Валютные контракты: как компаниям правильно с ними работать и не нарваться на штрафы

Не поставили на учет в банке валютный контракт

Валютные контракты ставятся на учет, если их общая сумма превышает:

• 3 млн рублей по импортным, смешанным или кредитным договорам,
• 10 млн рублей по экспортным договорам.

Как только общая сумма валютных контрактов достигла этих показателей, их нужно регистрировать как объект валютного контроля в своем банке.

Сделать это полагается в течение 15 рабочих дней после достижения указанной общей суммы контрактов.

Вести контроль таких договоров должна компания-резидент РФ.

Многие предприниматели забывают о том, что это их обязанность: кейсы с подобными нарушениями встречаются очень часто.

Штрафы – от 50 до 100 тыс. рублей.

Чтобы избежать таких ситуаций, советуем вести таблицу учета валютных контрактов. Туда вносят уникальные номера контрактов, суммы, вид валюты и другие данные.

Пример простейшей таблицы учета в Excel без использования специальных сервисов. То, что казначей может сделать из подручных средств

При небольшом количестве контрактов это можно делать самостоятельно в виде таблицы с удобной фильтрацией данных. Если контрактов много – лучше автоматизировать валютный учет с помощью продуктов 1С.

Не внесли вовремя корректировки в контракт

Компании обязаны отчитываться обо всех изменениях по валютным сделкам.

Организация-резидент должна проинформировать органы валютного контроля, если изменились такие данные:

• название у одного из участников сделки,
• его юридический адрес,
• КПП,
• сроки поставок.

Здесь перечислены наиболее распространенные изменения, но необходимость оповещения контролирующих органов обязательна и для других обновившихся условий контракта. 

Уточняющие документы следует предоставить в течение 15 рабочих дней после внесения изменений в договор. Форма подачи любая – на бумаге или в электронном виде через клиент-банк. За несоблюдение сроков полагается штраф. 

Пример 

У компании из КНР, с которой работает российская обувная фабрика, изменилось название. Соответствующие изменения в договор были внесены 4 апреля 2023 года. Банк следует уведомить об этом не позднее 25 апреля 2023 года, чтобы не получить штраф. 

Не передали вовремя сведения о валютной операции в банк

Когда на счет компании поступает экспортная выручка, банк проверяет законность операции и запрашивает документы. Если все хорошо, деньги переводятся с транзитного счета на валютный.

Читайте также: Как в 2023 году платить банку за ВЭД меньше

Для одобрения банка необходимо за 15 рабочих дней подать документы и информацию по сделке. В противном случае банк сообщит налоговой службе о нарушении, что может грозить штрафом. 

Пример

Российское PR-агентство получило от клиента из ОАЭ $10 тыс. за оказание услуг в рамках месячного договора сотрудничества 28 июля 2023 года. Уведомить банк об этой операции агентство должно будет подать до 18 августа. Если позже, компании за подобное нарушение могут выписать штраф от 40 до 50 тыс. рублей. 

Выручка в рублях зачисляется автоматически, но о таких поступлениях тоже нужно отчитываться перед банком в течение 15 дней. Такая же ситуация по возврату авансов от поставщика.

Читайте по теме: 4 способа законно принимать платежи от иностранных клиентов

Требуют отчетов факты списания валюты или рублей в пользу нерезидента со счета резидента, открытого в иностранном банке, а также поступление денег на такой счет. Документы нужно предоставить не позднее, чем через 30 дней после окончания месяца, в котором прошла эта операция.

С опозданием подали в банк справку о подтверждающих документах (СПД)

По контракту, стоящему на учете, на каждый закрывающий документ нужно оформить СПД (справку о подтверждающих документах) и отправить ее в банк.

• Срок – 15 дней после последнего дня месяца, в котором были оформлены подтверждающие документы.
• Вид подтверждающего документа (акт, товарная накладная, таможенная декларация) обычно прописывается в контракте.

Пример

Компания получила от иностранного контрагента товарную накладную, датированную 16 июня 2023 года. Значит, СПД следует оформить не позже 21 июля. 

Пропустили срок получения по контракту денег от иностранного покупателя

Другими словами, иностранный партнер вовремя не расплатился с компанией из России. Это будет расценено как изменение условий договора, о которых банк не проинформировали.

Если контрагент расплатился после даты, указанной в договоре, нужно:

1. Заключить дополнительное соглашение с указанием новых сроков оплаты.
2. Затем подать его в банк.

Таким же способом необходимо поступить, если поставщик опоздал с возвратом аванса за непоставленный товар или неоказанную услугу.

Не проверили нерезидентов

Иногда бухгалтеры в общем потоке договоров не замечают партнеров-нерезидентов и не ставят на учет в банке контракты с иностранными компаниями.

Например, компания находится в одной из стран СНГ, все документы на русском языке, фамилии учредителей или руководителей русские, платеж в рублях. Такие сделки бухгалтер может не заметить.

Читайте по теме: Как проверить контрагента? Подборка сервисов

Если их немного, самый простой совет – проверять страну контрагента. В случае большого потока подобных документов стоит задуматься об автоматизации.

Что должен учитывать предприниматель

Лишь единицы среди предпринимателей профессионально разбираются в бухгалтерии. А валютные платежи – это вообще отдельная тема даже для бухгалтеров. Участок очень сложный, тем более сейчас к нему повышенное внимание со стороны контролирующих органов.

Чтобы предпринимателю свести к минимуму риски при совершении валютных операций, можно воспользоваться этими рекомендациями:

1. Иметь в штате или привлекать внешних сильных специалистов, так называемых валютных казначеев.
2. Следить за тем, чтобы все валютные контракты вовремя ставились на учет в банке. В этом помогут таблицы Excel или специальное ПО.
3. Помнить о том, что с иностранными контрагентами следует сохранять всю переписку. Она поможет избежать штрафа или свести его к минимуму по валютным контрактам, если будет доказано, что предприниматель не бездействовал и требовал провести оплату вовремя.
4. Не стесняться и обращаться к менеджеру своего банка по вопросам, связанным с валютными операциями. Банки оказывают сопровождение подобных сделок. 

Иллюстрация предоставлена автором

Фото на обложке: Shutterstock / Dragana Gordic