«Если рассчитываете победить, готовьте вау-выступление»: что может дать молодым проектам участие в Web Summit

Web Summit — одно из главных технологических событий Европы: в этом ноябре саммит собрал 70 тысяч участников из 159 стран. В Лиссабон съехались 1800 стартапов, среди которых был и наш проект для роботизированных обзвонов. Колумнисты Rusbase уже рассказали, что нужно учесть, участвуя в саммите в программе BETA, и как эффективно провести время на мероприятии в качестве участника. Наша статья для тех, кто в 2019 году выберет для себя программу ALPHA.

О программе ALPHA

Летом мы серьезно задумались об участии в саммите со стендом, но останавливала его стоимость — 29 тысяч евро. В ходе переписки с организаторами выяснили, что для «сомневающихся» есть три программы поддержки интернет-проектов: ALPHA, BETA и GROWTH, приняв участие в которых, можно было получить небольшой стенд и другие бонусы.

Программа ALPHA, в которой мы в итоге приняли участие, рассчитана на проекты не старше шести лет, количество человек в команде — не более десяти, стоимость участия — всего тысячу евро.

Web Summit 2018. Фото из архива автора.

Что дает такой формат?

• Стенд на один день в ALPHA-аллее среди аналогичных стартапов: рабочее место представляет собой стол, на который помещается плазма и максимум два ноутбука.
• Три билета для членов команды с полным доступом на все мероприятия саммита.
• Возможность участвовать в питче проектов на специально отведенной сцене. Победители получают возможность презентовать свой проект аудитории всего саммита на главной сцене.
• Возможность участвовать в Machine Demo — демонстрация своего проекта на большой сцене. Организаторы отбирают 20 проектов среди подавших заявку, нас, к сожалению, не выбрали.
• Возможность записаться на менторские часы (точнее, слоты по 20 минут) для общения с экспертами интернет-индустрии о развитии своего проекта.
• Доступ к мобильному приложению Web Summit для нетворкинга со списком зарегистрированных  участников, чатами и расписанием лекций.

Web Summit 2018. Фото из архива автора.

Как подготовиться: формальные требования

• Этап 1: краткая заявка на сайте. Необходимо указать сайт проекта, сферу деятельности компании, год основания, численность штата, наличие инвесторов и контакты.
• Этап 2: скайп-колл с ментором. Это своеобразный кастинг, на котором решается, можете ли вы стать участником события.
• Этап 3: pitch deck. Нужно подготовить презентацию стартапа на 12 слайдов. Важно: будьте готовы отправить ее в день скайп-колла. Мы не знали о сроках заранее, поэтому шрифтам и тезисам пришлось посвятить весь вечер.
• Этап 4: заполнение заявок на участие во всех предлагаемых активностях. Среди них: питч на сцене, консультация с ментором, живая демонстрация продукта, участие в тематических круглых столах. Для каждой активности есть свои требования и строгие дедлайны, о которых организаторы напоминают через почту.
• Этап 5: заполнение карточки проекта. На сайте мероприятия публикуется краткое описание стартапа (250 символов) и контакты для связи. Если у вас нет корпоративной страницы в LinkedIn или Twitter, обязательно создайте их, чтобы потенциальные партнеры могли оперативно вам написать.
• Этап 6: репетиция питча. Все команды имеют право на трехминутный питч, и организаторы проверяют подготовку спикеров к выступлению заранее, запрашивая запись выступления перед камерой.

Что еще предусмотреть?

• Выбрать время участия со стендом. Это должен быть первый или второй день выставки: к третьему дню нетворкинг идет на спад, часть гостей начинает разъезжаться или выбирают прогулки по городу.
• Подумать, как привлечь внимание к стенду. Формат ALPHA запрещает разворачивать ролл-апы или, например, приходить с охапкой воздушных шаров. Кто-то выходит из положения яркой одеждой, у кого-то на столе можно заметить игрушки или сувениры.
• Забронировать плазменную панель. Она отлично привлекает внимание и помогает презентовать проект. Важно: видео нельзя демонстрировать со звуком, поэтому добавляйте субтитры, если к видеоряду необходимы пояснения. Стоимость услуги — дополнительные 250 евро.

Назначайте встречи заранее

Участие молодого стартапа имеет смысл в двух случаях: если вы ищете инвестора и если вы хотите заявить о себе международной аудитории, то есть найти потенциальных партнеров и клиентов. Оба варианта требуют активной подготовки, потому что назначить встречу непосредственно на площадке практически невозможно. В нашем случае 80% митингов были запланированы заранее через почту и LinkedIn. Как устроен этот процесс?

• Этап 1: Письма на общий ящик. Еще летом мы собрали обезличенный список участников саммита на основе информации, опубликованной на сайте, и детально его проработали: выбрали компании, которые были нам потенциально интересны и которым мы могли предложить конкретные проекты по автоматизации работы контакт-центров. Не зная имен и должностей, мы стали писать предложения о встрече на общие email-адреса. Проделанная работа не принесла впечатляющих результатов, в начале осени у нас было подтверждено меньше 10 встреч.
• Этап 2: Знакомство в LinkedIn. Оплатив участие в программе ALPHA, мы запросили у организаторов список подтвержденных участников в формате «компания, должность» и начали назначать встречи через LinkedIn. Конверсия во встречу увеличилась, к концу сентября было назначено порядка 40 встреч.
• Этап 3: Переписка в приложении. За месяц до саммита обновили официальное приложение мероприятия, в котором можно было посмотреть зарегистрированных представителей компании и написать нужному человеку лично. Это упростило процесс поиска и к началу саммита у нас было назначено более 60 встреч.

Используйте мессенджеры, LinkedIn, Facebook, почту, Google-календарь — чем больше точек соприкосновения, тем больше шансов, что встреча состоится.

Как провести три дня с пользой

Участие в Web Summit — это три дня работы. Павильон открывается в 8:30 и закрывается в 18:00, практически все время занимают встречи. Не менее активное общение происходит и на стенде: перед поездкой мы опасались, что ALPHA-зона будет никому не интересна, но многие участники и инвесторы целенаправленно обходили каждый стенд, задавали вопросы и смотрели демо.

• Заранее распределите время для встреч и обедов внутри команды. Важно, чтобы на стенде оставалось минимум два человека.
• Раздавайте промокоды. Но только рядом со своим стендом: организаторы следят за тем, чтобы этого не происходило в центре зала. Есть также специальные столы для флаеров, поэтому лучше иметь при себе не менее 500 штук.
• Валидируйте заранее назначенные встречи накануне вечером или с утра в тот же день. Обозначьте также точное место и ориентиры на площадке, чтобы не потеряться, и рассчитывайте свое время: не так-то быстро попасть из одного павильона в другой, каждый день мы пробегали по 12 километров по площадке.
• Не снимайте бейдж и браслет в течение всего саммита. Во-первых, это против правил: организаторы постоянно проверят наличие атрибутов участника. Во-вторых, это дурной тон: коллеги хотят с первого взгляда понимать, с кем встречаются на площадке. Это удобно, так как пообщаться с представителем интересной компании иногда удавалось вне стен конференции.
• Хорошим бонусом к нетворкингу станет участие в закрытых афтепати.

Какие возможности нельзя упустить (а какие можно)

Программа ALPHA позволяет участникам посещать любые лекции и круглые столы, но у нашей команды на это не нашлось времени. Однако если кто-то из спикеров вам интересен, можно встретить его после выступления и задать вопросы лично. Не сложилось у нас и с Mentor Hours, но мы все же советуем не пренебрегать этой возможностью: в нашем случае имела место ошибка со стороны организаторов, в итоге ментор готовился к общению с другой командой, и почти все отведенное для консультации время мы рассказывали о себе.