Колонки

Пренебрежение подготовкой и слишком много интерактива: 11 типичных ошибок при запуске онлайн-ивентов

Колонки
Александр Альперн
Александр Альперн

CEO и основатель Webinar.ru, COMDI и We.Study

Ольга Лисина

Даже самое грандиозное по замыслу и концепции виртуальное мероприятие может стать провальным из-за недостаточно тщательной подготовки или отсутствия у организаторов опыта в сфере лайв-трансляций.

Александр Альперн, CEO и основатель Webinar.ru, COMDI и We.Study, рассказывает о типичных ошибках и способах их избежать. 

Пренебрежение подготовкой и слишком много интерактива: 11 типичных ошибок при запуске онлайн-ивентов

Сегодня в онлайне проходят театральные представления, модные показы и даже крупные бизнес-мероприятия вроде Apple WWDC. Индустрия онлайн-ивентов развивается стремительно, особенно в части видеостриминга. По оценкам Go-Globe, на этот формат придется более 80% всего интернет-трафика в конце текущего года, а PR Newswire предрекает рост объема рынка до $70 млрд. Это на $40 млрд больше, чем пять лет назад. 

Онлайн-трансляции позволяют охватить широкую аудиторию при более низких издержках. Однако организация таких ивентов требует не меньше усилий, чем в офлайне.

Рассказываем о типичных ошибках и о том, как их избежать.

Организационные ошибки

Ошибка №1. Действие по протоколу офлайн-мероприятий

Недостаточно подготовить техническую составляющую и запустить трансляцию. Онлайн-формат требует особого подхода к привлечению и удержанию внимания пользователей. 

В основе лежит тщательно продуманный контент. Его должно быть намного больше, чем для офлайн-мероприятий. Это позволит поддерживать динамику и не даст пользователям заскучать. Например, лайв-включения могут сменяться записанными докладами или интервью. 

Так, структура форума SAP NOW в онлайне состояла из открывающей пленарной сессии со спикерами, шоу-кейсов, деловой части (нетворкинга) и закрывающей пленарной сессии. Решение не только открывать, но и закрывать мероприятие живыми выступлениями спикеров позволило увеличить интерес участников и чаще возвращать их к событию в течение дня.

Ошибка №2. Слишком много интерактивов 

Конкурсы, опросы, розыгрыши — хороший, а главное эффективный способ повысить вовлеченность, которая традиционно ниже по сравнению с офлайном. Например, организаторы Mercedes-Benz Fashion Week Russia совместно с TikTok параллельно с основной программой провели онлайн-курс с воркшопами от дизайнеров и fashion-экспертов. Однако не стоит перегружать мероприятие ненужными активностями. Это может мешать потреблению основного контента.

Ошибка №3. Сложный сайт с множеством инструментов для нетворкинга

Лайв-трансляции — относительно новое явление для ивент-индустрии, к которому пользователи только привыкают. Лучше придерживаться принципа «чем проще, тем лучше». Достаточно обеспечить базовые инструменты: чат, вопросы спикеров, опросы аудитории, подключение вебинарных комнат и Telegram-каналов.

Ошибка №4. Излишняя экономия

Не секрет, что онлайн-ивенты обходятся дешевле офлайновых, но чрезвычайно низкий бюджет может привести к потере качества трансляции. За хорошей «картинкой» всегда стоит команда профессионалов и качественное оборудование, а это стоит денег.

Ошибка №5. Пренебрежение подготовкой

Вне зависимости от формата мероприятия, репетиции, которые часто затягиваются на несколько дней, действительно необходимы. 

В онлайне очень много нюансов, которые нужно проработать:

  • наладить техническое подключение с каждым спикером; 
  • объяснить, как присоединиться к трансляции, как выйти в эфир, как сидеть в кадре; 
  • протестировать оборудование;
  • «прогнать» сценарий (лучше несколько раз);
  • и даже забрифовать спикеров на внешний вид, постановку камеры и освещение — вплоть до того, какую рубашку надеть, чтобы вписываться в формат ивента.


Shutterstock / fizkes

Ошибка №6. Игнорирование тайминга

Помимо того, что несоблюдение графика грозит срывом организации мероприятия, затянутые выступления могут привести к тому, что зритель заскучает и покинет трансляцию. Чтобы оценить оптимальное время лайв-ивента, можно сделать опрос целевой аудитории. 

Например, JUG Ru Group (компания, специализирующаяся на IT-стримах) по результатам опросов реорганизовала свои двухдневные конференции в четырехдневные.  


