«Не бросайте новичка»: как организовать онбординг, чтобы сотрудник не сбежал

Главные ошибки

Адаптация — первое впечатление, которое новый сотрудник получает о компании. Без нее компания рискует лишиться талантливых кадров: 26% сотрудников уходят с работы именно из-за того, что им не помогли приспособиться к новым условиям, а 44% всерьез задумываются над увольнением в период испытательного срока. Согласно свежему исследованию Hays, 18% профессионалов принимали решение уйти из новой компании именно из-за плохо организованного процесса адаптации.

Например, в «Северстали» процесс адаптации новых сотрудников традиционно тесно связан с институтом наставничества. За каждым вновь принятым работником закрепляется наставник, который помогает ему влиться в коллектив и освоить производственные процессы.

Полгода наставников в некоторых цехах Череповецкого металлургического комбината дополняет наше приложение. В игровой форме сотрудник знакомится с подразделениями, руководителями, географией основных цехов и документами, необходимыми для трудоустройства. За выполнение заданий он получает баллы эффективности, из которых складывается рейтинг работника. В приложении есть обучающие ролики, инфографика, фото, ссылки на курсы. 

Для офисных сотрудников действуют велком-тренинги, на которых представители разных функциональных подразделений рассказывают о компании, ее структуре и о том, как устроено взаимодействие подразделений. На время пандемии эти тренинги, как и прочие адаптационные мероприятия, перешли в онлайн-режим, однако частота встреч и взаимодействие по рабочим вопросам происходит даже чаще, чем в обычном формате.

Я могу выделить несколько частых проблем, с которыми сталкиваются новые сотрудники и руководители в процессе адаптации:

1. Дезорганизованность. Например, новый сотрудник не донес нужные документы для оформления или вовремя не получил оборудование, которое ему нужно для работы. Возможно, это случилось и по вине HR-специалиста, который не объяснил все требования.
2. Отсутствие эффективной коммуникации с руководством. Если новичок не понял свои обязанности и задачи, это может обернуться некачественным выполнением работы или даже быстрым уходом сотрудника. Особенно если обнаружится, что ожидания новичка не совпали с рабочей реальностью.
3. Непонимание. Стресс в начале работы может быть вызван тем, что сотруднику не объяснили, как устроена жизнь организации, какие есть правила, в чем цель и миссия компании, кто за что отвечает и к кому можно обратиться за помощью.
4. Нехватка внимания. Сотрудникам, особенно в начале пути в компании, важна обратная связь и поддержка. Нужно постоянно узнавать впечатления новичка от процесса, интересоваться проблемами, помогать и советовать. В первую очередь, конечно, эта инициатива должна исходить от руководителя или наставника — можно в формате встреч 1:1. Это особенно важно для молодых специалистов.
   
   Помочь тут могут технологии: например, в приложении по адаптации руководитель получает готовые чек-листы по необходимым документам, мероприятиям, встречам с сотрудниками, а по итогу — аналитику успешности прохождения онбординга каждым членом команды.

Чаще всего люди ассоциируют адаптацию с новичками, однако этот процесс может коснуться сотрудников, которые переходят на новую должность внутри организации, а также при перестройке процессов. Яркий тому пример — пандемия 2020, когда многие компании невольно перестроились на рельсы цифровой трансформации, переведя работу в удаленный формат.

Для многих сотрудников такая непривычная ситуация стала стрессом и технологии адаптации были призваны спасти положение, вовлечь команды в новые условия работы. Помогли программы адаптации и работникам ретейла, которые столкнулись с обратной ситуацией — высокой загрузкой, которая тоже вела к стрессу. 

Успешная адаптация

Отлаженный процесс адаптации и вовлеченность в работу положительно влияет на производительность сотрудников, приводит к более быстрой интеграции новичков. Он снижает затраты компании, ведь уход или увольнение сотрудника, особенно высококвалифицированного, — это прямые финансовые потери. Так, постоянный повторный наем может стоить до 22% от годовой зарплаты сотрудника.

Программы адаптации могут различаться в компаниях в зависимости от специфики работы, размера и культуры организации. Но есть несколько главных аспектов, о которых необходимо помнить:

• Оперативность. Позаботьтесь о том, чтобы рабочее место и необходимые материалы были сразу предоставлены сотруднику.
• Коммуникация. Общайтесь с новичками и дайте им возможность почувствовать себя желанными гостями на работе.
• Осведомленность. Убедитесь, что новички знают и понимают организацию — ее структуру, миссии, цели, культуру.
  
  

Сделайте процесс адаптации увлекательным и интерактивным

От качества интеграции сотрудников напрямую зависит успех компании: 77% сотрудников, прошедших формальный процесс адаптации, смогли достичь своих целей. Но помните: важно не превратить эту процедуру в скучную и монотонную работу. Сделайте процесс увлекательной игрой с помощью разных форматов и элементов геймификации — используйте опросы, тесты, задания, рейтинги и другие интерактивы.

Если информации много, выдавайте ее дозированно маленькими порциями. Так вы облегчите восприятие, исключите риск того, что новичок поймет что-то неправильно и повысите шанс на то, что информация будет дочитана до конца.

Как достичь максимума

1. Не бросайте новичка, уделяйте ему внимание на всех этапах онбординга.
2. Объясните руководству важность встреч 1:1 и развивайте институт наставничества.
3. Используйте технологии и геймификацию в процессе адаптации.
4. Замеряйте результаты онбординга на разных стадиях и анализируйте ошибки.

Фото на обложке: Shutterstock/George Rudy