Три простых (но эффективных) инструмента для планирования и контроля задач

Александр Пряхин
Александр Пряхин

Преподаватель GeekBrains и декан факультета веб-разработки GeekUniversity

Расскажите друзьям
Полина Константинова

Александр Пряхин, преподаватель GeekBrains и декан факультета веб-разработки GeekUniversity, рассказывает, на какие инструменты нужно обратить внимание руководителю для планирования и контроля тактических и стратегических задач.

Когда у тебя множество проектов и задач...

В своей работе руководителя я уже давно привык к тому, что мне нужно держать на контроле множество проектов, задач, багов, идей, да и просто каких-то пожеланий. Помимо этого, у меня есть команда – сплоченный коллектив, где каждый – индивидуальность со своими потребностями, вопросами и проблемами.

Когда я только начинал руководить, я столкнулся со множеством проблем, в числе которых и правильное распределение ресурсов. Этому посвящено много замечательных книг, среди которых «Мифический человекомесяц», «GTD» и «Таймдрайв». Разумеется, ни одна из них не дала мне «серебряной пули», которая бы решила все вопросы планирования. Однако на основе этих книг я выработал для себя методики и инструменты, которыми хочу поделиться с вами.

Планируем тактические задачи

Итак, первое правило, которое я для себя выработал: «Не держи ничего в голове». Конечно же, это касается входящих проблем. Нужно быть гением современности с идеальной памятью, чтобы помнить обо всех задачах и их нюансах. Я себя к таковым не отношу и считаю, что глупо надеяться на то, что смогу запомнить все.

Если вы хотите поделиться опытом работы в крупной компании или маленьком стартапе, рассказать о перипетиях своей карьеры и раскрыть секреты профессии, пишите на careerist@rb.ru. Лучшие рассказы опубликуем на Rusbase.

Поэтому, как рекомендовал Дэвид Аллен, не нужно держать все в голове. Это засоряет драгоценную «оперативную память» нашего сознания, мешая работать над чем-то здесь и сейчас. Задачи, которые я пытался запомнить, внезапно всплывали в моем сознании в момент работы над совершенно иными вопросами, подобно назойливому баннеру на сайте, отвлекая и разрывая нить размышлений.

Но простое выкидывание задач из памяти тоже вряд ли поможет.

Для организации и контроля нужна система. Снова возвращаясь к началу, отмечу, что допускал ошибку – смешивал тактические задачи со стратегическими. Со временем я стал разделять эти два направления.

Тактические задачи, то есть те, которые нужно решить сегодня/завтра/на неделе, должны быть всегда перед глазами. Я пробовал разные варианты ведения задач, в том числе и инструменты типа Trello или Favro, но для ежедневных вещей не нашел ничего лучше, чем листок А4 и ручка.

Поясню:

  • Такой носитель имеет крайне быстрый отклик – мне не нужно переключать окно в ноутбуке, чтобы свериться со списком задач.
  • Планирование на бумажке более наглядное и не зависит от интерфейса, навязанного тем или иным решением. Я выбрал для себя недельное расписание, разделяя лист на столбцы и вынося в каждый из них по дню.
  • Модель планирования из пункта 2 очень здорово позволяет оценивать его качество. Если задачи остались, значит, я недооценил их или переоценил себя. Если я давно вычеркиваю все пункты к четырем часам дня, значит могу делать больше.
  • Этот носитель имеет очень классный психологический эффект. Во-первых, вычеркивание задачи здорово мотивирует – эдакий разовый выброс эндорфинов. Во-вторых, старые списки можно здорово закидывать трехочковым броском в корзину :) Перенос задачек между столбцами в Trello не приносил мне такого удовольствия!

Такой список я заполняю в начале или в конце недели, что позволяет мне даже не держать в голове дела – смотрю на список и вспоминаю, чем мне нужно заняться.


А теперь – стратегические

Но это лишь тактические задачи. Задачи стратегические требуют иного подхода. Они не должны быть всегда под рукой, но в тактическом списке у вас может находиться отсылка к ним, направленная на решение части той или иной масштабной задачи.

Очень часто тактическая задача не зависит только от меня, а завязана на моих коллег, а значит, вполне реальна ситуация, когда мне нужно дать человеку время на то, чтобы он подготовил отчет по вопросу. Также стратегические задачи имеют разный уровень важности, который может меняться со временем, и я должен буду уделять им разное количество времени.

