Зачем компании финансовая служба — и речь не о бухгалтерии

Для чего нужна финансовая служба 

Время, когда бухгалтерия управляла бизнесом, прошло. Теперь бизнес управляет бухгалтерией: финансисты должны не просто считать прибыль-убытки и сдавать в налоговую балансы, а помогать в создании добавленной стоимости компании. 

Финансы как ресурс обязаны работать на стратегию компании и на ее сегодняшний день. Поэтому для предпринимателей актуальнее не бухгалтерия как таковая, хотя ее функции остались неизменными, а финансовая служба или финансовый департамент, чьи цели и задачи охватывают все стороны поддержки бизнеса в рамках собственных компетенций. 

Единого стандарта, матрицы для финансового департамента не существует. Для него важнее не формальная структура, а соответствие необходимым для деятельности компании потребностям. Бурно растущие в последнее время отрасли, заканчивающиеся на  -tech: FinTech, EduTech, FoodTech и прочие — требуют в своем составе финансовых специалистов, отличных от производственных компаний. 

У бизнеса сотни, а то и тысячи контрагентов? Необходимо усиливать автоматизацию обработки сделок. Есть или нужны инвесторы? Нужно расширять инвестиционный блок. По этой причине набор специалистов в финансовый отдел следует вести исходя из задач конкретного бизнеса. 

Единственное общее место — положение финансовой службы в структуре компании. Эффективнее, если она выделяется в отдельный департамент, взаимодействует с другими департаментами компании на равных и подчиняется непосредственно генеральному директору.  

Как понять, нужен ли компании финансовый департамент

Такой отдел нужен любой компании, которая хочет расти и регулировать свои финансовые потоки, а также получать дополнительные преимущества от грамотного управления активами. 

Бухгалтерия как часть финансового департамента отражает хозяйственные операции, которые уже случились, то, что уже произошло и что не изменить. Задача же финансового отдела — в целом помочь бизнесу спрогнозировать будущие активности с опорой на анализ накопленного массива данных и с учетом текущих тенденций развития экономики.  

При планировании долгосрочных перспектив развития бизнеса финансовые аналитики помогут определиться с рентабельностью выхода на новые рынки или выводом новых продуктов. Для поддержания конкурентоспособности компании члены финансовой команды смоделируют количественные показатели для ведения продуктивного бизнеса: системы KPI, премии, показатели эффективности, бонусы. 

В холдинге финансовый отдел позволит сбалансировать взаимодействие между предприятиями и организовать налоговое планирование. Впрочем, управление и оптимизация финансовых служб дочерних предприятий — тоже функция финансовой службы холдинга или управляющей компании.  

Важная часть работы финслужбы не столько контроль за урезанием расходов, сколько поддержка в генерации доходов. Она не просто подразделение, поглощающее деньги и иные ресурсы. Финслужба должна, как минимум, окупать себя, а в идеале создавать добавленную стоимость.  

Внутренняя финслужба или аутсорсинг: что выбрать 

С появлением новых технологий инструменты по обработке результатов активности бизнеса трансформируются. При этом все больше ручные задачи переводятся на автоматизированные версии, что приводит, с одной стороны, к большей эффективности, с другой стороны — к большей точности операций, исключению так называемого человеческого фактора. Такие же современные течения есть и в организации работы финансовой службы. 

Внешнему подрядчику лучше передать рутинные бизнес-операции, связанные с фиксацией результатов деятельности предприятия. Сюда относится не только расчет заработной платы, обработка входящих и исходящих платежей, но и в целом ведение бухгалтерского и налогового учета. Так можно оптимизировать расходы и получить качественную услугу: аутсорсинговые компании выполняют эти операции для самых разных клиентов, что позволяет быстро накапливать компетенции.  

Можно встретить опасения, что аутсорсинг приведет к утечке чувствительных данных. Однако, во-первых, если сотрудник работает в штате, это, по большому счету, не гарантирует безопасность. 

Во-вторых, подписание NDA накладывает на аутсорсинговую компанию вполне понятные и конкретные обязательства. Кроме того, допустив утечку информации, аутсорсер бьет по собственной репутации, которая является едва ли не единственным реальным рыночным активом. Кто же прибегнет к услугам компании, протекающей как дуршлаг?  В Европе на бухгалтерском аутсорсинге находятся 86% компаний малого и среднего бизнеса, в США — 90%. России далеко до этих значений, но стремиться к ним надо.  

Финансисты в этом случае участвуют не только в формировании стратегии, но и в поддержке коммерческих и маркетинговых решений (скидки, рассрочки платежей, расходы на продвижение и т.д.). Ставит финслужба и корректные KPI коммерческому отделу исходя из анализа финансово-экономической ситуации на предприятии. При этом все чаще даже внутренняя финслужба работает на удаленке. Это не только требование момента в связи с коронавирусом, но и один из путей оптимизации отдела. 

В крупных компаниях набирает силу так называемый внутренний аутсорсинг. Он подразумевает, что финансовую службу выводят в отдельное подразделение и ставят ей задачу зарабатывать деньги на оказании услуг не только внутри корпорации или группы компаний, но и для сторонних заказчиков.  

При этом организационные моменты как с внутренним, так и внешним финотделом можно решать уже по отработанным бизнес-процедурам. 

Сегодня полноценно работающий финансовый департамент необходим любой компании, которая хочет не только оставаться на рынке, но и развиваться. Возможные издержки на этапе создания перекроет приобретенная выгода, если финслужба создается как коммерчески ориентированное подразделение с целью оптимизации работы всего предприятия, регулирования финансовых потоков и увеличения добавленной стоимости.  

Должна ли финансовая служба быть внутренней или внешней, можно проверить пройдя небольшой тест ниже.

Подходит ли вашей компании аутсорсинг учетных функций?

Вопрос 1. Готовы ли бизнес-подразделения в компании к определенным регламентам работы и к соблюдению сроков предоставления документов?

Не готовы — 0 баллов

Скорее не готовы — 1 балл

Скорее готовы — 2 балла

Готовы / уже работаем таким образом — 3 балла

Вопрос 2. Ваша компания соблюдает законодательство РФ и стремится избегать сомнительных схем оптимизации налогообложения?

Да — 3 балла

Не всегда — 0 баллов

Вопрос 3. Для вас важно, что бухгалтерия всегда сидит рядом, в офисе и не хотели бы менять привычку.

В этом есть необходимость, и мы не планируем это менять — 0 баллов

Готов к изменениям — 3 балла

Вопрос 4. Вы открыты новым технологиям и предложениям по оптимизации процессов?

Да, я думаю это приведет к эффективности и экономии — 3 балла

Не уверен, хочу взвесить риски — 2 балла

Нет, лучше ничего не трогать, давно так работаем — 0 баллов

Вопрос 5. Ваш бизнес находится в фазе роста?

Да — 3 балла

Нет — 1 балл

Постоянно меняется — 3 балла

Пояснение: аутсорсинг показывает еще большую экономическую эффективность в сравнении с внутренним штатом бухгалтеров, именно когда бизнес растет или меняется за счет гибкости ресурсов провайдера и эффектf масштаба.

Вопрос 6. Важна ли для вас финансовая ответственность бухгалтерской службы за ошибки повлекшие штрафы и пени?

Да — 3 балла

Нет — 0 баллов

Вопрос 7. Уверены ли вы в конфиденциальности данных внутри компании, в первую очередь касающихся расчета заработной платы?

Да — 0 баллов

Нет — 3 балла

Вопрос 8. Может ли ваша текущая команда бухгалтерии закрывать специфичные налоговые вопросы или приходится прибегать к помощи сторонних консультантов?

Может закрывать — 0 баллов

Приходится прибегать к помощи — 3 балла

Вопрос 9. Насколько вы оцениваете степень стандартизированности учета в вашей организации?

Высокий процент стандартных операций — 3 балла

Средний процент стандартных операций — 2 балла

Многие операции нестандартны — 1 балл

Вопрос 10. Ваша основная деятельности отличается сезонностью?

Нет — 1 балл

Да, сезонный — 3 балла

Расшифровка баллов: 

21 балл и больше — пора объявлять тендер!

14—20 баллов — присмотритесь к своим процессам, возможно, стоит отдать на аутсорсинг какие-то стандартные операции, например, расчет заработной платы.

13 и меньше баллов — стабильность — признак мастерства. Поговорите с своим финансистом: какие точки оптимального использования ресурсов он может предложить?

Фото на обложке: Stokkete/shutterstock.com