить заранее. Этот простой, но эффективный способ — пример того, как всегда все успевать.

Посещайте меньше собраний

В некоторых организациях принято собирать встречи по каждому поводу. Однако многие работники считают их тратой времени. Разберемся, как оптимизировать время и сделать собрания продуктивными.

• Поговорите с командой.

Возможно, слишком частые встречи мешают работе.

• Составьте правила.

Договоритесь, кто готовит повестку дня, с каким интервалом будут проходить собрания и сколько человек должны в них участвовать. Например, в Amazon действует правило двух пицц: чтобы встреча была эффективной, присутствовать должно ровно столько людей, сколько можно накормить двумя пиццами.

• Поощряйте неформальную коммуникацию.

Многие встречи можно заменить письмом или телефонным звонком.

Делегируйте

Как люди все успевают, пока вы все время задерживаетесь на работе? Возможно, ваши коллеги успешно делегируют задачи. 

Совсем не обязательно передавать ответственный проект стажеру. Разбейте задачу на блоки. Освободите себя для серьезных задач, а сбор первичной информации, звонки или обработку писем можно переложить на сотрудника.

Это относится и к домашним делам. Если вы знаете, что в конце квартала вы будете загружены на работе, попросите близких о помощи.

Как успевать все дела и делегировать правильно, читайте по ссылке.

Разбивайте время на блоки

Выделите четкие промежутки времени, в которые вы будете делать зарядку, собираться на работу и отвечать на письма.

Запланируйте отдельные блоки для глубокой работы. Не забудьте внести в план дня время на отдых — ведь именно он позволяет восполнить ресурсы, чтобы быть продуктивнее и креативнее.

Не забывайте о здоровье

К сожалению, волшебной таблетки не существует. Только здоровый образ жизни поможет улучшить концентрацию, память и энергию. Уделяйте внимание своему самочувствию, не забывайте высыпаться, заниматься спортом и полноценно питаться.

Как все успевать работающей женщине и матери, начальнику, студенту или школьнику? Задача не из легких. В этой статье описаны приемы и методы, которые упростят жизнь, позволят организовать свое время и упростят рабочую нагрузку.

Фото на обложке: Unsplash