Что такое проектный треугольник и какие задачи бизнеса помогает решать

Содержание

• Что такое треугольник управления проектами
  • Время
  • Расходы
  • Объем
• Чем полезна модель
• Как управлять треугольником
  • Выбор гибкого ограничения
  • Функции в приоритете
  • Создание плана управления рисками
  • Создание плана управления изменениями
  • Сопоставление методологии управления с приоритетными ограничениями
• Как проектный треугольник работает в Agile и Scrum
• Преимущества использования для бизнеса
• Примеры применения

Что такое треугольник управления проектами

Треугольник управления — модель управления проектами. В нем предполагается, что менеджмент тремя ограничениями — стоимостью, объемом и временем — приведет к конечному результату. 

Эти ограничения взаимосвязаны и должны постоянно балансироваться. Когда в одно ограничение вносится изменение, для сохранения качества требуются корректировки одного или обоих других ограничений. Эту модель также называют железным треугольником, золотым треугольником и тройным ограничением.

Треугольник управления помогает менеджерам легче управлять рисками и изменениями, четко определять приоритеты проекта и коммуницировать с клиентами. При правильном управлении этими факторами проект с большей вероятностью приведет к получению качественного конечного результата.

Элементы проектного треугольника: время, стоимость и объем.

Время

Временной компонент треугольника состоит из общего графика работы и количества часов,, в течение которых члены команды работают над ним, временные интервалы и времени планирования стратегии. 

Управление временем часто требует корректировки объема и бюджета. Например, если объем работ изменен, вам придется заплатить дополнительному члену команды, чтобы завершить работу вовремя и снизить затраты на инвентарь и персонал.

Расходы

В стоимость проекта входят платные ресурсы, необходимые для его реализации. Платными ресурсами могут быть:

• таланты,
• сырье,
• оборудование,
• помещения,
• инвентарь,
• инструменты.

Стоимость часто тесно связана со временем. Малейшие изменения могут затянуть работу. Время — платный ресурс, который может разрушить треугольник проекта.

Объем

Компонент объема треугольника относится к размеру завершаемого проекта. Размер измеряется с точки зрения качества работы, сложности, количества или масштаба результатов, детализации, количества функций и емкости результатов.

Нужно избегать неуправляемого и непреднамеренного расширения масштабов — отрицательного увеличения требований к проекту, чтобы держать под контролем его стоимость и время.

Чем полезна модель

Важность проектного треугольника очевидна: баланс этих трех ограничений обеспечивает качественный проект. Изменение хотя бы одной из трех сторон треугольника требует адекватной корректировки других сторон для того, чтобы сбалансировать проект.

Это дает представление о важности треугольника управления проектами, но его преимущества имеют еще более далеко идущие последствия. Отслеживание этих трех ограничений помогают менеджеру проще управлять изменениями в проекте. Это потому, что треугольник управления показывает взаимосвязь между объемом, временем и бюджетом, а также то, как это связано с качеством.

Читайте по теме:

9 из 10 IT-компаний используют Agile. Как понять, нужен ли он вам

Что такое методика HADI и как она помогает бизнесу

Эти знания помогают менеджерам понять, какие приоритеты нужно установить для создания качественного проекта. Руководитель работы понимает, что если график нельзя изменить, то нужно следить за масштабами и бюджетом. Любые изменения в них повлияют на график проекта.

Заинтересованные стороны, клиенты или владельцы проектов захотят получить разъяснения по поводу любых изменений в нем. С помощью проектного управления можно визуализировать причину, по которой одно из ограничений было скорректировано, чтобы проект был сбалансированным, а результаты соответствовали ожиданиям по качеству. Это позволяет им понять, как одно изменение ограничения влияет на другие ограничения.

Использование треугольника управления проектами снижает риски.

Как управлять треугольником

Способы управления проектным треугольником будут зависеть от проекта, его приоритетов, склонности к риску и опыта команды. При управлении треугольником важно учитывать пять следующих стратегий:

• выбор гибкого ограничения,
• перечисление функций в порядке от наиболее важных до наименее важных,
• создание планов управления рисками.
• создание планов управления изменениями,
• сопоставление методологии управления с приоритетным ограничением.

Выбор гибкого ограничения

Взглянув на три ограничения в треугольнике — стоимость, время и объем — получите четкое представление клиента или команды относительно того, какие из них наиболее важны.

Поработайте со своей командой или клиентом, чтобы определить одно из этих ограничений, при которых допускается гибкость. В разговоре узнаете, как скорректировать ситуацию, если работа не всегда идет так, как предполагалось.

Например, если клиент должен соблюдать сроки и происходит задержка, возможно, имеет смысл нанять больше специалистов, чтобы ускорить процесс. Если стоимость является приоритетом для клиента, вы можете продлить срок, чтобы избежать приема новых сотрудников. 

Аналогичным образом, если клиент хочет добавить новые функции, но настаивает на том, чтобы завершить работу вовремя, четко сообщите, что команде нужно разрешение на гибкость в бюджете.

Функции в приоритете

Вместе с клиентом, командой разработчиков и командой обеспечения качества изучите особенности конечного результата проекта. Составьте список всех ожидаемых функций. Затем необходимо уточнить у клиента, какое ограничение является наиболее важным, какие функции наиболее важны и какие просто приятно иметь. Упорядочите все функции от наиболее обязательных до наименее важных.

Этот список поможет на протяжении всего проекта контролировать ограничения и сохранять высокую удовлетворенность клиентов. Например, если для одной функции потребуется больший бюджет, чем планировалось, из-за повышения цен на сырье, можете просмотреть нижнюю часть списка приоритетов функций, чтобы решить, какую из них можно удалить, чтобы освободить место в бюджете.

Создание плана управления рисками

При руководстве рисками устанавливайте четкие ожидания и информируйте команду. Такое общение должно начинаться до начала проекта и распространяться на всем его протяжении.

Для начала создайте план руководства проектом и представьте его клиентам и членам команды. Этот план должен четко отражать масштаб работы. Он также должен включать план управления рисками, который показывает заинтересованным сторонам, что может пойти не так, триггеры и планы по их устранению. В этих планах должно быть указано, как изменятся бюджет, масштабы и график в случае возникновения таких рисков.

Читайте по теме:

Менеджер проектов: кто это, как войти в профессию и с чего начать

Как побудить сотрудников делиться идеями на совещаниях

Затем, во время реализации проекта, при первых признаках возникновения риска сообщите об этом команде исполнения и клиентам.

Однако проактивное общение помогает сохранить баланс треугольника и дает больше возможностей для того, чтобы вернуть процесс в нужное русло.

Если задача займет больше времени, чем ожидалось, сообщите команде и клиенту об этом. Держите клиента в курсе своих решений. Проактивное общение демонстрирует компетентность и поддерживает высокий уровень удовлетворенности.

Создание плана управления изменениями

Руководство ограничениями означает управление изменениями. Если клиент внезапно хочет добавить новую функцию, объем, время и бюджет идут наперекосяк. Но если управлять изменениями, ограничения треугольника с большей вероятностью останутся в пределах удовлетворительных параметров.

Правильное управление изменениями начинается с создания четкого и действенного плана управления изменениями, а затем следования ему при поступлении запросов на изменения. Надежный план управления изменениями должен включать в себя несколько компонентов, направленных на решение следующих задач:

Измените роли менеджеров. Оцените состав команды на предмет одобрения или отклонения.

Ограничения. Запишите ограничения, которые можно более гибко корректировать, чтобы реагировать на изменения.

Уточните, как запросы на изменения будут отправляться, оцениваться, утверждаться или отклоняться.

Параметры временных рамок запроса на изменение. В какие сроки запросы на изменения должны быть оценены, одобрены, отклонены или реализованы?

Изменение процесса общения. Как будут регистрироваться и выполняться одобренные запросы на изменения? Как члены команды, не уполномоченные управлять изменениями, будут сообщать об изменениях?

Инструменты управления изменениями. Какие инструменты будут использоваться для изменений.

Сопоставление методологии управления с приоритетными ограничениями

Существует множество методологий управления проектами, которые следует учитывать, но некоторые из них используются чаще, чем другие. Водопад, Agile и Lean — это три методологии, которые тщательно проверены и опробованы в управлении проектами. 

Каждый из них лучше справляется с некоторыми ограничениями по сравнению с другими. Соответствие методологии приоритетам вашего проекта может помочь облегчить управление ограничениями.

Как проектный треугольник работает в Agile и Scrum

Agile и Scrum — гибкие методологии, где нет детального четко обозначенного планирования на старте проекта. В них команда ведет работу над продуктом короткими циклами, на каждом из этапов добавляя то, что может быть полезно пользователю.

Адаптированный для этих подходов проектный треугольник не является жестким аспектом, так как конечный результат работы может быть неизвестен. Если сроки и стоимость могут быть фиксированными, поскольку они важны для каждого клиента, и менеджер проекта может спрогнозировать их на старте и в процессе работы, то сторона треугольника «Содержание» может часто изменяться по ходу проекта.

Треугольник управления проектами в Agile и Scrum допускает, что клиент не получит оговоренное до начала реализации проекта содержание в заданные сроки и бюджет. Однако при этом команда будет делать все возможное, чтобы принести ценность и чтобы результат полностью удовлетворил конечного пользователя.

Преимущества использования для бизнеса

Этот инструмент может оказаться полезным, поскольку он:

• снижает риски,
• уточняет приоритеты,
• распределяет ресурсы,
• устанавливает четкие ожидания,
• улучшает контроль.

Примеры применения

Разработка программного обеспечения. Если в программный продукт добавляется новая функция, которая расширяет область применения, потребуется больше времени на тестирование, что потенциально может привести к увеличению затрат. 

И наоборот, если нужно ускорить поставку программного продукта, чтобы уложиться в сжатые сроки, это может потребовать менять приоритеты задач и выделять дополнительные ресурсы. Эти компромиссы и взаимозависимости демонстрируют, как треугольник применим к реальным проектам создания ПО.

Строительство. В строительных проектах треугольник проявляется в компромиссе между временем, стоимостью и объемом. Например, если есть изменения в архитектурных планах или дополнительных функциях, запрошенных клиентом, это может повлиять на график и бюджет работ. 

Чтобы оправдать ожидания клиента, менеджеры должны найти компромиссы внутри треугольника и корректировать сроки, распределять ресурсы и общаться с заинтересованными сторонами.

Фото на обложке: Unsplash