Колонки

«Когда стало понятно, что Италия — это рядом, мы единогласно приняли решение разойтись на удаленку». Опыт IT-компании

Колонки
Максим Гергалов
Максим Гергалов

CEO Insspring

Софья Федосеева

Максим Гергалов, CEO Insspring, рассказывает о том, как перевел всех сотрудников на удаленную работу и предоставляет универсальный шаблон объявления, с помощью которого любая компания может последовать его примеру. 

«Когда стало понятно, что Италия — это рядом, мы единогласно приняли решение разойтись на удаленку». Опыт IT-компании

Пока одни наблюдали несколько месяцев за ситуацией с COVID-19, дискутировали о хайпе вокруг ненастоящей проблемы, приводили в пример статистику гриппа и вредных привычек, короновируc подкрался незаметно.

Я — думаю, как и многие владельцы IT-компаний, — состою в ряде комьюнити, где мы обсуждали каждую новость и апдейт относительно вируса и действий, которые нужно принимать.

Когда нам стало понятно, что Кремниевая долина уже «по домам», а Италия — это рядом, мы внутри команды в одну минуту единогласно приняли решение разойтись на удаленку.



Как принять решение

Перед принятием, безусловно, важного решения мы сформулировали ряд вопросов.

  • Повлияет ли это на наши результаты?
  • Сможем ли мы взаимодействовать так же эффективно, как мы это делаем в офисе?
  • Что будет с нашими клиентами, с нашим бизнесом?
  • Какова вероятность, что мы ошибаемся?

Вопросов было много, но ответ один: как бы мы ни переживали за просадку в коммуникации, фактор нестабильности рынка настолько велик, что позволяет вынести все осложнения, диктуемые переходом на удаленку, за скобки.


Что делать дальше

Мы решили принять сложившиеся обстоятельства как можно раньше и максимально быстро начать искать ответ на вопрос: «Как нам трансформироваться с точки зрения бизнеса и команды?»

Вы должны понимать, что большинство ваших сотрудников, вероятно, даже не находятся в группе риска и их детям ничего не грозит, как показывает анализ уже имеющихся данных по коронавирусу. Но их родители, пожилые люди и люди с ослабленным иммунитетом, с которыми они контактируют в общественном транспорте или лифте бизнес-центра, должны быть изолированы. 



Также мы надеемся, что это внесет пускай и минимальный, но вклад в общее дело. Самое важное, что мы можем сделать для решения проблемы — это не находиться в бездействии и проявлять социальную ответственность. Поэтому самое важное (минимальное), что вы также можете сделать для себя и ваших близких, чтобы минимизировать риск воздействия на себя и других, — по возможности изолироваться от всех контактов, не носящих обязательного характера. 


Как отреагировала команда

На сегодняшний момент тяжело говорить о том, как сильно повлиял на работу переход на удаленное взаимодействие. Хочется отметить, что мы — компания, в которой удаленная работа из дома до текущего дня была запрещена. Опыт показывает, что лишь меньшая часть сотрудников может быть настолько же эффективной, когда работает из дома. 



Однако на свалившиеся из ниоткуда нововведения, на мой взгляд, вся команда отреагировала максимально адекватно.

Мы потратили половину рабочего дня на логистические задачи, доставку и организацию рабочих мест, что считаю отличным результатом для компании размером в 50 человек.

Ниже — шаблон объявления, с помощью которого вы можете сообщить о переходе на удаленный режим работы своим сотрудникам.


Объявление о переходе на процессы удаленного взаимодействия в компании XXX 

Привет, команда!

Коронавирус (COVID-19) продолжает оставаться в центре внимания, и мы активно отслеживаем обновления и самые последние новости, связанные с этой проблемой. 

Мы хотим, чтобы это объявление было воспринято с максимальной серьезностью и с самым высоким уровнем ответственности от каждого из сотрудников компании XXX.

Основываясь на самых последних рекомендациях, мы настоятельно просим всех сотрудников, которые могут работать из дома, делать это с завтрашнего дня и до публикации объявления о работе из офиса. Это относится к штатным сотрудникам и сотрудникам, которые могут выполнять свои трудовые обязанности удаленно.

Пожалуйста, помните, самое важное, что мы можем сделать для решения проблемы — это не находиться в бездействии. Самое важное, что вы можете сделать для себя и ваших близких, чтобы минимизировать риск воздействия на себя и других — изолироваться при возможности от всех контактов, не носящих обязательного характера. 

Мы верим, что все наши проектные и структурные команды могут оставаться хорошо скоординированными и продолжать функционировать.

Для тех, кто должен прийти в офис, чтобы выполнять свою работу, мы ожидаем, что меньшее количество людей в офисе значительно снизит риск заражения и распространения вирусов в нашем офисе, бизнес-центре. 

Мы просим максимально ограничить любые личные встречи, а при крайней необходимости таковой — соблюдать дистанцию 2-3 метра друг от друга. Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, связанные с продуктивной работой на дому, обратитесь к своему менеджеру или к HR.

Если вы больны или у вас есть какие-либо из основных симптомов, связанных с COVID-19 (лихорадка, кашель или одышка), вы должны оставаться дома до полного выздоровления без симптомов в течение как минимум 24 часов. Также в обязательном порядке вы должны немедленно сообщить своему менеджеру о сложившейся ситуации.

