Колонки

Мечтаете выйти из операционки? Попробуйте перестроить работу бизнеса вот так

Колонки
Александр Куклев
Александр Куклев

Руководитель компании BENKONI

Софья Федосеева

Мечта любого предпринимателя — возможность съездить в отпуск, не опасаясь, что за неделю его отсутствия компания развалится на части. Как оказалось, есть способ исполнить это желание.

Александр Куклев, руководитель компании BENKONI, рассказывает, как выстроить работу компании таким образом, чтобы у основателя появилась возможность выйти из операционного управления и заняться более актуальными задачами.

Мечтаете выйти из операционки? Попробуйте перестроить работу бизнеса вот так

Если вы руководите своим бизнесом хотя бы несколько лет, попробуйте вспомнить тот счастливый день, когда утром можно было просто проснуться и понежиться в кровати, спокойно позавтракать с семьей и провести весь день по своему усмотрению — работая или отдыхая. Когда такой день был в вашей жизни? 

Если давно, а каждое утро привычно начинается с пакета звонков, смс и электронной почты, большая часть которых требует немедленного решения, иначе могут возникнуть еще более серьезные проблемы, — поздравляю, вы находитесь в операционке. 

Моя статья не решит за вас всех рутинных проблем вашего же бизнеса. Но она может помочь понять, как выйти из замкнутого круга. 


Лидерство в основе успеха компании

Я стараюсь показать своим людям конечный результат нашего общего пути, а также поддерживать их на каждом шагу по этой длинной дороге. Разобью это утверждение на конкретные составляющие.



Четкая стратегия предприятия, понятная для каждого сотрудника. 

Сотрудник должен понимать, что именно в этой компании есть смысл задержаться надолго, а, может быть, и сделать ее делом своей жизни наравне со мной, пусть и на другой ступеньке. 

В нашей компании отлично показала себя стратегия проведения годовых планерок, на которых мы рассматриваем не только отчетность за этот год, но и стратегию на следующий. Эта информация доносится до всех сотрудников.


Забота о персонале фирмы

Каждый, кто работает на вас, фактически продает вам часть своего времени в обмен на зарплаты и премии. Но если перестать смотреть на сотрудников как на механизм формирования собственного кошелька, а увидеть живых людей с заботами и проблемами, планами и надеждами, то можно получить еще и абсолютно бесценный ресурс — доверие. 

Я не забываю интересоваться делами своих сотрудников, по возможности помогаю им решать личные проблемы, будь то вопросы здоровья или дополнительного образования, стараюсь стать для них старшим братом, а не просто человеком за дверью с табличкой «Директор».  


Информирование сотрудников о текущей ситуации

Проблемы в бизнесе возникают и решаются, а вот доверие сотрудников, клиентов и поставщиков теряется обычно раз и навсегда.

Мой опыт показывает: если честно информировать сотрудников о проблемах, то люди будут видеть, что вы им доверяете, и оценят это. 

Кроме обычных производственных совещаний, я веду свою страничку в соцсетях и пишу там короткие новости о компании, а общее информирование удобно проводить с помощью современных решений: мы используем Bitrix24 не только для учета, но и для подведения итогов за недели/месяцы. Еще в «одностороннем» чате в WhatsApp я постоянно пишу важные для сотрудников новости. Это позволяет им чувствовать себя командой.


Команда — следующий этап на пути от рутины к свободе

Как сформировать хорошую команду, которая со временем разгрузит вас от рутинных задач и даст время на принятие стратегических решений в спокойном режиме обдумывания, а не в промежутках между контролем отгрузок и поставок? 

Не так уж и сложно, просто нужно ее строить сверху вниз. Посмотрите, как это сделано в нашей компании.


Формируем персонал компании и растим будущих топов

Основа любого вашего отдела, будь то маркетологи, логисты или производство, — компетентный руководитель направления. Идеальным вариантом, на мой взгляд, будет шеф отдела, «выросший» в компании, знающий всю подноготную своего дела. 

В нашей компании практически все руководящие должности заняты «выходцами из низов»:  

  • начальник отдела маркетинга начинала свой трудовой путь в компании на должности кондитера; 
  • главный «снабженец» — бывший упаковщик; 
  • шеф производства тоже поступал на работу упаковщиком продукции. 

По этому же пути прошел и наш операционный руководитель — 24-летний молодой человек, который за четыре года с момента выхода на работу успел поработать фасовщиком, замначем отдела производства, начальником того же отдела и моим заместителем. 

Как я узнал, что из них получатся хорошие топы? Мне помогла привычка задавать простые вопросы перспективным людям — чего они хотят добиться в компании и в жизни в целом. 


Система подбора персонала

Благодаря работе топ-менеджеров я уже более полутора лет не провожу собеседования для приема на низовые должности компании, да и не только на низовые — действующая система подбора персонала отлажена до автоматизма.

Верхний же эшелон настолько давно не менялся, что все вопросы, связанные с HR, ушли из моего ведения. Начальники отделов сами подбирают сотрудников при расширении, топы сидят на своих местах, развивая и компанию, и себя. 


Зачастую, поглядывая в камеры наблюдения через смартфон, я ловлю себя на мысли, что не знаю и половины этих людей, но бизнес работает, как часы. 

Это окрыляет, но для достижения таких результатов мало лишь отдать на откуп топам наем в их команды новых людей. Необходимо выстроить правильную систему мотивации. 


Выстраиваем систему мотивации

Система мотивации должна быть выстроена так, чтобы сотрудники не думали об уходе в другие организации. Как этого добиться? 

Стандартные для мелкого и среднего бизнеса методы: кнут и пряник. Но в нашей компании кнутом не пользуются вообще: на страхе успех не построить, я в этом твердо уверен. 

