Top.Mail.Ru
Истории

Матрица Эйзенхауэра — как повысить продуктивность

Истории
Владислав Афонин
Владислав Афонин

Руководитель направления поискового контента

Владислав Афонин

Матрица Эйзенхауэра — тайм-менеджмент, который помогает упорядочить задачи по степени их важности и срочности. Разработанная Дуайтом Эйзенхауэром, она направляется на оптимизацию процессов, благодаря чему легче принимать решения и повышать личную эффективность.

Суть подхода заключается в том, чтобы фокусироваться на выполнении действительно важных задач, которые двигают человека к достижению его целей. При этом менее важные и срочные дела можно делегировать или даже исключить из списка, чему и учит Матрица Эйзенхауэра. В статье узнаете, какие задачи и принципы лежат в основе матрицы Эйзенхауэра, как планировать свои дела и кому подойдет эта методика.

Матрица Эйзенхауэра — как повысить продуктивность
  1. Истории

Содержание:

 

Какие задачи решает матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра помогает справляться с повседневными задачами, направляя внимание на приоритеты. Она позволяет разбить задачи на 4 категории:

  1. Важные и срочные задачи.
  2. Важные, но несрочные задачи.
  3. Неважные, но срочные задачи.
  4. Неважные и несрочные задачи.

Принцип работы матрицы заключается в том, что она позволяет объективно взглянуть на повседневные дела и распределить усилия. Матрица Эйзенхауэра позволяет избежать перегрузки, когда нужно обработать большой объем информации и задач.

Эффективность матрицы Эйзенхауэра как инструмента для управления временем и задачами подтверждается рядом исследований и наблюдений в области психологии, управления и продуктивности. В ее основе лежит принцип приоритизации, который позволяет лучше управлять стрессом и временем. Давайте подробно рассмотрим, чем именно доказана эффективность этого метода, как он помогает и какие конкретные результаты наблюдаются у людей, которые используют матрицу приоритетов Эйзенхауэра.

С точки зрения психологии, правильная расстановка приоритетов позволяет снизить тревожность. Исследование, проведенное Гарвардской школой бизнеса, показало, что люди, которые используют такую технику, как матрица Эйзенхауэра, чувствуют меньше стресса и работают продуктивно. Они отмечали, что уверенность в том, что важные задачи не остаются без внимания, способствует спокойному и сосредоточенному выполнению текущей работы.

В 2016 году исследователи Университета Стэнфорда провели исследование, в котором участвовало 200 человек. Все люди занимались сложными проектами. Оказалось, что те, кто применял матрицу Эйзенхауэра, справлялись с рабочими нагрузками эффективнее, испытывали меньше стресса и чувствовали себя увереннее в том, что достигают целей .

 

Научное обоснование продуктивности

Эффективность матрицы Эйзенхауэра также связана с теорией когнитивной нагрузки, разработанной Джоном Свеллером в 1988 году. Согласно этой теории, когда человек одновременно пытается удержать в памяти много информации или задач, когнитивная нагрузка возрастает, что снижает работоспособность и ухудшает концентрацию.

 

Прокрастинация

Исследования показывают, что четкое планирование и разделение задач по степени важности помогает справляться с прокрастинацией. Например, эксперимент, проведенный Университетом Карнеги-Меллона, показал, что использование системы, которые распределяют задачи по приоритетам, помогают сократить прокрастинацию у студентов на 30%.


Читайте по теме:

Четыре способа повысить продуктивность, но при этом больше отдыхать

6 нестандартных способов повысить производительность


Прокрастинация часто возникает из-за ощущения перегруженности, когда человеку сложно выбрать, с чего начать. Матрица Эйзенхауэра помогает разложить задачи по полочкам и начать с самых приоритетных.

