Цветные коробки: методика позиционного управления в ИТ

Никакого секрета здесь нет 

В чем секрет людей, которые, как нам кажется, все и всегда успевают? На самом деле, ни в чем. Просто потому, что они успевают не всегда и не все, это технически невозможно. Например, в рамках проекта ИТ-задач всегда будет больше, чем рабочего времени. 

Поэтому, чтобы хоть как-то выполнять возложенный на вас объем работы, нужно задействовать технику разделения времени, основывая ее даже не на приоритете, а на позиции, которую занимает проектная задача.

Можно выделить три основных стратегии управления задачами и временем:

• Стохастическое управление — по наитию, как получится, ставим на удачу. Самая распространенная и самая плохая стратегия.
• GTDGetting Things Done — микроменеджмент рабочего времени, учет и контроль каждой минуты.
• Управление по приоритетам — та самая позиционная классификация. Оптимальная стратегия с точки зрения продуктивности.

Принцип действия 

Методика Управления по приоритетам основана на работе с двумя базовыми сущностями.

• Задача 

Задача не обязательно находится в периметре конкретного проекта, может быть автономной. Она представляет собой описание ситуации в сочетании с предполагаемым или ожидаемым действием по этой ситуации.

• Коробка

Это совокупность задач определенного класса. Причем класс устанавливается, исходя из позиции, которую занимает исполнитель на текущей стадии работы над задачей. Коробки делятся на несколько видов для применения к ним индивидуальной стратегии и тактики действий, каждая маркируется своим цветом.

«Красная коробка» — склад будущих проблем

Пороховой погреб, в котором инструкция «Не курить» соблюдается не всегда.

Будущая проблема означает, что на проекте ожидается потенциально неприятная, может быть опасная или даже аварийная ситуация с какой-то его составляющей. И ее решение зависит не от вас, а от других участников проектной коммуникации.

Возможная позиция — ожидание и какие-то предварительные заготовки по решению проблемы.

«Оранжевая коробка» — склад уже возникших проблем

Лесной пожар.

Проблема уже возникла и должна быть разрешена к определенному сроку или событию. Решение зависит не только от вас, но и от других участников проектной коммуникации.

Читайте также: Три мифа о тайм-менеджменте, которые мешают работать

Часть решения уже подготовлена или реализована, информация лежит в коробке. Недостающие части должны поступить от других участников, но нужен ваш контроль.

Коробка пополняется при поступлении входящих, ее нужно периодически проверять и напоминать другим участникам.

«Синяя коробка» — склад текущих простых задач

Текущие дела.

Здесь изначально и полностью понятно, что и как делать, решение зависит от вас. Может недоставать каких-то технических деталей, но спешить некуда, сроки не горят.

В паузах между горящими задачами коробка просматривается, выбирается задача из нее, которая далее выполняется. Это верхний слой бэклога.

«Зеленая коробка» — склад отложенных решений

Вся необходимая информация по проблеме от других участников проекта есть.

Решение полностью зависит от вас, остается дать ему «зеленый свет». Но никакой спешки нет, и решение должно немного отлежаться, чтобы не возникало суеты.

Коробка периодически просматривается, можно выбирать элементы, которые уже отлежались, и давать им ход. 

«Желтая коробка» — склад идей и добрых намерений

Сюда помещаются не проблемы, а идеи для будущей проработки.

Идея может оказаться несостоятельной, несвоевременной или ненужной. При появлении идеи не ленимся кратко записать и положить ее в эту коробку. Фактически, это глубокая перспективная часть бэклога.

«Белая коробка» — буфер коротких операционных задач, то, что нужно выполнить в течение текущего рабочего дня

Под его конец разгребаем все, что там есть, коробка должна остаться пустой. Для этого отводим последний час рабочего дня.

Читайте по теме: Таймбоксинг: техника тайм-менеджмента, которая подходит всем

«Черная коробка» — мемориальное кладбище

Проблемы, задачи, идеи — работать по которым мы не будем.

Причины этому могут быть самыми разными, но по каждому эпизоду они должны быть записаны.

Как это работает

Любые задачи и проблемы по ходу работы над ними в рамках проектной коммуникации или просто с течением времени могут перемещаться из одной коробки в другую. Например, возможен маршрут: «Красная → Оранжевая → Зеленая». 

Работа с содержимым каждой из коробок регламентируется двумя способами:

1. По триггеру — поступление новой входящей информации → запись задачи или изменение позиции.
2. По расписанию — периодическая проверка или инвентаризация содержимого коробки, выполнение действий.

Полностью выполненные и закрытые задачи и проблемы попросту удаляем, вечный архив не требуется. 

Инструментальные средства для работы с задачами можно взять практически любые. Подойдет банальная записная книжка с цветными закладками или ведение списка в редакторе MS Word. 

Кейс №1. Эксплуатационная задача, которая «слегка заблудилась»

Вводная: заказчик обращается с задачей — нужно обновить платформу, об этом просит ЗУП КОРПтиповое бизнес-приложение «1С: Зарплата и управление персоналом КОРП». Никакой другой информации не поступает.

Задача рядовая — по идее, это «синяя коробка», нужно просто дать добро. Однако, зная характер и квалификацию эксплуатационной службы, мы сразу же перекладываем задачу из «синей коробки» в «красную».

Рано или поздно приходит сообщение: «У нас все сломалось, ничего не работает». Задача переходит в разряд проблемы — они что-то сломали и не могут объяснить, что именно. Перекладываем в «оранжевую коробку».

Далее — экспресс-расследование. Мы понимаем, что и как сломалось, теперь нам нужно дать четкую инструкцию и убедиться, что они ее правильно поняли. Цвет из «оранжевого» превращается в «синий», поскольку это уже плановая работа. Через три итерации общения ситуация закрыта, цвет меняется на «зеленый».

Кейс №2. Задача разработки информационной системы с нуля

У любого проекта должен быть контракт. Но контракт не заключен, а времени остается все меньше. Это «красный» цвет. Что мы делаем с «красной коробкой»? Постоянно напоминаем всем, от кого зависит движение задачи, что сама себя она не выполнит.

Пока заказчик думает и пытается назначить ответственных, мы не сидим на ровном месте, а изобретаем решения, то есть нам нужны идеи, цвет коробки становится «желтым».

Читайте также: 10 лайфхаков от топ-менеджеров, которые все успевают

Когда все сроки вышли и три комитета на стороне заказчика наконец-то договорились, на разработку системы осталось пять рабочих дней, цвет «очень оранжевый». Но поскольку мы заготовили идею, отработали ее на прототипе, то спокойно переходим в рабочий режим и делаем финальную версию системы — «синяя коробка».

Нет такой информационной системы, которую нельзя было бы разработать за условные выходные, но только если вы очень хорошо подготовились.

Кейс №3. Жизненный цикл архитектурно-управленческой задачи по разработке

Первая фаза — системный или бизнес-анализ, выявление потребности (опережающее), формулировка первого приближения. Предмет разработки — очень сложная, технологическая конфигурация 1С с большим количеством заинтересованных архитекторов и руководителей.

Задача не находит сторонников, ресурсы требуются на что-то более важное, вся проделанная на этапе генерации идей работа отправляется в мемориал («черная коробка»).

Но время идет, потребность никуда не исчезает, сделанная на этапе «желтого» цвета работа тоже никуда не исчезла, а «memorial» означает еще и «память». Поэтому, когда приходит время следующей большой задачи, мы извлекаем идею из памяти, немного меняем формулировки и аргументацию, и на этот раз запускаем проект в реализацию. 

А дальше — задача в «синей коробке», то есть нужно превратить идею в готовый программный продукт.

Заключение

В современных условиях управления рабочим временем и задачами важно применять эффективные методики. Позиционная классификация — проверенная практикой методика, одно из основных преимуществ которой заключается в возможности гибкой настройки под себя, наглядности и относительной простоте исполнения. 

Необходимо помнить, что ее применение не снимает необходимости отслеживания личного расписания сотрудника, одна из важных задач здесь — умение синхронизировать работу по ней с личным расписанием. 

Но это — тема, требующая отдельного рассмотрения.

Иллюстрация предоставлена автором

Фото на обложке: Unsplash