«У нас больше нет отдельной комнаты под архив»: как компания внедряла кадровый ЭДО

Содержание:

• Как найти КЭДО для себя
• Как перейти на Кадровый ЭДО 
• Этапы перехода на КЭДО
• Запуск КЭДО
• Доступный функционал
• Риски при переходе на кадровый электронный документооборот
• Напоследок

Как найти КЭДО для себя

Поиск в интернете

Вы можете использовать поисковые системы, Google или «Яндекс», для поиска поставщиков кадрового электронного документооборота.

Введите соответствующие ключевые слова, например:

• «поставщик кадрового электронного документооборота»;
• «Система кадрового документооборота».

Изучите предложения разных компаний, работающих в этой области.

Рекомендации от коллег или партнеров

Вы можете обратиться к своим коллегам или партнерам и спросить, какие системы они используют для кадрового электронного документооборота и почему. Они могут порекомендовать вам поставщика, с которым уже имеют опыт работы.

Участие в специализированных мероприятиях

Посещение выставок, конференций или индустриальных мероприятий в области HR и кадрового документооборота может помочь вам встретить поставщиков и узнать о их продуктах и услугах.

Читайте по теме: О чем нужно знать при работе с электронным документооборотом

Чтение отзывов пользователей

Просмотр отзывов и рейтингов от других пользователей о поставщиках кадрового электронного документооборота на специализированных сайтах или форумах может помочь вам сделать более осведомленный выбор.

Ваше действующее программное ПО

Не исключено, что у вас есть та самая «кнопка», при нажатии на которую откроется блок обмена документов со своими сотрудниками. Или если у вас есть менеджер, который сопровождает ваше ПО, можно обратиться к нему с вопросом, есть ли у них такой функционал.

Помните, что перед выбором поставщика кадрового электронного документооборота важно провести анализ своих потребностей и требований и ознакомиться с предлагаемыми функциональностями и решениями каждого поставщика.

Как перейти на Кадровый ЭДО 

На рынке сейчас есть 12 основных поставщиков, всех их с легкостью можно найти в интернете. Функционал у всех примерно одинаковый, вся разница:

• в цене на сам сервис,
• скорости,
• стоимости внедрения,
• интерфейсе,
• возможности интегрировать КЭДО с другими системами, например, с популярной у кадровиков 1С. Нам такая интеграция не пригодилась, потому что мы 1С не использовали, но знаем, что она есть. 

И первое, что требуется — это выбрать систему, которая вам по душе. Потом выбрать подписи, которые будут использовать ваши сотрудники и, наконец, подготовить все юридические документы. После подписания документов начать приобретение и внедрение.

Этапы перехода на КЭДО

Подготовить юридические документы:

1. Положение о кадровом электронном документообороте.
2. Уведомление о переходе на КЭДО для работников компании.
3. Соглашения между участниками электронного взаимодействия.
4. Инструкция сотруднику по защите электронной подписи и Личного кабинета

На их изготовление и подписание со всеми сотрудниками у нас ушло буквально пару недель, потому что типовые положения, соглашения и уведомления нам предоставили сами разработчики системы. Мы с нашим юристом их доработали и отдали на подпись сотрудникам.

Выбрать подписи

Далее нужно выбрать подписи, которыми сотрудники будут пользоваться.

Мы остановились на неквалифицированной ЭП:

• Она универсальна, то есть подходит для любых кадровых документов.
• Она защищена, так как выпускается с помощью криптографии, как и квалифицированная ЭП.
• Ее легко выпустить прямо с рабочего места без визита в УЦ.
• Можно хранить на носителе, в облаке или телефоне.

Директор подписывал со своей стороны квалифицированной подписью.

Кстати, как мы выяснили, отдельную подпись для этого выпускать не нужно, подойдет та, что используется для сдачи отчетности.