 

Фокус на долгосрочные цели

Матрица Эйзенхауэра также помогает сосредотачиваться на долгосрочных и важных задачах, которые попадают во второй квадрант (важные, но не срочные). Исследование, проведенное Институтом Гэллапа, показало, что сотрудники, которые регулярно выделяют время на планирование важных, но не срочных задач, показывают высокие результаты и имеют меньше проблем с рабочим выгоранием.

Этот подход также поддерживается работой Стивена Кови, автора книги «7 навыков высокоэффективных людей», который подчеркивает важность работы над задачами второго квадранта (важные, но несрочные) для достижения успеха в жизни и карьере. По его мнению, способность сосредотачиваться на этих задачах напрямую влияет на достижение долгосрочных целей.

 

Удовлетворенность работой

Люди, которые чувствуют, что справляются с важными задачами и видят результаты усилий, испытывают высокий уровень удовлетворенности, что напрямую влияет на уровень мотивации.

 

Как пользоваться матрицей

Матрица Эйзенхауэра проста в использовании и помогает упорядочить дела на основе их важности и срочности. Чтобы воспользоваться этой системой, выполните следующие шаги:

  1. Выпишите все задачи, с которыми предстоит справиться — это могут быть повседневные дела, рабочие обязанности или задачи, связанные с личными целями.
  2. Оцените каждую задачу по 2 критериям — решите, насколько важна задача для достижения целей и насколько срочно ее нужно выполнить.
  3. Распределите задачи по четырем квадрантам матрицы — в зависимости от их срочности и важности.

После выполнения этих шагов каждая задача окажется в одном из 4 квадрантов, что позволит правильно расставить приоритеты и выстроить план работы.

 

Квадрант А «Сделать»

Этот квадрант содержит срочные и важные задачи. Это дела, которые нужно выполнить немедленно, поскольку они напрямую влияют на достижение важных целей и часто связаны с ограниченными сроками.

Примеры задач:

  • Сделать срочный отчет для руководства, который нужно сдать до конца дня.
  • Позвонить клиенту по экстренному вопросу, который может повлиять на заключение крупной сделки.
  • Отремонтировать оборудование, без которого невозможно продолжать работу.
  • Устранить критическую ошибку на сайте компании, которая мешает клиентам совершать покупки.

Эти задачи наиболее приоритетны. Однако старайтесь избегать накопления большого количества срочных дел, так как это может привести к стрессу и перегрузке.

 

Квадрант В «Запланировать»

Квадрант В включает задачи, которые важны, но не срочны. Работая над задачами из этого квадранта, вы закладываете основу для будущих успехов, предотвращая появление кризисных ситуаций.

Примеры задач:

  • Разработать годовой бюджет. Эта задача важна, но не требует немедленного выполнения.
  • Сформировать стратегию развития бизнеса на ближайшие несколько лет.
  • Пройти обучение или курс для профессионального роста.
  • Подготовить презентацию для важного мероприятия, которое состоится через неделю.

Главная цель — не откладывать выполнение задач, так как они помогают избежать появления срочных дел в будущем. Регулярно планируйте работу над ними, чтобы поддерживать продуктивность.

 

Квадрант С «Делегировать»

Сюда входят задачи, которые срочны, но не важны. Эти дела нужно быстро выполнить, но их можно поручить другому человеку. 

Примеры задач:

  • Ответить на повседневные письма.
  • Организовать встречу с командой, это можно поручить коллеге.
  • Подготовить документы для совещания, передав эту задачу коллеге.
  • Заполнить отчет для бухгалтерии, если это может сделать сотрудник вашего отдела.

Эффективное делегирование задач позволяет сосредоточиться на выполнении важных дел и снизить нагрузку.

 

Квадрант D «Избегать»

Задачи из этого квадранта часто отвлекают и мешают сосредоточиться на значимых делах.

Примеры задач:

  • Просматривать социальные сети в рабочее время.
  • Читать новости, не связанные с работой.
  • Посещать развлекательные мероприятия во время рабочей недели, когда важно сосредоточиться на задачах.