Так, для стратегического планирования я выбрал для себя старый добрый Excel. Формат таков:

В работе для меня наиболее важным является поле «Комментарии», где я описываю события. Таким образом, я всегда знаю, в какой день нужно вернуться к ответственному сотруднику для продолжения работы. Это избавляет меня от необходимости стоять у человека над душой, спрашивая: «А теперь готово? А сейчас? А теперь?». Сотрудник сам назначает сроки, в которые я буду ждать полноценный ответ. Ответственным могу быть и я сам – в таком случае я создам в тактическом списке отдельную задачу, которая будет решаться на базе повседневной работы с выделенным под нее временем.

Этот файл для меня – основной инструмент тактического планирования, с которым я работаю 1-2 раза в день, чтобы:

  • Внести новые стратегические цели

  • Обновить статусы по текущим задачам

  • Перенести выполненные задачи в отдельную вкладку

Асинхронное взаимодействие

Главный визионер современности – Илон Маск – рекомендует именно этот тип работы с коллегами.

Это почта. Но я бы расширил понятие до почтового клиента. В наше время он имеет множество общего с хорошими IDE для программирования.

На тему полезности почты написано много статей. И в эпоху Telegram-общения я все равно предпочитаю почту – как со своей командой, так и со студентами. Мессенджер отвлекает, не давая сосредоточиться. Он подразумевает быстрый ответ. Именно поэтому я оставляю Telegram для следующих вещей:

  • Оповещения от мониторинга серверов

  • Напоминание коллегам о встрече

  • Решение крайне срочных вопросов (исключение, но оно существует)

  • Обсуждение с командой бара, в котором будет проводиться ее сплочение :)

Все остальное должно быть в почте. Есть мысли по поводу переработки кода? В почту. Обнаружен баг в программе? Отчет в почту. Пользователи хотят новый функционал? Ну, вы поняли.

Почта хранит отлично структурированную историю, которую вы можете разделить по папкам и работать с письмами не только как с простыми входящими, но и использовать их как подкрепление собственной позиции в работе с пользователями. Если брать в расчет мое общение со студентами, то тут почта вообще незаменима.

  • Студенты часто не умеют правильно и внятно выстраивать мысль – это нормально, они учатся. И именно почта помогает им в этом. В чате это размывается между сообщениями и остается не у дел.

  • Студенты, да и не только они, в чате видят, что я прочел сообщение и ждут, что вот-вот отвечу. Это не так. Ответ требует осмысления, подготовки обоснований, ссылок. И это явно не пара секунд.

  • Сообщения в чатах плохо форматируются. Я не могу отделить текст от кода шрифтом, составить, например, таблицу, накидать пошаговых скриншотов.

Как видите, почта дарит свободу, но обязывает к контролю – вы должны не забывать проверять входящие. Кстати, это тоже очень удобно. Все, что лежит в непрочитанных – ваш рабочий пул. Если письмо ушло в прочитанные, значит с ним поработали и дали ответ. Не можете ответить прямо сейчас? Дайте ответ, что вернетесь позже, но оставьте письмо в непрочитанных. Помните? Ничего не держите в голове!

Разумеется, в каждом почтовом клиенте есть календарь. Он должен служить дополнением для тактического планирования и помощью в стратегическом. Вы можете выносить напоминания из Excel-файла в календарь, чтобы не забывать возвращаться к поставленным задачам в согласованные сроки.

Таким образом, почта должна стать для вас главным инструментом приема и отдачи информации, то есть коммуникаций. Чем больше у вас источников входящей информации, тем больше вероятность потеряться в информационном потоке и меньше вероятность выбраться из него.

Вместо резюме

Конечно, я мог бы долго цитировать здесь прочитанные книжки, но у меня иная цель – напомнить о них, чтобы те, кому статья покажется полезной, смогли бы к ним обратиться и построить свою методику, если моя окажется неудобной.

Говоря коротко:

  1. Почта должна быть главным источником коммуникаций. Это ваш первый инструмент.

  2. Тактическое планирование должно быть всегда доступно. Для меня лучше всего подходят А4 и ручка. Свое решение каждый вправе выбрать сам. Это ваш второй инструмент.

  3. Стратегическое планирование должно содержать в себе максимум полезной информации в сжатом виде. Оно должно помогать вам возвращаться к большим задачам в условленные сроки. Подспорьем здесь будет календарь в почтовом клиенте. Это ваш третий инструмент.

Надеюсь, что моя статья будет полезна, и ваш рабочий арсенал пополнится новыми методиками, а в очереди к прочтению появятся новые полезные книги!


Материалы по теме:

Самые актуальные новости - в Telegram-канале Rusbase

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter


Комментарии

Зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии и получить доступ к Pipeline — социальной сети, соединяющей стартапы и инвесторов.
Skolkovo Robotics Forum
24 апреля 2018
Ещё события


Telegram канал @rusbase