Что касается пряника, то и он у нас имеет свои особенности — когда человек понимает, что он реально может заработать и 150, и 200 тысяч в месяц (реальные цифры наших продажников), работает он совсем по-другому. «Потолка» нет, все зависит только от него самого.



Еще один вариант мотивации, кроме премий и процентов, — нематериальные поощрения. Например, мы оплачиваем образование нашим сотрудникам: в этом году оплатили курсы по маркетингу, на которые хотели попасть маркетологи, а начальник производственного отдела получает высшее образование в «Синергии» за счет компании. 

Бывали и менее радужные ситуации, связанные с болезнью сотрудников и их детей, необходимостью своевременной оплаты арендного жилья и так далее. Наша компания всегда шла навстречу в таких ситуациях, при этом я из своего юношеского опыта знаю, что многие предприниматели просто не обратили бы внимания на такие «мелочи». 

Последний, но не менее важный, элемент системы мотивации — личная свобода персонала в пределах своей компетенции.


Предоставляем свободу в пределах компетенции

У наших сотрудников есть полномочия самостоятельно принимать решения, не опасаясь последствий в случае неудачи, — это помогло нам подготовить по-настоящему профессиональные кадры. Разумную инициативу необходимо приветствовать.

Например, наши логисты знают, что приоритет фирмы — своевременная доставка заказа клиенту. Если мы не успеваем отправить заказ транспортной компанией-партнером, то у начальника отдела есть карт-бланш на использование любых средств доставки, вплоть до авиапочты. И никто никогда не будет за это оштрафован — репутация фирмы и ответственность перед клиентом стоят на первом месте. 



Если же таких срочных доставок будет много, мы с начальником отдела (либо уже не я, а мой заместитель, управляющий компанией) садимся и ищем причину, по которой штатная процедура выполняется со сбоями. Чаще всего в результате этого модернизируется определенный этап производства и проблема исчезает.


Ставим сложные задачи и награждаем за их решение

У сотрудников должен быть искренний интерес к своей работе. Новые задачи и их решение эффективно показывают, насколько человек активен и амбициозен. 

Именно выполнение сложных элементов в работе позволяет оценивать и продвигать людей вперед по карьерной лестнице — и, как результат, сформировать слаженную команду на всех уровнях. А она поможет создать и отладить все бизнес-процессы. 


Отлаженные бизнес-процессы

Все текущие бизнес-процессы должны быть описаны и понятны сотрудникам — это даст стабильности в работе. Поэтому наши регламенты и инструкции постоянно обновляются. 

Всю нашу документацию можно разделить на следующие группы: 

  • инструктивные письма, в которых в свободной форме расписано, что необходимо делать персоналу (от процедуры упаковки товара до оформления договоров); 
  • шаблоны документации (от типовых договоров до производственных макетов);
  • справочники по производству, которые позволяют быстро найти ответы на вопросы клиента;
  • видеоинструкции (в основном для производства) относительно редких операций.

Отдельно хочу отметить, что все лайфхаки, которые в процессе работы находят сотрудники, вносятся в регламенты, усиливая таким образом базу знаний компании в целом. Эти данные в комплексе закрывают 90% вопросов без привлечения управляющего персонала.


Доходность

Покинуть компанию можно только тогда, когда она стабильно генерирует прибыль, но это не единственный показатель: пока у вашего проекта нет финансовой «подушки» хотя бы на полгода работы из учета возможности закрывать все свои расходы при полном отсутствии заказов — говорить о выходе из операционки рановато. 

Сейчас мы стабильно получаем прибыль, мой заместитель надежно держит бразды правления, а начальники отделов обеспечивают бесперебойность всех бизнес-процессов.

Итогом стал постоянный рост — все это позволило мне начать думать о долгосрочной стратегии вместо ежедневной тактики и медленно, но уверенно идти в сторону перехода на следующий уровень развития: масштабирования текущего бизнеса и развития новых направлений.


Как достичь максимума

Одним из критериев, по которым можно понять, что команда способна работать без вашего неусыпного контроля, станет первый отпуск без единого срочного звонка, только с еженедельной отчетностью. 

Этот момент вы запомните надолго — из вашей жизни уйдет постоянный страх того, что вы уехали отдохнуть, оставив за спиной процветающий бизнес, а возвращаться придется на догорающие руины. И поверьте, это ощущение дорогого стоит!  

Чтобы вы могли максимально приблизить этот миг, вам нужно сделать следующее.

  1. Хотите уйти из операционки — выйдите на стабильную доходность, создайте финансовую «подушку» компании и поставьте надежного управляющего. 
  2. Управляющего нужно выбрать из тех, кто прошел путь с первой ступеньки до вашего заместителя внутри компании, а не нанимать со стороны, какие бы рекомендации у него ни были.
  3. Чтобы управляющий смог пройти этот путь, наладьте бизнес-процессы и зафиксируйте их в виде инструкций и регламентов. 
  4. Чтобы появились инструкции и регламенты, создайте слаженную команду, которая вместе с вами выработает первичные документы и опробует их в действии.
  5. Для создания эффективной команды станьте лидером, которому наемные сотрудники будут доверять и помогут строить компанию.

Если вы будете использовать эти тезисы в обратном порядке (от пятого до первого пункта), у вас есть все шансы за не очень большой промежуток времени, от нескольких месяцев до нескольких лет, наконец-то вспомнить, что такое настоящая свобода. Свобода, к которой стремится каждый бизнесмен, начинающий свое дело.


Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как построить стартап по принципам стоиков. Часть 5: выстраиваем операционное управление
  2. 2 Как наладить операционную деятельность, если ваш бизнес увеличился в пять раз
  3. 3 Как привести компанию к успеху. Рекомендации руководителям

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase