Пирамида Минто: как проводить онлайн-совещания быстро и эффективно

По данным PowWowNow, дистанционные работники тратят на коммуникацию в среднем два часа каждый день. При этом 44% этого времени — это неэффективные коммуникации.

Вот основные ошибки, которые делают командные совещания в онлайне скорее унылым скайпом, чем бодрым обменом мнениями:

• Отсутствие плана: какие вопросы на повестке?
• Отсутствие цели: как должен выглядеть результат обсуждения?
• Отсутствие модератора: кто позаботится о соблюдении первых двух пунктов?
• Неподготовленные, хаотичные и непонятные речи участников: о чем и зачем вы говорите?

Остановимся на последнем пункте: как должен подготовиться каждый участник совещания, чтобы донести свою мысль понятно и быстро? 

Пирамида Минто

Пирамидальную структуру речи придумала Барбара Минто из McKinsey. Она предложила использовать ее для подготовки любых деловых сообщений — писем, выступлений, коротких питчей. Эта универсальная структура позволяет точно донести свою идею и объяснить ее.

Сформулируйте главную мысль

Пирамида — это иерархическая структура. Все компоненты в ней расположены от главных к второстепенным. Поэтому подготовка речи начинается с поиска главной мысли. 

Проще укладывать детали новой информации в уже понятный общий контекст — так же, как укладывать пазл, сначала собрав рамку. 

Вы должны сразу объяснить, что буду доказывать ваши тезисы, какую идею вы предлагаете рассматривать вместе с вами в течение вашей речи. Иначе ваши тезисы не обязательно приведут слушателя к вашим выводам.

Например, грядет планерка по ивент-стратегии вашей компании в период ограничений для массовых мероприятий. На повестке вопросы: переносить ли участие в полном объеме на онлайн-конференции, корректировать ли бюджет по этим статьям, в какую сторону. 

Например, главная мысль вашего спича на совещании будет такой: «Мы не должны сокращать участие в конференциях из-за их перехода в онлайн. Бюджет можно существенно сократить без ущерба для ключевых событий». 

Shutterstock / Antonio Guillem

Найдите подходящие идеи

Нет необходимости собирать все данные по теме совещания. Найдите несколько идей, которые будут отвечать на вопросы, важные для ваших слушателей.

Например, участие в онлайн-конференциях вы будете обсуждать с собственником компании, PR-директором и коллегами-менеджерами. Попробуем найти идеи, подкрепляющие нашу главную мысль с позиций наших собеседников:

• Цели, которые мы поставили для «живых» мероприятий, в онлайн-конференциях будут достигнуты.
• Мы сэкономим треть бюджета на участие в мероприятиях, не упуская ключевые события.
• Мы подготовим план по интеграции в онлайн-конференции за три дня. Это будет несложно.

Подтвердите свои идеи

Определите идеи второго уровня, которые раскроют каждый из ваших тезисов. 

Например, тезис о том, что мы сэкономим треть бюджета на участие в мероприятиях, не упуская ключевые события, можно подкрепить следующим образом:

1. Мы можем кратно уменьшить бюджет на участие в выставках со стендом: таргетировать рекламу на участников онлайн-конференции или создать рассылку со специальными предложениями — дешевле.
2. Если мы будем участвовать в ключевых событиях, организаторы небольших мероприятий пригласят нас выступить бесплатно, чтобы собрать аудиторию.
3. Мы можем охватить больше небольших событий и региональных конференций, потому что для участия больше не нужно приезжать на место событий. Так мы компенсируем бюджет на платные мероприятия количеством бесплатных мероприятий.

Поместите свою речь в контекст

Мы начинаем готовить свою речь с поиска главной мысли. Но на самом совещании может понадобиться ввести слушателей в контекст — объяснить, почему вам вообще нужно обсуждать эту идею. Для этого нужно описать ситуацию и ее развитие — получится короткое вступление. 

Почему мы готовим вступление после основной содержательной части, хотя говорить начинаем с него?

Вступление состоит из двух частей — ситуация и развитие ситуации. Они опираются на идеи из основной части пирамиды. Такое вступление сможет сразу раскрыть ряд важных вопросов.

• Первая часть вступления — описание ситуации. Например, нашему бизнесу нужны новые клиенты и партнеры, поэтому ежегодно мы участвуем в 20–30 конференциях. В прошлом году мы потратили на это один миллион рублей и получили с этого половину всего охвата (более миллиона касаний), полторы сотни контактов и двадцать сделок разного калибра.
• Вторая — развитие ситуации, актуальная позиция, в которой мы видим конкретные проблемы. Эта часть должна поставить перед нами вопрос, ответом на который окажется главная мысль речи.
  
  Например, сейчас мы столкнулись с запретом публичных событий и кризисом в целом. Мы корректируем стратегию продвижения, бюджеты и задачи сотрудников согласно новым реалиям. Картина ивент-участия изменилась очень серьезно — половина событий отменилась, половина ушла в онлайн, это незнакомый для нас формат и кажется, что все сломалось. 
  
  Несмотря на это, мы не должны сокращать участие в конференциях из-за их перехода в онлайн — это наша главная мысль. Почему? Вот наши основные идеи.

Так мы переходим от вступления к основной части пирамиды Минто.

 Unsplash

Закрепите каждую идею выводом

После каждой группы фактов поставьте выводы, чтобы слушатель шел по ним в вашем направлении. В конце речи перечислите основные идеи и сформулируйте общий вывод — повторите главную мысль, опираясь на свои доказательства.

Пример основного вывода в конце речи: 

Цели, которые мы ставили перед участием в профессиональных конференциях, остаются для нас актуальными. Онлайн-конференции в некоторых случаях дают нам больше возможностей, в том числе бесплатного участия в неохваченных ранее событиях. Таким образом, мы можем увеличить продуктивность работы при том же бюджете и даже снизить расходы за счет отмены застройки стендов — не отказываясь от ключевых событий. 

Сейчас кажется, что все рухнуло, но на самом деле перестроить нашу работу не очень сложно. Пока достаточно выполнить понятные шаги, собрать информацию с внешних ресурсов по событиям и с внутренних — по актуальным темам, с которыми мы готовы выступить в онлайн.

Как достичь максимума при подготовке к совещаниям

1. Сформулируйте главную мысль. Что должны запомнить слушатели?
2. Найдите подходящие идеи. С каких точек зрения будут смотреть на вашу главную мысль собеседники?
3. Подтвердите свои идеи. Какие аргументы будут понятными для вашей команды?
4. Поместите свою речь в контекст. Что привело вас к этому обсуждению?
5. Закрепите каждую идею выводом. Какой вывод следует из каждой группы аргументов? Как ваши идеи приводят слушателей к главной мысли?

И поделитесь этим чек-листом со своей командой, чтобы следующий созвон в Zoom был динамичным и по делу.

Фото на обложке:  Shutterstock / fizkes