Расчеты по страховым взносам (РСВ): что это такое, как заполнять

Что такое расчеты по страховым взносам?

Это способ получить финансовую поддержку для работников и их семей в случае болезни, выхода на пенсию или возникновения других жизненных обстоятельств.

Это своеобразный мост между работодателем, работником и государством. Работодатель берет на себя обязательства не только по выплате зарплаты, но и по социальным гарантиям. Регулярные платежи помогают избежать ошибок в начислении и исключают вероятность штрафов за несвоевременную или некорректную уплату.

Каждое юридическое лицо и индивидуальный предприниматель обязаны сдавать отчетность в налоговые органы. Декларация (расчет) по страховым взносам — обязательный документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных взносах. Этот отчет сдается ежеквартально, что благодаря чему государство контролирует, как работодатели выполняют обязательства.

Платежи формируются на основании таких факторов:

• Сумма начисленной заработной платы. Платежи рассчитывают как процент от выплат работникам.
• Льготные категории сотрудников. Например, взносы за инвалидов или работников, занятых в особых условиях труда, рассчитываются по сниженным тарифам.
• Установленные тарифы. Регулируются законодательством и периодически меняются.

В итоге получается точная сумма обязательств, которую нужно уплатить в определенные сроки.

При выявлении ошибок назначаются доначисления, что создаст дополнительную финансовую нагрузку на компанию.

Изменения в 2025 году

В 2025 году в России планируются изменения в сфере страховых взносов, которые повлияют как на работодателей, так и на работников. Эти изменения касаются ставок, порядка расчета, отчетности и штрафов за нарушения. Вот основные нововведения.

Читайте по теме:

Страховые взносы в СФР

Как индивидуальному предпринимателю рассчитывать и уплачивать страховые взносы за сотрудников

Изменение ставок взносов:

• Для работодателей планируют пересмотреть тарифы страховых взносов на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Например, ставка на пенсионное страхование может быть увеличена, чтобы обеспечить стабильность выплат будущим пенсионерам.
• Если сейчас ставка составляет 22%, то она может вырасти до 23% для определенных категорий работодателей.

Единая отчетность. Вместо нескольких отдельных отчетов (РСВ, СЗВ-ТД и других) вводится единая форма отчетности. Это упрощает работу бухгалтеров и снижает нагрузку на компании. Ранее бухгалтерия подавала три разных отчета, теперь все данные объединяются в одну форму, которую нужно отправлять раз в квартал.

Льготы для отдельных категорий бизнеса. Малый и средний бизнес в приоритетных отраслях (например, IT, медицина) может рассчитывать на сниженные ставки взносов. Это делается, чтобы поддержать экономику.

Увеличение предельной базы для взносов. Лимит доходов, с которых начисляются взносы, будет повышен. Это повлияет на высокооплачиваемых сотрудников. Если сейчас предельный доход составляет 1,9 млн рублей в год, то в 2025 году он может быть увеличен до 2,1 млн рублей.

Самозанятые смогут добровольно уплачивать страховые взносы для увеличения будущей пенсии. Для этого будет предложен упрощенный механизм. Если самозанятый хочет увеличить количество пенсионных баллов, он сможет заплатить фиксированную сумму в пенсионный фонд.

В 2025 году также значительно увеличиваются штрафы за несвоевременную сдачу декларации или расчета по страховым взносам. Теперь за каждую просрочку компании грозят дополнительные расходы:

• Минимальная сумма штрафа увеличена до 1 тыс. рублей.
• Дополнительно начисляется 5% от суммы страховых взносов за каждый месяц просрочки, но не более 30% от общей суммы.

Если расчет был подан на месяц позже, а сумма страховых взносов составляет 100 тыс. рублей, штраф составит 5 тыс. рублей плюс фиксированную сумму.

Работодателям важно ознакомиться с нововведениями, чтобы избежать штрафов, а работникам — понять, как это повлияет на их будущее. Особенно важно обратить внимание на ужесточенные штрафы по расчету по страховым взносам, чтобы избежать финансовых потерь.

Следите за изменениями в законодательстве и консультируйтесь с профессиональными бухгалтерами для своевременной подготовки.

Проверка расчетов

Этот этап важен, чтобы вести корректную отчетность, так и для того, чтобы соблюдать требования законодательства. Ошибки в расчетах могут привести к штрафам, потерям средств или неверным управленческим решениям. Заполнение расчета по страховым взносам происходит на основании утвержденной формы, которая состоит из нескольких разделов. 

Основные этапы проверки расчетов:

• Сопоставьте исходные данные с результатами расчетов. Например, если проверяете расчет зарплаты, убедитесь, что учтены все часы работы, вычеты и налоги. Перепроверьте начисленные налоги на соответствие законодательным ставкам.
• Проверьте, корректно ли применены формулы. Ошибка в одной ячейке таблицы может исказить весь расчет. Убедитесь, что формула для расчета страховых взносов учитывает обновленные ставки.
• Используйте специальные программы или инструменты, чтобы минимизировать человеческий фактор. 1С, Excel, специализированные калькуляторы.
• Проверьте, реалистичны ли полученные результаты. Иногда ошибки не видны сразу, но результаты могут показаться явно неверными. Если прибыль компании резко упала в одном месяце, это повод перепроверить расчеты расходов.
• Убедитесь, что все данные имеют подтверждение: чеки, накладные или договоры. Подсчитайте доходы компании на основе первичных документов, а не только на основе внутренних таблиц.

Полезные инструменты для проверки:

• 1С для бухгалтерских расчетов;
• MS Excel с формулами и сводными таблицами;
• Сервисы проверки налоговой отчетности (например, “Контур.Экстерн”).

Также внедряйте в работу:

• Двойной контроль (проверка другим сотрудником);
• Сравнение с предыдущими периодами, это поможет избежать ошибок.

Кто сдает РСВ

Расчет по страховым взносам позволяет налоговым органам контролировать, правильно ли вовремя ли уплачены страховые платежи на пенсионное, медицинское и социальное страхование.

Кто обязан сдавать РСВ:

1. Юридические лица. Все компании, независимо от формы собственности и системы налогообложения.
2. Индивидуальные предприниматели. Исключение составляют ИП без сотрудников — для них выплаты не требуются.
3. Главы крестьянско-фермерских хозяйств. Если они заключают трудовые договоры с работниками, то должны сдавать РСВ.

Сроки сдачи расчета

РСВ сдают в налоговые органы ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Если документ не предоставлена вовремя или содержит ошибки:

• Штраф: 5% от суммы неуплаченных взносов за каждый месяц просрочки, но не более 30%.
• Минимальный штраф: 1 тыс. рублей.

Внимательно изучите разделы расчета по страховым взносам и заполните его.

Способы сдачи

1. Электронным способом. Обязателен для организаций и предпринимателей с численностью сотрудников более 10 человек. Отчет передают через специализированных операторов электронного документооборота (ЭДО). Потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
2. На бумажном носителе. Допускается только для организаций и индивидуальных предпринимателей с численностью работников до 10 человек. Отчет подают лично в налоговый орган или отправляют по почте. При отправке почтой обязательна опись вложения и уведомление о вручении.
3. Через МФЦ. Некоторые налоговые органы принимают выплаты через многофункциональные центры. Это удобно для плательщиков, которые находятся в регионах с доступом к таким центрам. Заранее уточните, принимает ли конкретный МФЦ такую отчетность.
4. Через доверенного представителя. Если плательщик не может сдать отчетность самостоятельно, он доверяет это уполномоченному лицу. Тут нужно нотариально-заверенное заявление. Представитель может подавать документы как в электронном виде, так и в бумажном варианте.

Для организаций с большим штатом оптимален электронный способ. Помните, что любой расчет, независимо от формы подачи, должен быть заполнен правильно и содержать все обязательные разделы.

Сдача «нулевки»

Нулевой расчет по страховым взносам подают, если у организации или предпринимателя в отчетном периоде не было выплат и начислений в пользу работников. Это обязательное требование для тех, кто зарегистрирован как плательщик, даже если фактическая деятельность временно приостановлена. Кто должен сдавать «нулевку»?

1. Юридические лица. Все зарегистрированные организации, даже если они не ведут хозяйственную деятельность и не выплачивают зарплаты.
2. Индивидуальные предприниматели с работниками. ИП обязаны сдавать «нулевку», даже если временно не выплачивают доход сотрудникам.

Сдача «нулевки» подразумевает, что в отчетности указываются только титульный лист и пустые данные в основных разделах.

1. Титульный лист. Заполняются сведения о страхователе (ИНН, КПП, ОКТМО) и отчетный период.
2. Разделы. В разделе 1 указываются нули в строках начислений и уплат. Раздел 2 (сведения о застрахованных лицах) не заполняется, если выплат не было.

Нулевку сдают по общим правилам: до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Как заполнить РСВ

Ошибки в этом процессе приведут к штрафам, поэтому уделите внимание каждому разделу. На титульном листе указывают:

• ИНН и КПП организации или ИП.
• Код налогового органа, в который подается документ.
• Отчетный период (например, 1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
• Код плательщика (обычно 1 — для работодателей).
• Подпись руководителя и дату составления отчета.

Раздел 1: Общие суммы. Отражает итоговые данные по начисленным и уплаченным страховым. Включает:

• Суммы, начисленные на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
• Льготные тарифы (если применимы).
• Информацию о задолженности или переплате.

Раздел 2: Сведения о застрахованных лицах. Здесь указывают данные по каждому сотруднику:

• Ф.И.О., и СНИЛС.
• Выплаченные доходы (зарплата, премии, отпускные).
• Применяемые ставки.
• Периоды работы в отчетном периоде.

Если выплат сотрудникам не было, раздел остается незаполненным.

Раздел 3: Дополнительные тарифы. Этот раздел заполняют, если у компании есть сотрудники, которые работают во вредных или опасных условиях. Включает:

• Суммы выплат.
• Ставки дополнительных платежей.

Следите за правилами и используйте проверенные инструменты для подготовки РСВ.

Что будет за опоздание и несдачу РСВ

Законодательство предусматривает как финансовые санкции, так и административные меры.

Если нарушить сроки подачи РСВ, будет предусмотрен штраф:

• 5% от суммы неуплаченных взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки.
• Максимальная сумма штрафа — 30% от суммы задолженности.
• Минимальная сумма штрафа — 1 тыс. рублей, даже если это «нулевка».

Если документ не подан вовсе, ФНС вправе наложить минимальный штраф в размере 1 тыс. рублей. Однако если при проверке обнаружат неуплату, к этой сумме добавят дополнительные начисления и пени.

Если организация или ИП не сдают документ по страховым в течение 10 рабочих дней после установленного срока, налоговая инспекция вправе заблокировать расчетный счет. Разблокировка производится только после сдачи отчета.

Еще по теме:

Страховые взносы ООО: сколько и кому должен работодатель

Страховые взносы с дохода свыше 300 тыс. рублей

Если несдача РСВ сопровождается неуплатой, начисляются пени — 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки.

Руководителю организации или главному бухгалтеру может быть вынесено административное наказание — штраф до 500 рублей за нарушение порядка ведения бухгалтерской отчетности.

Если несдача РСВ связана с умышленным уклонением от уплаты страховых в крупном размере, возможна уголовная ответственность:

• Штраф до 300 тыс. рублей.
• Лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Чтобы избежать штрафов и санкций:

• Проверяйте сроки сдачи. Для РСВ они фиксированы — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
• Используйте напоминания или автоматизированные программы учета, чтобы не пропустить срок.

Фото на обложке: Richard Drury / Getty Images