Top.Mail.Ru
Колонки

Хотите понимать, что стоит за единичной проблемой? Попробуйте инструменты системного мышления

Колонки
Павел Герасимов
Павел Герасимов

Сооснователь студии и школы Geometrium

Анастасия Удальцова

Системное мышление помогает рассматривать бизнес и каждую проблему целостно, видя причинно-следственные связи и понимая, какой из «винтиков» подправить, чтобы механизм работал, как часы. 

Павел Герасимов, сооснователь студии и школы Geometrium, рассказал, как использовать инструменты такого подхода в управлении компанией.

Хотите понимать, что стоит за единичной проблемой? Попробуйте инструменты системного мышления

Что такое системное мышление?

Системное мышление — это способ восприятия мира и всех процессов в нем без дробления на отдельные элементы, а через комплексность и взаимосвязи. То есть при рассмотрении, например, процессов в отделе маркетинга мы связываем их с процессами в компании вообще, и более того – с макроэкономическими процессами. 

Пример: произошло большое падение трафика, несмотря на то что в маркетинге не было каких-то изменений. И мы разбираем в таком случае не только этот отдельный факт, но и то, что происходит в рамках бизнес-процессов компании, что происходит в экономической ситуации. 

В целом плюсы системного мышления можно свести к:

  • улучшению планирования и контроля;
  • уменьшению количества ошибок;
  • повышению эффективности деятельности;
  • уменьшению затрат времени и ресурсов.

 

Зачем и в каких ситуациях использовать системное мышление?

Системное мышление применимо в различных ситуациях, например, когда необходимо: 

  • раскопать первопричину проблемы;
  • принять сложное решение и учесть в нем большое количество факторов;
  • сформировать крепкую команду.

 

В каких конкретных ситуациях можно использовать системное мышление? 

Для решения проблемы, которая несет серьезную угрозу для бизнеса

Она возникла недавно, но может отрицательно повлиять на компанию. В этом случае системное мышление поможет понять, от чего она возникла, и оперативно предпринять шаги по ее устранению. 

Например, как мы уже разбирали – резкое падение трафика в отделе маркетинга. Угроза здесь понятна – бизнес не сможет заработать достаточно средств для продолжения деятельности. Мы анализируем внешние и внутренние факторы.

  • Среди внешних изучаем сезонность, макроэкономические показатели, действия конкурентов.
  • Среди внутренних – изменения в бюджете, рекламных сообщениях и кадровом составе отдела. 

 

«Хронические» трудности при ведении бизнеса

То, что возникает из раза в раз, отнимая силы и время. Системный подход в решении этой задачи поможет разработать процедуру, при которой этих сложностей больше не возникнет.

Например, мы недавно провели большую реформу нашей службы поддержки. Регулярными проблемами с этим отделом были постоянное увеличение ФОТа и непрозрачность работы менеджеров.


Читайте по теме: Cоздать службу поддержки с нуля: почему эмпатия и tone of voice важнее ИТ-систем


Мы посмотрели на проблему шире и стали ориентироваться не только на конкурентов, но и на компании из другого сегмента: IT, банки. И увидели решение, которое и внедряем сейчас. Если раньше администраторы могли не отвечать и 30 минут, то сейчас время первой реакции – минута. Все благодаря системному подходу и рассмотрении проблемы шире. 

 

Хорошо знакомая руководителю проблема, при которой понятен механизм ее появления

Здесь системное мышление применяется к тому, чтобы устранить эту сложность на постоянной основе. То есть вам уже не нужно понимать первопричины, но раз она все еще есть — значит, необходимо выработать алгоритм, который ее ликвидирует.

Например, такой проблемой может быть механика онбординга сотрудника. У нас ранее онбординг был довольно боевой – команда поддерживала новичка, но со многими вещами необходимо было разбираться на практике. Это создавало операционные проблемы.


Читайте по теме: Поддерживаем нового сотрудника компании: основные этапы онбординга в подходе Start&Stay


Так мы записали для новичков так называемый «Welcome-курс», в котором рассказываем о компании, целях, корпоративной культуре и продуктах. 

 

Проблема, которую безуспешно пытались решить ранее

Здесь системное мышление подскажет, что было сделано не так и как сделать иначе, чтобы проблема ушла безвозвратно. 

 

Какие существуют инструменты системного мышления? 

Модель «Айсберг»

Основной принцип модели айсберга — это разделение между «видимой» и «невидимой» частями проблемы.

Видимая часть описывает только те аспекты, которые легко доступны для восприятия, но невидимая часть содержит глубоко заложенные убеждения, ценности, уровень чувствительности и скрытые мотивы, которые могут влиять на поведение и решения людей. 

В этой модели есть четыре уровня, сверху вниз: 

  1. Событие.
  2. Паттерны или тренды.
  3. Структура события. 
  4. Модели мышления.

На поверхности лежит при этом только первый уровень. 

 

Каузальная циклическая диаграмма

КЦД представляет собой графическое изображение циклических взаимосвязей между различными элементами системы. Для создания КЦД необходимо определить все элементы системы и их взаимодействие друг с другом.

В КЦД элементы системы представлены в виде прямоугольников или окружностей, а взаимосвязи между ними — в виде стрелок. Каждая стрелка указывает на причинно-следственную связь между элементами системы. 

 

Как эти модели применяются на практике? 

