Top.Mail.Ru
Истории

7 факторов, которые нужно учесть перед началом сложного разговора

Истории
Дарья Васильева
Дарья Васильева

Редактор отдела переводов

Дарья Васильева

Подготовка часто определяет, будет ли беседа успешной или провальной. Для того чтобы эффективно общаться, особенно в проблемных ситуациях, спонтанности недостаточно — надо всё тщательно продумать.

Перед тем как дать сложную обратную связь или сообщить о неприятных изменениях, необходимо сначала собраться с мыслями. Такой подход позволит адаптировать свое сообщение под аудиторию, увеличив шансы на положительный исход. Вот что нужно принять во внимание.

7 факторов, которые нужно учесть перед началом сложного разговора
  1. Истории

Результат, а не проблема

Сосредоточьтесь на том, чего вы хотите добиться от разговора, а не на проблеме или первоначальной эмоциональной реакции. Спросите себя:

  • Какой результат я хочу получить?
  • Как я могу выстроить разговор, чтобы максимально повысить шансы, что это случится?

Понимание того, что мы хотим получить в итоге, поможет выбрать наилучший подход к трудному разговору. Общение эффективно лишь в том случае, если вас услышали. Главная цель — разговаривать так, чтобы это находило отклик у аудитории, а не просто выплескивать раздражение.


Читайте по теме:

Ситуационное лидерство: искусство гибкого управления для максимальной эффективности

Как создать и внедрить систему KPI для сотрудников


Кто

Определите, кто должен участвовать в разговоре. Это будет беседа с глазу на глаз или встреча команды? Будет ли присутствовать кто-то еще, например, специалист группы поддержки? После ответа на все эти вопросы подумайте о своих слушателях:

  • Какой у них бэкграунд?
  • Что для них важно?
  • С какими трудностями они сталкиваются?
  • Какой подход и стиль общения поможет сблизиться с ними?

Знать свою аудиторию и понимать ее точку зрения критически важно. Слишком часто мы зацикливаемся на сообщении, которое хотим донести, и забываем подумать о людях, которым оно предназначено. Это приводит к недопониманию, особенно в сложных разговорах.

Что

Как говорил Альберт Эйнштейн: «Гениальность — это взять сложное и сделать его простым». Простота необходима для эффективного общения. Будьте ясны и лаконичны в ключевых моментах. Если мы не знаем, что является самым важным в послании или не можем резюмировать, что мы хотим сказать, мы еще не готовы к сложному разговору. Сначала надо всё обдумать.

Когда

Время — еще один важный фактор. Несмотря на то, что нет одного идеального времени для трудных разговоров, можно выбрать более удачное.

Лучше не устраивать таких разговоров с утра пораньше или непосредственно перед важным совещанием. Попробуйте сообщать новости под конец дня или недели — возможно, лучше в четверг, а не в пятницу — чтобы человек ушел домой, спокойно все «переварил» и вернулся на следующий день с вопросами.

Тем не менее не стоит откладывать беседу, которую нужно провести немедленно. Убедитесь, чтобы у вас достаточно времени для разговора, чтобы он не выглядел скомканным или неуважительным.

Где

Место имеет значение. Если вы планируете провести сложный разговор с одним человеком, не делайте это перед всей командой или в общественном месте при свидетелях. Уединитесь там, где вас никто не услышит, или поговорите на прогулке, чтобы избежать сплетен и пообщаться в более расслабленной атмосфере. Наша цель — создать пространство, в котором всем участникам будет комфортно, и они смогут свободно выражать свое мнение.

Почему

Включите «почему» в свою коммуникацию, чтобы вас услышали. Люди с большей вероятностью последуют инструкциям, если будут понимать причину. Этот подход укрепляет уважение и доверие, особенно в случае неприятной обратной связи.

Например, обсуждая проблемы с производительностью, можно сказать: «Я верю в ваш потенциал, поэтому мне нужно решить эти проблемы». Это покажет, что вы хотите помочь человеку стать лучше, и сделает его более восприимчивым к вашим словам.

Как

Выбор правильного средства коммуникации играет решающее значение. Иногда лучше отправить email, в других случаях более уместен будет телефонный разговор или личная встреча. Подумайте о характере сообщения и выберите лучший способ его передать.


Читайте по теме:

20 популярных вопросов с собеседований: что они на самом деле означают и как на них отвечать

Пришли на собеседование? С вами будет говорить искусственный интеллект


Письменная коммуникация может быть более четкой, она не так эмоциональна и дает получателю время всё обдумать. Однако она упускает нюансы языка тела и тона, не позволяет немедленно разъяснить непонятные детали или обсудить их. Не пишите письма, чтобы избежать сложного разговора — это может показаться слабым, холодным или неискренним.

Эффективная коммуникация в сложных разговорах требует вдумчивой подготовки и тщательного рассмотрения этих 7 факторов. Это поможет начать беседу с уверенность и ясностью в мыслях. Это не гарантирует успех, потому что мы не можем контролировать, как поведет себя собеседник, но повышает шансы, что наше сообщение будет правильно воспринято.

Источник.

Фото на обложке: Freepik

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

7 писем для старта
Начни бизнес с RB.RU
Подписаться