Технические неполадки

Ошибка №7. Отсутствие регламента действий на случай технического сбоя 

С ними сталкиваются не только новички, но и монстры живого вещания. Например, с каналом Fox случился курьез: во время прямого эфира прогноза погоды в некоторых регионах температура превышала 2000°F. 

Нужно всегда иметь прописанный регламент действий на случай прекращения электропитания, проблем со звуков, маршрутизатором, сбоем сервера и т.д. Команда техников должна быть наготове.

Ошибка №8. Вера в то, что аудитория все поймет и простит, ведь с кем не бывает

На самом деле низкое качество отпугивает зрителей. По данным TechRadar, более половины пользователей покинут стрим с плохим изображением в течение 90 секунд или быстрее. 

Необходимо правильно расставить приоритеты и отказаться от сторонних функций в пользу основных. Например, несколько чатов или бар с диджеем в Zoom при низком качестве прямой трансляции вряд ли привлекут и удержат большое количество зрителей. 

Даже крупные игроки рискуют потерять аудиторию: например, пользователи YouTube обеспокоены низким качеством изображения текущих и предстоящих трансляций. А американская телевизионная сеть Showtime несколько лет назад столкнулась с исковым разбирательством из-за качества стрима и проблем с буферизацией. 

Избежать этого поможет оптимизация видео под устройства целевой аудитории. Можно устраивать опросы по поводу используемых устройств в чате мероприятия.

Ошибка №9. Пренебрежение возможными мощностями поставщика услуг

Количество регистраций на онлайн-мероприятиях превосходит аналогичные ивенты, проходящие в офлайне, минимум в два раза при росте конверсии с 30% до 50–60%. Чтобы не разочаровать аудиторию качеством трансляции, важно не только убедиться, что платформа может выдержать тысячи пользователей, но и транслировать качественную картинку. 

Можно, например, прибегнуть к студийной съемке в павильоне с профессиональным телевизионным оборудованием. При этом нужно обратить внимание на резервацию дата центров, CBD-сетей и другую критически важную техническую инфраструктуру.  


Проблемы с безопасностью

Ошибка №10. «Кибератаки нас не коснутся»

Техническая безопасность — важный момент, который нельзя пускать на самотек. Хакеры могут получить доступ к мероприятию, транслировать собственный неэтичный контент или даже полностью или частично вывести из строя интернет-ресурс (DDOS-атаки).

Кроме того, могут пострадать пользователи, как это однажды случилось в результате утечки конфиденциальной информации со стриминговой платформы Twitch.

Ошибка №11. Выбор ненадежной платформы

Громкие разбирательства с утечкой информации периодически занимают первые полосы новостных-ресурсов. Стоит вспомнить недавний скандал с платформой Zoom, которая теперь запрещена в ряде крупных российских компаний. Важно убедиться в добросовестности поставщика услуг, чтобы не нанести урон собственной репутации. 

Как достичь максимума

Несмотря на то что ошибки — нормальная составляющая повседневности, их всегда можно минимизировать. 

  1. Тщательно спланируйте сценарий и четко следуйте ему. Никто не любит слишком затянутые выступления — разбавьте их небольшим количеством интерактива. 
  2. Откажитесь от излишеств. Это касается инструментов нетворкинга и самой программы. Лучше потратить средства на первостепенные аспекты:  достаточное количество контента, высокое разрешение изображения и хорошее соединение.
  3. Репетируйте и еще раз репетируйте. Подготовки мало не бывает. Особенно если у мероприятия сложная структура, несколько локаций и десятки спикеров. Используйте чек-листы, чтобы ничего не упустить. 
  4. При составлении бюджета придерживайтесь принципов разумной достаточности, но не экономьте. 
  5. Выбирайте надежную платформу. В первую очередь нужно обращать внимание на техническую составляющую (наличие необходимых функций, мощность, защиту от кибератак) и репутацию. 
  6. Профессиональная команда с достаточным техническим бэкграундом is a must. Неполадки случаются даже у лидеров индустрии. Но они не так страшны с высококвалифицированной поддержкой, которая сможет быстро все исправить. 

Организация онлайн-мероприятий не ограничивается приобретением необходимого оборудования и установлением соединения. Важно создать комфортные условия для всех участников, включая зрителей, спикеров и самих организаторов.


Фото на обложке: Shutterstock / metamorworks

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как организовать онлайн-мероприятие: восемь советов от Microsoft
  2. 2 Контент, картинка и кошачья памятка: как организовать онлайн-событие, не похожее на пижамную вечеринку
  3. 3 Как перевести мероприятие в онлайн за 48 часов

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ВОЗМОЖНОСТИ

14 июля 2020

FoodTech

15 июля 2020

NeuroTech

15 июля 2020

Criec