Поддерживаем нового сотрудника компании: основные этапы онбординга в подходе Start&Stay

Эмоциональное состояние новичка

Когда сотрудник только приходит в компанию, он еще не понимает, как все устроено, как принято общаться и какие существуют внутренние правила. Он испытывает стресс, действует под влиянием эмоций (или не действует из-за них же) и не всегда может наладить контакт с коллегами. 

Одна из частых ошибок HR-менеджеров: делать упор на процессную и профессиональную адаптацию, а не на социальную и эмоциональную сферы. 

Однако эмоциональное состояние напрямую влияет на продуктивность и качество работы. Нейробиолог Антонио Дамасио проводил исследование взаимосвязи эмоций и решений. 

Оказалось, что 70% решений принимаются под влиянием эмоций, а 30% — более рациональны и не подвержены эмоциональным всплескам.

Представьте сильно стрессующего новичка: всегда ли он сможет побороть свои переживания, показать в полной мере, на что он способен, и разумно оценить собственные возможности в компании?

Отсюда риск увольнения еще до конца испытательного срока.

Четыре этапа онбординга — подход Start&Stay

По исследованиям Aberdeen, идеальная продолжительность онбординга — 90 дней. Чтобы новичку и HR-менеджерам было проще ориентироваться, мы советуем разбить процесс адаптации на этапы — так будет легче отслеживать состояние сотрудника.

Мы разработали множество онбординговых проектов для клиентов и на основе обратной связи создали подход Start&Stay. Его главная цель – сделать так, чтобы новый сотрудник успешно стартовал и остался в компании.

В центр сценария мы поместили эмоции и стремления новичка.

Весь путь нового сотрудника разбили на четыре стадии. Чтобы не изобретать велосипед, взяли модель формирования команды Брюса Такмена: этот подход отлично лег на процесс онбординга, и получилась рабочая схема:

• Forming (первая неделя работы) — сотрудник смущается, ему неловко и он в стрессе и старается произвести правильное впечатление. 

Важно быть постоянно на связи с новичком, чтобы он не чувствовал себя потерянно с незнакомым коллективом и в новой атмосфере.

Сотрудник стрессует, но боится это показать. Попробуйте установить доверительные отношения: дайте человеку понять, что волноваться во время онбординга совершенно нормально, и его поддержат. 

Предложите ему подборку отзывов действующих сотрудников о том, как проходила их адаптация (донесите посыл: сначала всем сложно, но это нормально). 

Ежедневно проводите пульс-опрос о том, как себя чувствовал сотрудник. Так будет проще заметить, что что-то пойдет не так. 

Позаботьтесь о социальной адаптации: самостоятельно или с помощью случайного метчинга познакомьте его с коллегами. 

Читайте по теме:

Три типа сотрудников, которые приведут вас к «культуре легкости»

3 правила коммуникации и управления в новой реальности

• Storming (со второй недели до конца второго месяца) — новичок чувствует себя более уверенно и начинает подводить первые результаты, но при этом его штормит: он переживает, хорошо ли вливается в коллектив, не слишком ли активничает (или, наоборот, делает мало полезного).

Сделайте упор на общении с коллегами и руководством. Это позволит закрыть переживания о том, что сотрудник не вписывается в коллектив.

Здорово, если в компании есть система баддименторов из числа действующих сотрудников, которые помогают новичку в адаптации. Поделитесь рекомендациями по нетворкингу: например, отлично работает техника «Четыре обеда».

На этом этапе новому сотруднику уже вовсю ставят задачи, и их хорошо бы формулировать на 1-2-1 сессиях с руководителем. И совсем отлично, если у HR-специалиста есть возможность тоже проводить такие встречи.

Важные советы про 1-2-1 сессии: 

• Закрепите нового сотрудника за определенным днем недели или числом месяца и старайтесь не переносить встречи без причины. Человек, оказываясь в некомфортных ситуациях, должен знать, когда конкретно он сможет их обсудить с руководством.

1-2-1 должен быть регулярным чекпойнтом для проверки результатов, формирования нового списка задач и проговаривания эмоциональных и процессных моментов.

• Постарайтесь подготовить человека к первой 1-2-1 сессии. Предоставьте ему небольшую памятку о том, как правильно давать и принимать обратную связь.

Если проблемы возникают у многих сотрудников и регулярно, стоит задуматься о введении в компании курса по коммуникации на фидбек-сессиях — это нужно и руководителям, и самой команде. 

• На каждой 1-2-1 встрече обязательно фиксируйте и проговаривайте задачи, которые собираетесь поручить новичку.

Не надейтесь, что он сам все верно понял и запомнил — обязательно поручите новому сотруднику прислать вам follow app после встречи. Так вы сможете убедиться, что вы друг друга правильно поняли, а еще поможете новичку привить культуру проведения встреч. 

• Norming (третий месяц работы) — сотрудник освоился, познакомился с коллегами, понимает, чего от него ждут и какие задачи нужно выполнять. 

Предложите сотруднику самостоятельно определить зоны ответственности и составить план на дальнейшую работу. Если не будет получаться сразу — важно предложить помощь и поддержать. 

Здесь руководителям важно делиться фидбеком о результатах работы новичка. Исследования показывают, что отсутствие обратной связи от руководства приводит к эмоциональному выгоранию.

Когда сотрудник осознает результаты своей работы, он быстрее растет и приносит больше пользы.

• Performing (окончание испытательного срока) — новичок чувствует себя максимально уверенно. Увидел ценность вкладываться в развитие компании и себя. На этом этапе он принимает решение: оставаться в компании или нет. 

Дайте сотруднику понять, что вы всегда на связи, и он может обратиться за помощью в любой момент.

Важно собирать фидбек от коллег новичка, помогать планировать встречи.

Можно провести performance review и оценку 360. Это поможет сотруднику опираться не только на самооценку и обратную связь от руководства, но и увидеть картину шире, глазами других коллег.

Нужно заботиться о его эмоциональном состоянии, помогать с адаптацией в процессных и социальных аспектах. Если возникнут разногласия с коллегами, нужно стараться решать их сразу.

Главное

Чтобы онбординг в целом прошел успешно, к нему лучше готовиться заранее.

Назначьте ответственных, разработайте программы встреч, выберите людей, которые станут бадди. Результаты исследования Glassdoor показывают, что хорошо проработанный процесс адаптации поможет увеличить удержание новичков на 82%.

Читайте также:

5 способов помочь персоналу справиться со стрессом и повысить производительность труда

4 простых шага, чтобы построить доверие в команде

Скачайте пошаговый сценарий онбординга на три месяца — он поможет проверить, чего не хватает процессу адаптации в вашей компании. 

• Постарайтесь подготовить человека к первой 1-2-1 сессии. Предоставьте ему небольшую памятку о том, как правильно давать и принимать обратную связь. 
• Закрепите их за определенным днем недели или числом месяца и старайтесь не переносить без причины. Человек, оказываясь в некомфортных ситуациях, должен знать, когда конкретно он сможет их обсудить с руководством.

Фото на обложке: Shutterstock / Shutter.B