Покажем, как такие модели могут применяться на практике. Начнем с модели «Айсберг». 

Например, у вас есть регулярно повторяющаяся проблема (событие) – снова нужно нанимать менеджеров отдела продаж, прошлые не проработали больше месяца. Определенная текучка в отделе продаж нормальна, однако не в таком масштабе. Особенно сложно в такой ситуации, если у вас достаточно сложный продукт и для знакомства с ним нужно время. 


Читайте по теме: Чем отсутствие культуры уважения в коллективе грозит бизнесу


Сама проблема, как мы помним, только верхняя часть айсберга. Что же находится под поверхностью? 

Есть, как мы уже сказали, в целом тренд на некоторую текучку в отделе продаж.

  • Какие еще паттерны могут быть?

Текучка могла начаться в какой-то конкретный период или быть четко связана с конкретным событием или даже датой. 

  • Какие структурные изменения могут лежать внутри этого паттерна? 

Увеличение текучки может происходить после смены руководителя отдела, может быть связано с сезонностью, а еще – с изменением регламентов. Рассмотрите все возможные закономерности. 

Теперь один из самых сложных, но тем не менее крайне важный слой – модели мышления и установки, лежащие в основе проблемы.

Это могут быть проблемы в самой системе мотивации – менеджеры не видят связи между своей работой и ее результатами, может быть вера руководителя отдела исключительно в директивное управление, когда необходимо проявлять больше гибкости. Рассмотрите те коренные принципы, которые лежат внутри проблемы. 


Читайте по теме: «Какова моя цель» вместо «что мне делать»: как компания тестировала децентрализованное управление


Каузальная циклическая диаграмма – чуть более сложный инструмент, который потребует умения картографировать процессы.

Давайте попробуем разобраться на примере с доработкой какого-то продукта внутри компании. Наш продукт – это обучающий курс. В нашей диаграмме будет несколько элементов:

  • «Незаконченные модули»,
  • «Основные модули»,
  • «Планирование»,
  • «Честные сроки готовности модулей»,
  • «Ежедневная работа отдела продукта»,
  • «Фреймворки и оборудование для работы»,
  • «Общая скорость разработки». 

Связаны эти переменные между собой в рамках каузальной циклической диаграммы будут вот так: 

То есть наличие незаконченных модулей двигается к работе над основными модулями. Это напрямую ведет к планированию всей работы. Для построения грамотной ежедневной работы отдела нам необходимо понимать честные сроки готовности модулей. То есть сроки, в которые реально подготовить все необходимые материалы.

Далее в ежедневной работе у отдела есть определенные фреймворки и оборудование. Использование этих фреймворков и оборудования влияет на возможности планирования действий, а вместе с установлением честных сроков – на скорость разработки. 

 

Какие выводы мы можем сделать здесь? 

Например, что эффективное использование фреймворков в адекватные сроки непосредственно повлияет на общую скорость разработки. Например, грамотное планирование одновременно и невозможно без фреймворков и честных сроков, но и постановка сроков невозможна без планирования. 

Картографировать процессы с помощью каузальных циклических диаграмм полезно не только в начале работы, но и в процессе. Это помогает увидеть, например, где процесс тормозиться и с чем это связано. 

 

Что читать по теме? 

Какую литературу стоит почитать, чтобы глубже узнать о системном мышлении и методах работы с ним?

  1. Иан Макдермотт, Джейн О’Коннор «Искусство системного мышления». Книга, написанная простым и понятным языком, дает возможность понять принципы системного мышления и научиться использовать его в разных сферах жизни.
  2. Донелла Медоуз «Азбука системного мышления». Книга, в которой выдвигается и логично обосновывается теория систем, согласно которой все в мире взаимосвязано — начиная от физических процессов и заканчивая социальными. Написано доходчиво и легко для восприятия.
  3. Шервуд Деннис «Системное мышление для руководителей». Как ясно из названия, книга предназначена именно для управленцев разных уровней, но будет полезна и тем, кто только собирается открывать свой бизнес.
  4. Джамшид Гараедаги «Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами». Автор буквально на пальцах объясняет, почему так важно думать системно и как вообще это можно сделать. Книга изобилует наглядными примерами, которые помогают лучше усвоить материал.
  5. Питер М. Сенге «Пятая дисциплина». Бестселлер, переживший не одно переиздание. Книга рассказывает об «обучающейся» организации, которая способна пережить любые невзгоды и кризисы.

 

Заключение

Системное мышление — очень полезный навык. Оно помогает не только видеть проблемы и первопричины их возникновения, но и выстраивать бизнес таким образом, чтобы этих проблем вовсе не возникало.

Такое мышление к тому же помогает:

  • улучшить коммуникацию и сотрудничество внутри команды или организации,
  • выстроить бизнес, который работает как часы и устойчив к любым внешним факторам.

 


Иллюстрация предоставлена автором

Фото на обложке: Unsplash

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Что такое диаграмма Ганта и как ее построить
  2. 2 VUCA-мир: что это за модель и как с ней работать
  3. 3 Автоматизация или Excel: почему компании продолжают вести учет в таблицах
  4. 4 «Не включайте батю»: как быть хорошим руководителем
  5. 5 Штатное расписание: как правильно составить и вести
EdTech: карта российского рынка
Все компании и инвесторы в области образовательных технологий
Перейти