Платежный календарь: что это такое и для чего он нужен бизнесу

Содержание

• Что такое платежный календарь
• Зачем предпринимателю платежный календарь
• Как составить платежный календарь
• Как работать с платежным календарем
• Платформы и сервисы
  • «ПланФакт»
  • Adesk
  • «Финолог»
  • Seeneco
  • «Финтабло»
  • «Финансист»
  • «КУБ24 ФинДиректор»
  • «Мой склад»
• Пример заполнения и использования платежного календаря

Что такое платежный календарь

Платежный календарь — это оперативная таблица, в которой фиксируют денежные потоки предприятия (поступления, перечисления контрагентам) по календарным датам. Он помогает своевременно рассчитывать возможный дефицит средств на счете (кассовый разрыв). С его помощью компании ведут управленческую и бухгалтерскую деятельность.

В форму таблицы вносят:

• запланированные выплаты на день, месяц или полугодие;
• деньги на расчетном счете;
• ожидаемые поступления от контрагентов;
• условия платежей;
• сроки, на которые можно отложить переводы.

Ведут календарь:

• финансовые менеджеры,
• владельцы бизнеса,
• бухгалтеры.

Зачем предпринимателю платежный календарь

Платежный календарь нужен для бизнеса разного масштаба. Крупные производственные холдинги с его помощью могут: 

• планировать покупку оборудования,
• выплачивать зарплату,
• запускать новые проекты.

Малому бизнесу инструмент позволяет грамотно выстраивать отношения с клиентами, поставщиками, предотвращать недостаток средств на счете.

Платежный календарь также нужен, чтобы:

• информировать о предстоящих поступлениях и выплатах;
• рассчитываться с контрагентами;
• предотвращать задолженность перед партнерами;
• рассчитывать финансовые обязательств за календарный период;
• следить за средствами на счете;
• распределять деньги;
• контролировать оплату счетов от дебиторов;
• управлять финансами, поддерживать стабильность в работе фирмы;
• планировать затраты на открытие филиала, закупку оборудования;
• развивать новые направления;
• контролировать обязательные налоговые платежи;
• экономить на процентах по кредитам;
• предотвращать просрочки платежей;
• принимать управленческие решения;
• внедрять мероприятия по формированию бизнес-плана.

Как составить платежный календарь

Этапы подготовки платежного календаря:

Шаг 1. Собрать сведения о предстоящих платежах. Для этого требуется составить список внебюджетных и плановых расходов. Информацию запрашивают во всех подразделениях компании, уточняя сумму и статью выплат, дату расчета, приоритетность и условия проведения оплаты, определяя сотрудников, которые отвечают за транзакции по направлениям.

Это делают в:

1. Бухгалтерии — о перечислениях заработной платы работникам, социальных выплатах, налоговых взносах, кредитах, комиссиях, процентах.
2. Отделе маркетинга — о бюджете на продвижение бизнеса (размещение рекламы, мероприятия для информирования о бренде).
3. Отделе снабжения — о плановых тратах на закупку продукции, материалов, сырья.
4. Инженерной службе — о бюджете на ремонт помещений, складов, обслуживание оборудования и производственной техники.
5. Административно-хозяйственном отделе — о финансировании затрат на коммунальные услуги, аренду, хозинвентарь и его обслуживание.

Шаг 2. Собрать информацию о предстоящих поступлениях. На этом этапе специалист собирает все источники дохода фирмы. В календарь вносят прибыль от основной деятельности и другие выплаты, поступающие на расчетный счет. Это могут быть доход от сдачи в аренду оборудования, недвижимости, реализации активов, прибыль от финансовых операций, инвестиций.

Читайте по теме:

Инструменты финансового департамента. Без каких не обойтись?

19 инструментов для автоматизации малого бизнеса

Сведения можно запрашивать в отделах:

1. Продаж — об ожидаемых перечислениях от контрагентов.
2. Маркетинга — о прогнозируемом увеличении объема продаж.
3. Финансов — о дополнительных источниках прибыли, получении грантов, займов, субсидировании, кредитовании.
4. Юридическом — о возвратах платежей по контрактам, других возмещениях.

Для проверки информации нужно использовать дополнительные документы:

• кассовый план,
• бюджет доходов и расходов,
• график движения денег,
• оборотно-сальдовые ведомости.

Шаг 3. Сгруппировать сведения и произвести расчеты. Здесь нужна структуризация:

1. Распределения платежей по календарным датам (с указанием конечного дня перевода).
2. Разбивки платежей по категориям — по статьям трат, сотрудникам, отделам, ставкам НДС, контрагентам.
3. Постановки приоритетов, разделения выплат на срочные, важные и другие.

Расчеты производят, чтобы определить:

• остатки на конец дня и установленного периода;
• суммы всех поступлений, трат по дням и на окончание периода;
• общие расходы, прибыль по приоритетности, категориям.

Шаг 4. Проанализировать положение бюджета. На основе статистики руководитель бизнеса может определить наличие кассовых разрывов, оценить возможности фирмы для оплат по счетам, поддержки стабильного товарооборота.

При неудовлетворительном итоге можно:

• внести корректировки в график финансовых операций;
• изменить приоритеты переводов;
• найти бюджетные варианты закупок;
• заключить договоры с другими контрагентами;
• определить дополнительные источники прибыли.

Как работать с платежным календарем

Платежный календарь в компаниях ведут на базе официального регламента.

В документе нужно указать:

• сроки обновления календаря;
• ответственных за работу должностных лиц;
• источники сведений о планируемых расходах, поступлениях;
• приоритетность выплат кредиторам, контрагентам при ограниченном остатке на счете;
• правила контроля за целесообразностью платежей;
• страховочный (неснижаемый) остаток в кассе после завершения выплат;
• методологию анализа отклонений от расчетов;
• порядок передачи данных для дальнейшей оценки и принятия решений.

Правила ведения платежного календаря:

1. Составлять на небольшой период (до 1-2 месяцев). Платежный календарь — это инструмент краткосрочного планирования. Оптимальный срок его ведения зависит от количества операций, размера бизнеса или товарооборота.
2. Максимально детализировать. При нехватке небольшой суммы на счете возникает кассовый разрыв, могут быть нарушены договоренности с контрагентами. В календаре не нужно округлять суммы.
3. Постоянно обновлять. Информация о движении денег на счете должна быть точной, отражать положение дел в фирме. Сведения о плановых доходах и расходах должны обновляться не реже 1 раза в неделю.
4. Анализировать статистику. После обновления информации ответственный сотрудник проверяет отсутствие кассовых разрывов. Аналитику можно автоматизировать для выведения отрицательных показателей.
5. Планировать отсрочки выплат, пользоваться овердрафтом, кредитованием.

Платформы и сервисы

Платежный календарь заполняют с помощью электронных таблиц. Однако для организации масштабных бизнес-процессов специалистам нужны системы с продвинутыми модулями казначейства.

Для расчетов есть следующие программы:

• «1С:ERP Управление предприятием 2»,
• «Финолог»,
• Seeneco,
• «Финансист»,
• «БИТ.Финанс».

«ПланФакт»

Этот платежный календарь можно заполнять с помощью программы для управления учетом. Сервис удобен для среднего и малого бизнеса. На основе внесенных сведений в программе отражаются убыточные проекты и кассовые разрывы «ПланФакт» интегрирован с банками, системами 1С, CRM.

Предпринимателям доступны:

• бесплатный тестовый период;
• ведение нескольких направлений в едином аккаунте;
• подключение работников с разными полномочиями;
• настройка выгрузки Excel;
• широкий выбор пакетов услуг.

Adesk

Сервис подходит для управленческого учета фирмам с прибылью до 15-20 млн рублей в месяц. Программа снабжена ботом, мобильными приложениями для Android и iOS. Клиентам предлагают бесплатный тестовый период, поддержку в чатах, тарифы стоимостью от 900 рублей в месяц. В календаре надо указать частоту учета, период и другие параметры.

С помощью сервиса можно:

• отслеживать кассовые разрывы;
• проводить анализ бюджета;
• составлять основные предпринимательские отчеты;
• вести учет финансов по проектам;
• рассчитывать товарные остатки;
• автоматизировать сбор сведений.

Программа интегрирована с банками:

• «Точка»,
• «Сбер»,
• Т-Банк,
• МодульБанк,
• Альфа-Банк.

«Финолог»

Сервис разработан для управления финансами в среднем и малом бизнесе.

Программа с мобильным приложением, бесплатным тестовым периодом имеет следующие преимущества:

• простоту настройки;
• синхронизацию с эквайрингом, банками, amoCRM;
• автоматизацию отчетности (баланса, ДДС, ОПиУ);
• возможность приема заказов с сайта;
• оптимизацию анализа косвенных и прямых трат;
• удобную форму выставления счетов, управления заказами.

Seeneco

Вести платежный календарь можно с помощью сервиса Seeneco. Инструмент предназначен для анализа, планирования финансов и управленческого учета. Он подходит для среднего и малого бизнеса, отличается гибкой тарификацией. В сервисе настроена бизнес-аналитика, есть возможности прогнозирования, стратегического планирования направлений.

С помощью программы можно:

• управлять ценами,
• контролировать остатки,
• планировать закупки,
• организовывать инвентаризации.

Преимущества сервиса:

• удобный интерфейс;
• наличие мобильного приложения для Android и IOS;
• автоматизация с CRM для розничной продажи, маркетплейсами;
• графическая аналитика расходов и доходов;
• интеграция с банками, работа с несколькими счетами.

К недостаткам сервиса относят отсутствие интеграции с онлайн-кассами.

«Финтабло»

Сервис разработан для автоматизации сбора информации о финансовом положении компании. В программе есть разделы списаний, поступлений, остатков на конец периода. Можно настроить план выполнения платежного календаря, контролировать дебиторскую задолженность, оценивать рентабельность бизнеса. Это позволяет предотвращать кассовые разрывы и сбои в расчетах с контрагентами.

Преимущества сервиса:

• лаконичный дизайн интерфейса;
• интеграция с банками («Точка», Альфа-Банк, «Сбер», Т-Банк);
• наличие раздела с инструкциями, встроенных обучающих программ;
• возможность подключения «Телеграм»-бота;
• широкий выбор тарифных планов;
• бесплатный тестовый период;
• автоматизация расчетов;
• интеграция с другими сервисами управления.

«Финансист»

Сервис разработан для управления финансами, подходит для крупных холдингов с большим штатом сотрудников. Есть демо-версия программы для знакомства с особенностями настроек, подготовки платежных календарей, отчетов, аналитики финрезультатов. С помощью «Финансиста» можно отслеживать движение денег для нескольких проектов. В программе есть интеграция с банками (ПСБ, Уралсиб, ОТП, ВТБ, «Точка»).

Читайте по теме:

Как самостоятельно вести бухгалтерию продавцу с маркетплейса?

15 российских CRM-сервисов для любого вида бизнеса: от розничной торговли до стоматологических услуг

Разработчик предусмотрел несколько тарифов для:

• молодых компаний,
• проектных фирм,
• групп компаний,
• индивидуального сопровождения финдиректора.

«КУБ24 ФинДиректор»

В сервисе предусмотрен широкий набор функций для ведения бухгалтерии, учета финансов.

Программа подходит компаниям для подготовки:

• детальной аналитики,
• отчетов о поступлениях и расходах,
• платежного календаря,
• маркетинговой стратегии,
• плана продаж,
• бизнес-модели предприятия.

Клиентам доступны несколько тарифов, бесплатный пробный период. Предусмотрена услуга настройки сервиса, обучения правилам загрузки и обновления информации, расчета баланса, интеграции с другими программами.

«Мой склад»

Облачный сервис разработан для автоматизации торговли, учета финансов, управления работой предприятия. Он подходит для интеграции с другими программами и электронными таблицами. Разработано мобильное приложение для Android и IOS.

С помощью сервиса можно также:

• принимать товары;
• контролировать остатки, отгрузку продукции;
• учитывать списания, платежи контрагентам;
• настраивать программу лояльности;
• работать с платежными поручениями и банковскими выписками.

Действуют тестовый период, несколько платных тарифов. Сервис можно синхронизировать с CRM-системами, банками или приложениями.

Пример заполнения и использования платежного календаря

Платежные календари составляют в виде таблицы с перечнем списаний и поступлений по датам.

В них должны быть сведения о входящих платежах (с суммами и датами):

• оплаты от заказчиков,
• субсидии,
• кредиты,
• прибыль от сдачи недвижимости в аренду.

В графе исходящих платежей указывают затраты на:

• закупку материалов,
• заработную плату,
• коммунальные платежи,
• аренду оборудования или помещений.

Списания ранжируют по рискам и категории важности на:

1. Обязательные срочные — налоги, зарплата, перечисления по кредитам.
2. Обязательные несрочные — платежи, которые можно немного передвигать по датам. Это может быть закупка материалов, оплата услуг контрагентов, проектных специалистов.
3. Несрочные — выплаты, приуроченные к поступлениям на счет от заказчиков, партнеров.

При ранжировании выплат нужно учитывать условия договора, чтобы не допустить штрафов. Остаток в календаре рассчитывают на начало и конец календарного периода (от дня до месяца).

Документ можно детализировать, добавив:

• имена контрагентов,
• расчетные счета для проведения платежей,
• статьи расходов и доходов,
• названия проектов,
• комментарии ответственных лиц,
• итоги по периодам.

С помощью инструмента можно отслеживать поступления от разных контрагентов, отсрочки, авансы и выстроить свою систему работы с финансами для предприятия.

Фото на обложке: Unsplash