Кроме того, органы здравоохранения рекомендуют следующим группам, как наиболее подверженным заражению, избегать взаимодействия в больших группах и общественных мест:

  • пожилые люди старше 60 лет,
  • люди с основными заболеваниями (болезни сердца, диабет и так далее),
  • люди с ослабленной иммунной системой,
  • беременные женщины.

Поскольку у нас нет ясности относительно того, как долго будет действовать это руководство, мы будем оценивать ситуацию на постоянной основе и предоставлять регулярные обновления по мере получения дополнительной информации.

Наша цель — обеспечить безопасность и здоровье наших сотрудников и их близких, сохраняя при этом продуктивность в отношениях и взаимодействии. Чтобы обеспечить нашим сотрудникам необходимую поддержку для удаленной работы, мы создали рекомендации по удаленной работе. Пожалуйста, просмотрите и найдите время, чтобы обсудить индивидуальные и командные ожидания.

Вот несколько объявлений и напоминаний на следующие несколько недель.


Организация работы

Удаленная работа будет организована путем взаимодействия через онлайн-инструменты, используемые в компании:

  • Outlook,
  • Telegram,
  • Zoom,
  • Skype,
  • Gitlab,
  • Github,
  • Teams,
  • Jira.

Ежедневный трекинг времени в системе Jira становится обязательной задачей каждого из вас с момента прочтения этого объявления. Будут организованы дополнительные чаты или другие виды каналов взаимодействия. Просим находиться на связи в рамках рабочего времени в группах, к которым вы прикреплены, во избежание задержек во взаимодействии. Telegram-чат XXX и личная почта Outlook считаются официальным каналом, обязательным для прочтения.


Поездки

Все рабочие поездки, включая конференции, должны быть отменены или отложены в это время, если они не одобрены руководителем. Удаленные сотрудники должны отменить все запланированные поездки в офис и в офисы заказчика до дальнейшего уведомления.


События

Просим отложить командные мероприятия, митинги, тусовки и выездные мероприятия до дальнейшего уведомления.


Оборудование

Мы ожидаем, что переход на удаленное рабочее место будет временным, поэтому, пожалуйста, примите к сведению следующее: вы можете взять оборудование, прикрепленное за вами, домой, включая ваши мониторы, для временного использования. При этом вам необходимо отметить этот факт в таблице, приложенной к этому письму, и получить письмо от имени директора о разрешении вынести оборудование из здания бизнес-центра.

Если для работы вам необходимы аксессуары или канцелярские принадлежности, вы можете приобрести эти предметы с одобрения менеджера и подать квитанции для возмещения. Ожидается, что вы вернете оборудование в офис в целости и сохранности, когда мы прекратим работать удаленно.


Интервью

Все собеседования в офисе будут проведены с помощью Zoom или другого онлайн-ресурса.


New Hires

HR уведомит новых сотрудников о принятой политике удаленной работы и свяжется с ними до их выхода, чтобы обсудить планы по адаптации и любые изменения, связанные с удаленной работой. Мы также скоординируем доставку оборудования для новых сотрудников, если это необходимо. 

Напоминаем, что Всемирная организация здравоохранения рекомендует следующие ежедневные профилактические меры, чтобы помочь предотвратить распространение респираторных вирусов:

  • Часто мойте руки с мылом и водой не менее 20 секунд и/или используйте дезинфицирующее средство для рук на спиртовой основе.
  • Старайтесь не касаться глаз, носа и рта немытыми руками.
  • При кашле или чихании прикрывайте рот и нос салфеткой или рукавом. Следует избавиться от использованной салфетки немедленно в закрытую корзину.
  • Избегайте тесного контакта с больными людьми.
  • Оставайтесь дома, когда вы больны.
  • Оставайтесь дома, за исключением жизненно важных случаев, если вы не больны.
  • Очистите и продезинфицируйте предметы и поверхности, к которым часто прикасаетесь.

Пожалуйста воздержитесь от:

  • встреч с родственниками из групп риска (бабушки, дедушки, люди с низким иммунитетом), так как вы можете быть переносчиком вируса;
  • тренировок, поездок, посещения мест общественного питания и других публичных мест.

В [день недели], XX марта, в первой половине рабочего дня, руководство компании XXX будет находиться в офисе для помощи в организации описанного процесса. Вы сможете задать все вопросы на темы, которые не были раскрыты.

Мы, руководство компании XXX, понимаем, что это беспрецедентная и уникальная ситуация, и ценим вашу гибкость и поддержку. Мы будем продолжать внимательно следить за тем, что происходит, и будем еженедельно, при необходимости ежедневно, предоставлять обновления по сложившейся ситуации. Очень рассчитываем на вашу социальную сознательность и открыты для решения любого возникшего вопроса.


Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Сидим дома: где учиться онлайн во время карантина (и не только)
  2. 2 Дезинфекция транспорта, закрытие школ: как московские власти борются с распространением коронавируса
  3. 3 «Гибкий график на удаленке, позволяющий жить в свое удовольствие, — это миф»

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase