7 типичных ошибок проджектов и как их избежать

Работа за других

Многие проджекты берут на себя задачи других членов команды. Пишут код, анализируют данные, делают дизайн. Особенно часто этим грешат менеджеры, перешедшие на свою должность с позиции специалиста. 

Такая ситуация может сложиться по двум причинам: 

1. На проект выделено недостаточно ресурсов — и каждому члену команды приходится выполнять несколько ролей. Это свойственно стартапам.
2. Либо, наоборот, вы работаете в корпорации, в которой сложные процессы согласования и проще все сделать самому.

Однако такая практика ведет к тому, что менеджер перегружает себя и выгорает, а члены команды чувствуют, что их работа не ценится.

Что делать: 

• Если рутинная задача перед вами стоит прямо сейчас — наймите фрилансера. Это обойдется дешевле, чем потраченное время, в которое вы могли бы заниматься проектом.
• На будущее попросите у спонсора или руководства дополнительные ресурсы для команды.
• А главное — сосредоточьтесь на своей работе и дайте другим выполнять их обязанности.

Мне очень помогает простое упражнение — периодически я выписываю повторяющиеся задачи и смотрю, какие из них можно делегировать. Сталкиваясь с новыми задачами, стараюсь не бросаться в них с головой, а немного замедлиться — посмотреть, кто может решить задачу вместо меня.

Микроменеджмент

Нередко руководитель начинает контролировать каждую мелочь: проверяет даже крошечные обновления, отслеживает, кто присутствовал на летучке в Zoom, или трекает рабочее время сотрудников. Это отнимает ресурсы и у менеджера, и у членов его команды. А еще у сотрудников накапливается напряжение.

Читайте по теме:

4 совета, которые помогут проджект-менеджеру построить карьеру

Сможет ли GPT заменить менеджера проектов — эксперимент

Корней у проблемы может быть много: неуверенность в своей команде, перфекционизм или даже искреннее желание помочь сотрудникам делать свою работу лучше. Однако помощью в этом случае будет не мешать людям делать их работу.

Что делать: 

• Уберите все лишние согласования там, где они не нужны.
• Поясните команде их зоны ответственности: где они могут сами принимать решения, а что лучше согласовать.
• Доверяйте команде, контролируйте только важные сроки, следите за результатами работы и метриками.
• Не забывайте, что нам платят за создание качественного продукта, и фокусируйтесь на качественных процессах, ведущих к достижению результата.
• если команда большая и вы не успеваете за всем уследить — привлеките тимлидов.

В какой-то момент я осознал, что не руковожу службой спасения, а значит, все наши ошибки поправимы. Осознав это, я стал гораздо спокойнее — каждый имеет право на ошибку. Мое дело — не мешать другим ошибаться и учиться, а помогать на этих ошибках учиться и не повторять их.

Недостаточная коммуникация

Это вредит как самой команде, так и проекту в целом.

Коммуникация для команды. Чтобы создать классный продукт, нужна постоянная коммуникация, обеспечение которой — обязанность менеджера проекта. Важно быть в курсе, какие сейчас задачи у каждого из сотрудников и как ход работы сказывается на результатах.

Коммуникация для проекта. Порой менеджеры скрывают сложности и проблемы в проекте от заказчика, спонсора или руководителя. Пытаются исправить все своими силами. Обычно такое поведение вызвано банальным страхом неудач, которому подвержены все. Однако замалчивание приведет лишь к еще большим проблемам.

Что делать: 

• Работайте системно, инвестируйте время в проактивное планирование и общение с командой.
• В случае проблем открыто поговорите с тем, кто может помочь в их решении. Чем раньше обнаружится факап, тем меньше ресурсов потребуется на его устранение.

Мы стараемся создавать больше форматов для коммуникации в команде — это и еженедельные встречи для всей команды, и встречи по проектам, и 1:1, и короткие встречи, чтобы уточнить поставленную задачу и принять результат.

Мало планирования

Навык планирования — один из ключевых для проджекта. Ошибки в составлении плана проекта, недостаточное внимание к деталям и отсутствие гибкости ведут к потере контроля над ситуацией. 

При этом важно понимать, что со временем план может измениться. 

На старте карьеры у меня была пара проектов, которые начинались с мучительно длинного планирования и переходили к хаосу, когда первоначальный план не срабатывал. Готовность твердо идти к результату, но проявлять при этом гибкость — навык, необходимый для успешной работы.

Что делать: Развивать навыки гибкого планирования, заранее анализировать ситуацию и учитывать все возможные сложности.

Игнорирование рисков

Управление рисками — еще одна компетенция, которой необходимо овладеть проджекту. Многие менеджеры, особенно неопытные, не уделяют должного внимания обсуждению рисков как на начальном этапе, так и во время реализации проекта. В лучшем случае это ведет к срыву сроков, в худшем — к результату работы, не отвечающему требованиям заказчика.

Что делать: Развивать навыки риск-менеджмента и применять их на практике.

Параллельные задачи

Часто в вакансии менеджера проекта можно встретить требование «многозадачность». Однако если браться за выполнение разных тасков сразу, перескакивая между ними, общее качество результата снизится. 

Более эффективная стратегия — сосредоточиться на одной задаче за раз и концентрировать на ней все свои усилия, а только после ее завершения переключаться.

Что делать: 

• Отпустите себя: если вы прямо сейчас не сделаете какую-то задачу — ничего страшного не случится.
• Приоритезируйте задачи и грамотно планируйте рабочий день. Можно использовать «метод помидора» — заводить таймер на 25 минут и в течение этого времени заниматься только одним делом, после чего дать себе 5 минут отдыха и браться за другое.
• Займитесь процессами: если вам постоянно приходится переключаться между задачами, возможно, проблема в системном подходе.
• О том, как и зачем бороться с многозадачностью, хорошо написано в книге Гэри Келлера и Джея Папазана «Начни с главного».

Иногда бороться с собственной мультизадачностью бывает больно. Случается, что я откладываю интересные возможности именно ради того, чтобы не возглавлять несколько проектов параллельно. Сначала так делать было тяжело, но на длинном отрезке такая сдержанность хорошо окупается — два завершенных проекта лучше, чем пять, среди которых два завалены, а два зависли.

Все пущено на самотек

Главный бич в управлении проектами — отсутствие системного подхода. Еще на старте проекта менеджер должен видеть перед собой конечный результат, понимать, какие стадии ему предстоит пройти, и правильно оценивать риски, с которыми он может столкнуться.

Чтобы избежать этой ошибки и не сползти от управления проектом в управление набором задач, нужно применять проверенные подходы, а не учиться исключительно на своих ошибках.

Что делать: Системно развивать свои навыки, применять лучшие практики и изучать новые методологии.

Чек-лист: как проджекту не повторять ошибок 

• Фокусируйтесь на результатах.
• Выстраивайте четкие управленческие процессы.
• Будьте открытым для обсуждения проблем.
• Проактивно подходите к планированию и управлению рисками.
• Развивайте свои навыки.
• И применять к управлению проектами системный подход.

Фото на обложке: Unsplash