Конференция «для своих»: как организовать корпоративное мероприятие круче клиентского?

1. Нулевой меридиан

Первое, и самое важное. Нужно сформулировать цели мероприятия. «А может, просто соберемся вместе и потусим» — не подходит. Должно быть нечто осязаемое и измеримое для расчета ROI. Например, рост eNPS, повышение уровня информированности сотрудников, увеличение числа совместных проектов между отделами и т.д.

Важна единая концепция: от мерча до декора локации и шаблонов презентаций — это выглядит стильно и продуманно. Все детали мероприятия — от визуала до слогана — должны быть узнаваемы участниками и понятны им.

Также не стоит пренебрегать символикой — можно разработать яркий элемент или маскот, который запомнится и будет ассоциироваться с событием. После конфы его можно будет интегрировать в обычную офисную жизнь или использовать во внутренних коммуникациях.

Инсайт: самые большие траты обычно приходятся на площадку, кейтеринг и декор. Поэтому лучше выбирать зал с готовым светом, звуком и подходящим декором. Это выгоднее. К тому же собственные службы площадки способны оперативнее реагировать на изменения ТЗ. 

По теме: Хантинг в 2023 году: как привлекать классных людей в команду?

2. Секреты стратегирования

Во время создания концепции мероприятия вам помогут два вопроса: зачем мы это делаем и для чего сотрудникам на нем быть? 

Приведу наш пример. У Kokoc Group было две цели. Первая — объединить сотрудников вокруг общих ценностей и целей, сделать так, чтобы каждый нашел себя в дальнейшей стратегии развития и почувствовал свой вклад в общее дело.

Вторая цель — создать пространство для вдохновения и общения, где каждый бы мог поговорить с коллегами из другого бизнес-юнита, зарядиться энергией перед началом делового сезона. 

Кроме целей, также важны смыслы. В идеале концепция должна откликаться у всех. Мы решили поиграть с первыми двумя буквами названия — «KOkoc Групп» — и взяли слова, которые начинаются с них же и отражают цели конференции.

Первые две буквы дали начало неймингу мероприятия «КОнфа», а также ее составляющим: КОкос, КОмьюнити, КОэволюция, КОллаборация, КОллеги. Эти же слова стали названиями секций конференции.

Инсайт: обратите внимание на маркетинговый план по промо конференции. Анонсировать событие стоит заранее, как только определитесь с датой. И, да, одного анонса будет мало даже для внутряка.

Расскажите подробно: что, для кого и зачем. Донесите пользу мероприятия, придумайте интересные фишки для вовлечения коллег. Используйте разные каналы и форматы коммуникаций, чтобы информация точно дошла до всех.

3. Визуальное наполнение

Визуальное впечатление начинается с площадки. Она тоже должна нести в себе смысл и совпадать с общей концепцией. 

Мы остановились на «Матрешке» в Сколково. Она отражает одну из ценностей Kokoc Group — технологичность.

Это зал-трансформер, который может изменяться в разные форматы рассадки: от ровной поверхности для танцпола до амфитеатра с перепадом в несколько этажей. Также она оснащена новейшей звуковой и световой техникой, что позволяет создать атмосферу, похожую на TED Talks или презентацию Apple. 

Инсайт: элементы площадки могут стать вашей фишкой. Например, фигура Матрешки в итоге стала маскотом конференции, так как она хорошо отражает Kokoc Group как группу компаний: множество команд и юнитов самых разных размеров.

По теме: Тимлид рекрутмента и его HR-команда: что должен уметь руководитель?

А как же мерч?

Если делать мерч, то это однозначно должно быть что-то полезное, стильное, запоминающееся, по сути, рамки поставит только бюджет. 

Мы «за все хорошее и против всего плохого», поэтому остановились на ежедневнике, экологичной ручке с логотипом и 3D-стикерах, которые теперь красуются на большинстве гаджетов «кокосовцев».

В мерче отразили наши ценности и крылатые фразы про группу компаний. Например: «У нас не душно, у нас душевно».

Инсайт: также мы изготовили брендированную ленту с бейджем, на котором указали ФИО каждого гостя и QR-код, ведущий на сайт конфы. Это было сделано для того, чтобы ребята перезнакомились между собой, поскольку многие увиделись очно в первый раз. Печатали прямо на месте, чтобы точно понимать, кто дошел, и не тратить допресурсы.

4. Нюансы подготовки к прямой трансляции

Если вы задали мероприятию высокую планку, сделайте онлайн-трансляцию. Удаленные сотрудники будут вам за это очень благодарны, ведь это помогает создать эффект присутствия, повысить лояльность и стереть расстояния. 

Но к эфиру стоит тщательно подготовиться:

• Выберете площадку для трансляции. У нас это был YouTube, поскольку уже работали с ним. Только помните, что в эфире должна звучать музыка без авторских прав, иначе трансляцию заблокируют. 
• Определите количество камер. У нас их было четыре. Одна — для крупного плана на спикеров, одна — на модератора секции, одна — для общего плана сцены, еще одна — направленная в зал на зрителей для передачи атмосферы.
• Определите количество микрофонов и их разновидности. Например, спикерам — петлички, а участникам панельных дискуссий — обычные. Петлички нужны для удобства: спикеры передвигаются по сцене, жестикулируют, есть длительные выступления, поэтому не всегда комфортно держать обычный микрофон.
• Сделайте разметку на сцене для спикеров и обозначьте зону, в которой они могут перемещаться, не выходя за пределы видимости камеры.

Инсайт: придумайте интерактив для удаленных зрителей, пока на площадке перерывы. Например, можно устроить серию мини-интервью с участниками и спикерами.

По теме: Эффективно управлять креативными людьми возможно. Развеиваем мифы о творческих коллективах

5. Интерактивы

Вариантов — великое множество. Например, можно устроить марафон фото в соцсетях: коллеги будут делиться фото с мероприятия, а победителей за самое интересное стори наградите мерчем. Или — креативную викторину среди зрителей прямо во время презентации. 

Мы пошли дальше и разработали многофункциональный чат-бот, через который можно:

1. Анонсировать программы.
2. Рассылать пуши о начале сессий и выступлений спикеров. 
3. Проводить викторины. 
4. Задать вопросы спикеру анонимно и открыто — это удержит внимание слушателей, и они лучше вникнут в суть докладов.
5. Пообщаться и поделиться своими впечатлениями — например, наш бот автоматически отправлял сообщения во внутренний чат-болталку компании. За время конференции численность сотрудников возросла в нем почти вдвое — с 300 до 550 человек. 
6. Поставить оценку мероприятию и написать отзыв. Таким образом вы сможете отследить eNPS. 

Инсайт: добавьте классных фишек. У нас, например, было три звонка, как в театре перед началом каждой сессии, чтобы все вовремя успевали собраться в зале. И это были не обычные звонки: мы записали смешные сообщения от наших топов.

Например: «Я уже из Испании прилетел, а вы до сих пор где-то ходите! Проходите, пожалуйста, и присаживайтесь в конференц-зал». Это классно сработало, тайминг конференции держался до последней минуты.

6. Эпик фэйлы, или Организационные сложности. Стоит ли игра свеч?

Смиритесь: любое масштабное мероприятие не обходится без сюрпризов и сложностей. Продумать все нюансы практически нереально. Чаще всего не спасает даже ранняя подготовка, и некоторые вещи приходится решать в моменте. 

Так, на втором этаже нашего пространства обнаружился стеклянный пол, и девушки в юбках испытывали некоторые сложности с перемещением по этим зонам, чтобы не смущать людей на первом этаже. Но все отнеслись к ситуации с пониманием и юмором и обходили прозрачные панели стороной.

Поверьте, все ваши усилия однозначно увенчаются успехом и благодарностями. Все цели нашего мероприятия в итоге достигнуты. Об этом говорит оценка eNPS на 4,8 из 5 и восторженные отзывы участников.

Несколько моментальных коллабораций между юнитами, к слову, случились сразу после конфы. 

В итоге в офлайне на нашей конференции присутствовало 300+ человек. Еще 1000+ просмотров трансляции было на YouTube с глубиной просмотра — больше часа.

Инсайт: не бойтесь экспериментировать, использовать современные технологии и дайте волю креативу. Ваши сотрудники это оценят.

Фото на обложке: Shutterstock/KOTOIMAGES