Еще из плюсов системы КЭДО — это доверенности. Изначально сам директор подписывал все кадровые документы, потом делегировал с помощью электронной доверенности этот вопрос на бухгалтера — она у нас занимается кадровыми документами, и теперь «его рукой» сама все подписывает.

Запуск КЭДО

После того как вы подпишите последние бумажные документы, нужно будет зарегистрировать сотрудников. Некоторые системы позволяют загружать карточки сотрудников с ФИО и должностями, предположим, из 1С. 

Потом необходимо настроить права. Как правило, они делятся на три группы:

1. Рядовые сотрудники могут подписывать свои документы и создавать заявления;
2. Руководство может подписывать документы сотрудников, свои, создавать документы и заявления;
3. Топ-менеджмент может все.

Следующий шаг в любой системе КЭДО — это настройка маршрутов подписания. Это специальные правила, по которым будет ходить документ.

Мы загружаем в маршрут документ, показываем ему какие поля необходимо заполнить и какими данными, прорисовываем маршрут и сохраняем. И теперь документ всегда будет ходить именно этим путем.

Практически во всех системах на рынке есть такая настройка. Единственное, что в некоторых системах это написание кода, в нашей же это просто настройка с помощью алгоритмов.

Доступный функционал

Во всех системах кадрового ЭДО есть множество функций. Вот самые популярные из них:

1. Трудоустройство.
2. Внутренние инструкции, регламенты и ЛНА.
3. Перевод.
4. Оформление отпуска, в том числе оформление графика на всю компанию. У нас есть правило, что два сотрудника из одного отдела не могут вместе пойти в отпуск. При внедрении системы мы прописали это правило, и если оно нарушается, сотруднику приходит уведомление «Извините, эти даты уже закреплены за Ивановым И.И., просим выбрать вас другие даты». Это очень удобно, так как сотрудник никого не отвлекает.
5. Оформление больничного.
6. Оформление отпуска за свой счет.
7. Увольнение.
8. Запросы справок. Например, сотрудник может запросить копию своего трудового договора, справку о заработной плате, выписку из трудовой книжки.
9. Запросы на подпись нетрудовых документов. Мы в компании зовем это «джентльменские соглашения». Как правило, эти соглашения мы используем, когда сотрудник тестируется на новую должность. В них мы прописываем условия, при которых он займет эту должность на официальном уровне. Подписывается оно между руководителем и сотрудником, чтобы один не менял правила посередине игры, а второй с ними был ознакомлен.

Этот функционал доступен во всех представленных на рынке системах. Штату запросы доступны не только с рабочих компьютеров, но и с планшетов и смартфонов.

Благодаря возможности доступа к кадровым документам из мобильного устройства, можно в любое время и в любом месте получить нужную информацию или выполнить нужные действия. 

Читайте по теме: Как избавиться от бумажных документов: инструкция для работодателей

Где-то через полгода от старта активного использования КЭДО мы выделили для себя еще один плюс — электронный архив.

К примеру, за 2023 год мы через кадровый электронный документооборот подписали уже 586 документов, каждый из них примерно три-четыре страницы. Получается, что мы сэкономили примерно 2 344 листа бумаги.

Еще у электронного архива есть пользовательский плюс — это поиск. В системе предусмотрена поисковая строка. Можно по фамилии сотрудника найти и выгрузить все его документы.

А еще это безопасно! Архив защищен паролями и правами доступа, что обеспечивает более высокий уровень безопасности, чем традиционная бумажная система. Плюс ко всему никто не сможет украсть данные сотрудников. 

Принцип работы систем Кадрового ЭДО потрясающий. Теперь можно подписывать любой документ не за две недели, а за две минуты.

• Вам уже не понадобится оплачивать курьера или Почту России, если у вас несколько филиалов.
• Плодить бесконечные личные дела сотрудников.

А самим работать из любой точки мира, где есть интернет.

Риски при переходе на кадровый электронный документооборот

Мы выделили три риска, о которых хотим рассказать подробнее.