 

Как планировать дела: метод Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра помогает организовать задачи и управлять временем, концентрируясь на том, что действительно имеет значение.

Допустим, есть несколько задач на неделю:

  1. Подготовить отчет для клиента (важная и срочная задача).
  2. Разработать стратегию продвижения продукта (важная, но не срочная задача).
  3. Ответить на электронные письма (срочная, но не важная задача).
  4. Проверить социальные сети (неважная и несрочная задача).

Сначала запишите все задачи, которые нужно выполнить. Оцените их по 2 критериям: важность и срочность. Затем разделите их по квадрантам матрицы Эйзенхауэра, после чего:

  1. Выполните срочные и важные задачи сразу.
  2. Запланируйте важные, но несрочные задачи.
  3. Делегируйте срочные, но неважные задачи.
  4. Избегайте неважных и несрочных задач.

 

Где собрать матрицу Эйзенхауэра

Чтобы эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра, важно выбрать удобный инструмент. В зависимости от предпочтений, можете выбрать разные варианты: от классического бумажного формата до современных цифровых приложений и онлайн-сервисов.

Допустим, у вас есть такие задачи:

  • Завершить отчет для клиента (важная и срочная).
  • Запланировать развитие продукта на следующий квартал (важная, но не срочная).
  • Ответить на служебные письма (срочная, но не важная).
  • Проверить обновления в социальных сетях (неважная и несрочная).

Запишите их в соответствующие квадранты на листе бумаги и начните с выполнения задач из Квадранта А. Важно всегда иметь этот список под рукой и корректировать его по мере выполнения.

Вариант 1. Если предпочитаете цифровые инструменты, можно использовать электронные заметки на компьютере или смартфоне. Программы Microsoft Word или Google Docs позволяют легко создавать и редактировать таблицы.


Читайте по теме:

Как повысить продуктивность с помощью перерывов

ИИ снижает продуктивность сотрудников — исследование


Для работы с электронными заметками создайте таблицу, где каждая категория задач занимает отдельную ячейку. Разместите их в соответствующих квадрантах и корректируйте по мере выполнения.

Вариант 2. Todoist — популярное приложение под тайм-менеджмент, доступное в России, которое позволяет эффективно организовать задачи и адаптировать их под матрицу Эйзенхауэра. Оно помогает пользователям распределять задачи по категориям, устанавливать приоритеты и отслеживать прогресс.

Тайм-менеджмент предлагает функции для организации задач, которые можно адаптировать под матрицу Эйзенхауэра. Эти программы помогают эффективно управлять проектами, предоставляя возможности для создания досок и списков.

Вариант 3. Для тех, кто только начинает пользоваться системой, существуют онлайн-платформы, предлагающие готовые шаблоны матриц Эйзенхауэра. Например, сервис MindMeister позволяет создавать визуальные карты и диаграммы.

В MindMeister создайте визуальную карту, где каждая категория — это отдельная ветка.

 

Кому подойдет

Рассмотрим, кому именно этот метод может быть особенно полезен:

  1. Предпринимателям. Они часто сталкиваются с множеством задач, от разработки продуктов до взаимодействия с клиентами. Матрица Эйзенхауэра позволяет выделить критически важные дела. Например, запуск нового продукта становится приоритетом (Квадрант А), а ответы на менее важные электронные письма можно делегировать (Квадрант С).
  2. Менеджерам. Они управляют командами и проектами, что требует расстановки приоритетов. Они используют матрицу для определения срочных и важных задач, таких как подготовка отчетов (Квадрант А) или планирование встреч (Квадрант В). Это помогает избежать стресса, связанного с неожиданными задачами.
  3. Студентам. С помощью матрицы они разделяют учебные задания: например, подготовка к экзамену (важная и срочная) и написание курсовой работы (важная, но не срочная). Это помогает организовать время и снизить уровень тревожности перед экзаменами.

Фото на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме