Колонки

Вашей команде не обойтись без внутреннего аудитора. И вот почему

Колонки
Филипп Денисов
Филипп Денисов

Основатель Brandquad

Софья Федосеева

Конечно, контролировать все действия сотрудников лично – это хороший способ следить за качеством их работы. Но как быть, когда в компании несколько офисов в разных городах, а работников столько, что приходится выбирать между операционной работой и личным контролем?

Филипп Денисов, CEO Brandquad, рассказывает, зачем компаниям нужен внутренний аудитор и как его найти.

Вашей команде не обойтись без внутреннего аудитора. И вот почему

Насколько оптимально выстроены процессы в вашей компании? Случалось ли такое, что часть сотрудников воспринимала нововведения в штыки? Или офис в одном городе никак не мог найти общий язык с филиалом в другом?

Мы прошли через все это. Проблемы еще усугубляются быстрым ростом числа клиентов и штата сотрудников, что заставляет постоянно оптимизировать, казалось бы, только что отстроенные процессы.

Сейчас в нашей команде около 150 человек, большинство работают в Москве и Волгограде, недавно мы открыли представительство в Дубае и начинаем работу во Франции. Дела пошли намного лучше, когда у нас появился так называемый серый кардинал – внутренний аудитор, задача которого – постоянно отслеживать процессы. Как это работает?

Подписывайтесь на канал Rusbase в «Яндекс.Дзен», чтобы ничего не пропустить

Есть общепризнанное понимание, что один человек не может качественно контролировать работу более чем примерно семи людей. Если в компании несколько направлений, то тебе попросту не хватит времени поговорить с каждым, как бы тебе ни хотелось, поэтому приходится выстраивать иерархические ячейки. У меня это началось после того, как в компании начало работать примерно 40 человек.

Мы перестроили организационную структуру: 

  • поделили по зонам, 
  • прописали процессы, 
  • определили KPI для каждого «участка». 

В итоге все свелось к тому, что мне нужно было следить за отчетами по каждой зоне. 

Самое главное – результат. Нужно все досконально описать и понимать, по каким метрикам (чек-листам) контролировать. Да, периодически у вас могут появляться опасения, что вы недостаточно погружены во все внутренние процессы, но если ячейка достигает результата, то все штатно.

Страшно, когда нет результата и ты абсолютно не понимаешь, что там происходит. Когда KPI не выполняется, то я прихожу, смотрю, вникаю – и начинаем разбираться, как улучшить.

Компания, особенно когда она находится на стадии стартапа, не является константной системой. Нельзя все настроить и потом существовать так до конца дней – постоянно приходится что-то чинить, пересматривать, перестраивать. Когда компания быстро растет, а мы ежегодно увеличиваем выручку в несколько раз, то процессы так же быстро устаревают.

За полгода может измениться все – условия на рынке, структура команды, штат сотрудников, цели команды. Кроме того, появляются новые функции и отделы. Поэтому задача основателя как главного инженера компании – все выстраивать и смотреть, где можно проапгрейдить процессы. Но у меня появилась идея назначить аудитора процесса – человека, который бы ходил по всем и выяснял, что не так работает.


Чем именно занимается внутренний аудитор? 

Первая задача

Он должен стараться все максимально автоматизировать и привести процессы к единообразию. Например, обмен документами между отделами – если это делается в свободной форме, то из трехсот бумаг вы, скорее всего, получите триста разных форматов.

Задача внутреннего аудитора все это формализовать, а потом «стучать по головам» тем, кто не придерживается установленных правил. Таким образом отслеживание единого формата ложится на одного человека, а не на всех сотрудников разом.


Вторая задача 

Нужно выстраивать взаимодействие между разными офисами. Да, мы одна компания, но все равно у каждого «подразделения» есть своя кухня, культура, процессы. А когда приходит человек и пытается навязать какие-то свои требования, появляются волны негатива. Как быть?

Внутренний аудитор должен аккуратно выстроить такое взаимодействие. Это, наверное, самый большой челлендж в бизнесе – коммуникация между отделами. И самые интересные инсайты были как раз по этому направлению.


Третья задача

Еще одна обязанность внутреннего аудитора – сокращать время выполнения некоторых вещей, чтобы в одну боевую единицу на каждом уровне вмещалось больше задач. 

В основном это касается работы контент-менеджеров. Как сделать так, чтобы один человек мог вести не пять, а десять клиентов? Если бы не внутренний аудитор, то у нас бы работало сейчас не 150, а минимум 200 человек. 


Четвертая задача

Нужно искать узкие места и расширять их. Как только в процессах появляется узкое горлышко, это сразу влияет на скорость роста компании, а для компании жизненно важно не замедляться. 


Как найти внутреннего аудитора 

Мы нашли внутри команды – им стала наш операционный директор в Волгограде. Это получилось органически: она изначально описывала и оцифровывала все процессы, у нее было все хорошо с операционкой и объективностью. 

Но на такую роль, в принципе, можно взять и человека со стороны. Безусловно, не каждый сможет работать на подобной позиции – из-за особенностей темперамента, уровня эмпатии, степени выносливости – но «правильные» для этой должности люди точно существуют. 

Мотивация внутреннего аудитора должна быть завязана на целях компании, он обязан быть евангелистом их достижения – так можно избежать субъективности, личных взглядов и оценок.

Если его отдел плохо работает, KPI не выполняются, то аудитор будет вынужден менять процессы или людей ради достижения целей компании, а значит, и своих. И тут личная симпатия (или антипатия) аудитора уже не будет играть роли, даже если он очень давно работает в компании.


Как получить максимум от аудитора

Один из самых объективных параметров – скорость. Если заключение договоров с новыми клиентами стало проходить быстрее (вместо недели теперь один-два дня), то аудитор поработал хорошо. Если на решение типовой задачи внутри компании стало уходить меньше времени, значит, опять же, аудитор сделал свою работу. 

Для себя я кратко описываю роль внутреннего аудитора так – чекать на bullshit все, что происходит в компании. Он должен постоянно проверять процессы, взаимодействие сотрудников друг с другом, общение с клиентами и понимать, все ли там оптимально. 

Да, на раннем этапе эта роль ложится на основателя, но когда бизнес вырастает, то вы встаете перед выбором: заниматься стратегическими вещами или микроменеджментом – на обе задачи просто не хватит сил и времени. Тут и появляется потребность в человеке, который будет делать это за вас.


Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Лицо компании — это не топ-менеджеры, а линейные сотрудники. От них зависит лояльность клиентов. Как собрать сильную команду?
  2. 2 Вот почему вам пора отпустить контроль и научиться делегировать полномочия
  3. 3 Один проблемный сотрудник чуть не уничтожил мою компанию. Как не допустить ошибку при найме
  4. 4 Общайтесь – только так вы сможете мотивировать сотрудников на успех
  5. 5 Как контролировать работу выездных специалистов с помощью мобильного приложения

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

Комментарии

ВОЗМОЖНОСТИ

14 октября 2019

RUSSOL

15 октября 2019

PwC Russia Accelerator

ВОЗМОЖНОСТИ

14 октября 2019

RUSSOL

15 октября 2019

PwC Russia Accelerator

ПРОГРАММЫ И КУРСЫ

21 октября — 9 декабря 2019

Управление проектами