Первый риск — общая стоимость и продолжительность внедрения таких продуктов

Потребуется время на внедрение, обучение руководящего состава и сотрудников, интеграцию с учетными и бухгалтерскими системами. Плюс еще до внедрения необходимо производить изменения в корпоративную документацию.

Читайте по теме: Риски на пути к цифровой трансформации бизнеса: как их избежать?

Вообще некоторые поставщики КЭДО готовы предоставлять типовые формы документов, на основании которых можно составить свои. Но иногда требуется привлечение дополнительных юристов.

Раз уж мы задели юристов, стоит задуматься и о том, что КЭДО — достаточно молодой продукт, и судебная практика по нему не наработана.

Второй риск — это безопасность таких сервисов

Системы подобного рода обязательно должны быть лицензированы и аккредитованы. Поставщики — являться операторами ЭДО и иметь возможность собирать, обрабатывать и хранить персональные данные.

Плюс серверы систем Кадрового ЭДО должны быть защищены. Некоторые системы, помимо своего облачного хранилища, могут быть внедрены так, что хранение документов будет только на серверах компании.

И есть еще человеческий фактор — это сотрудники компании, которые могут украсть данные.

Читайте по теме: Ставить ли в офисе видеонаблюдение? Инциденты, сомнения и проблема хранения данных

Здесь может помочь правильное разграничение прав. Но, как я узнал при исследовании систем, поставщики с радостью могут сделать это вместе с вами или даже вместо вас. 

Третий риск — нежелание сотрудников переходить на Кадровый ЭДО

Все может начаться с консерватизма. Пока что еще не все доверяют электронным трудовым, а здесь и вовсе ни один подписываемый документ больше нельзя потрогать руками. Не все сотрудники хотят учиться чему-то новому.

Понятно, что прогресс берет свое. Но те, кто застал переход от ведения бухгалтерии в тетради к хотя бы Excel (про переход с Excel-системы ведения даже говорить не приходится), поймут о чем я.

Есть еще другой момент с сотрудниками — это их гаджеты. Не все из них ходят с современными смартфонами. Соответственно, не всем будет доступно мобильное приложение. В нашей системе работникам, которые по тем или иным причинам не могут использовать функционал со смартфона, приходят sms-напоминания, что нужно зайти в свой ЛК и подписать документы.

Напоследок

Какие преимущества мы для себя выделяем как активные пользователи:

• Автоматизация процессов

КЭДО позволяет значительно сократить временные затраты на выполнение рутинных операций, таких как заполнение и обработка документов, ручная сортировка и архивация информации.

• Оперативность работы

Благодаря электронному документообороту информация становится доступной всем заинтересованным сторонам в режиме реального времени. Коллеги и руководители могут быстро получать необходимые документы и делать оперативные решения на основе актуальной информации.

• Улучшение контроля и обеспечение безопасности

КЭДО позволяет компаниям установить четкие правила доступа к различным документам и информации, что гарантирует их безопасность и конфиденциальность. Кадровая документация, сохраненная в электронном виде, может быть быстро восстановлена в случае потери или повреждения физических копий.

• Экономия ресурсов

КЭДО позволяет значительно сократить затраты на печать и хранение бумажной документации.

• Подписание

КЭДО позволил нам сократить количество ошибок при подписании.

Оказывается, что не все сотрудники знают, что документы можно подписывать только синей ручкой, как правильно оформить шапку заявления. Автособираемые заявления и электронное подписание позволили нам свести к нулю такие ошибки.

В России последние годы наблюдается активное развитие электронного документооборота и внедрение новых технологий в существующие бизнес-процессы. Об этом говорят переход на электронные трудовые книжки и программы цифровизации бизнеса. Имеет смысл проверить системы КЭДО в работе уже сейчас, пока рынок доступен и на нем нет поставщиков, которые делают системы «на коленке».

Иллюстрации предоставлены автором

Фото на обложке: Unsplash