Мнения

8 техник тайм-менеджмента, чтобы наладить продуктивный режим без боли

Экспериментируйте и видоизменяйте эти приемы, чтобы прийти к своей формуле эффективности

10 января 2023, 19:25

Многие говорят про «невероятный» режим Илона Маска или особое расписание Джеффа Безоса. Однако секрет их продуктивности и организованности — в использовании разных методов тайм-менеджмента. Но с какой техники начать?

Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner, пробовала метод Pomodoro, бронирование задач в календаре, составление списков дел, приоритезацию задач. Техники можно менять, комбинировать и добавлять новое хоть каждый день. Главное — экспериментировать.

Делимся ее подборкой, чтобы вы могли организовать работу по-новому.

Техники:

Техника Pomodoro
Метод 1–3–5
Канбан
Метод GTD (Getting Things Done)
Метод 4D
Техника «Автофокус»
Метод «Хронометраж»
Техника «Бронирование задач в календаре»

Техника Pomodoro

Одна из самых популярных и простых техник по тайм-менеджменту.

сконцентрируетесь на задаче 25 минут и усиленно над ней работайте,
отдохните 5 минут,
повторите круг снова.

После четырех циклов — длинный перерыв 20-25 минут.

Такое чередование работы и отдыха позволяет сконцентрироваться на задаче и избежать переутомления.

Метод 1–3–5

Помогает развить многозадачность, полезное качество для любого PR-специалиста.

Метод предлагает сгруппировать все дела в девять задач:

одна задача-самая важная,
три задачи, которые должны быть выполнены в течении дня,
пять мелких дел, которые выполняются по возможности и можно перенести на следующий день.

Такая техника позволяет эффективно выполнять важные задачи, при этом не чувствовать себя уставшим.

Читайте по теме: 10 полезных выступлений на TED, которые научат вас управлять временем

Канбан

Наверное, самый распространенный метод. Его логика заключается в том, чтобы поделить все задачи на три группы: «сделать», «в процессе», «сделано» и отслеживать их выполнение.

В классической версии канбана задачи записывают на стикерах и переносят из одной колонки в другую в зависимости от их статуса.

Метод хорош тем, что помогает визуализировать рабочий процесс и его объем.

Метод GTD (Getting Things Done)

Суть этой системы в том, чтобы доводить начатое до конца.

Соберите информацию о задачах и делах в блокноте или папке на компьютере.
Разбейте их по тематическим спискам.
Детально пропишите план выполнения каждой из задач.

Фишка в детальном плане выполнения каждого дела, чтобы не держать ничего в голове. Такой метод требует серьезной дисциплины.

Метод 4D

Предусматривает сортировку списка задач на четыре типа:

Do (сделать) — приоритетные задачи, обязательные к выполнению;
Delegate (делегировать) — задачи, которые лучше передать ассистенту и заняться выполнением дел из списка выше;
Delay (отложить) — в этот список могут попасть несрочные или сложные задачи, которым нужно уделить больше времени. Зафиксируйте дедлайн выполнения и вернитесь к ним позже;
Delete (удалить) — найдите лишнее и вычеркните из списка. Сначала выполняем важное, затем второстепенное, а уже после помогаем с задачей коллеге.

Техника «Автофокус»

Методика проста.

Нужно выписать все задачи в список,
затем перечитать их,
интуитивно выбрать самое интересное дело и приступить к нему.

Если задача наскучила и хочется переключиться на другую, перенесите незаконченное в конец списка. Если задание выполнено, можно вычеркнуть его.

Техника подходит людям, которые не любят следовать четкому плану и предпочитают действовать интуитивно.

Читайте по теме: Таймбоксинг: техника тайм-менеджмента, которая подходит всем

Метод «Хронометраж»

Технику нужно использовать минимум месяц. Цель — узнать, на что тратится время, и оптимизировать работу так, чтобы быть максимально продуктивным.

В течение месяца записывайте все дела, которые занимают больше двух-трех минут, в блокнот.
Оцените, насколько эффективно было потрачено время.
Найдите закономерность: на что тратится много минут-часов, но при этом не дает результата.
Оптимизируйте график, минимизировав бесполезные дела, которые отнимают время.

Техника «Бронирование задач в календаре»

Ставите себе задачу в календарь и бронируете под нее время. Звонок — 30 минут, подготовка статьи — 2 часа, обед — 1 час, проверка почты — 15 минут.

Следите, чтобы не выбиваться из тайминга, но оставлять себе свободное пространство на 30-40 минут в день на кофе и разговоры.

Лайфхаки

Если задача средней важности требует до двух-трех минут времени на выполнение, лучше сделать ее сразу. Ответьте на письмо коллеги, вычитайте пост, сделайте короткий звонок.
Определяйте четкие временные границы при общении: колл с соискателем не больше 30 минут, брейншторм в команде на один час, помощь коллеге в течение 10 минут.
Распределите день на блоки по типу, так проще переключаться с одной задачи на другую. Например, мониторинг трендов с 9:00 до 9:30, подготовка текстов с 09:30 до 12:00, звонки с 12:00 до 13:30.
Максимально оптимизируйте дела в течение дня: делайте звонки во время поездки в такси, просматривайте ленту новостей в метро, назначайте встречи в удобном вам месте, проводите их четко по графику в календаре. Я, например, арендовала офис на велотреке «Крылатское», чтобы не тратить время в пробках и общаться сразу после тренировок с клиентами-триатлетами.

Читайте по теме: Разумный тайм-менеджмент: как планировать время, чтобы не вредить работе

Если задач много, лучше распределить их по приоритетности и выполнять по порядку — от важных к рутине.
Не распыляйтесь на несколько дел одновременно. Сфокусируйтесь на одной задаче и завершите ее прежде, чем начать новую. Многозадачность хороша не всегда, иногда лучше глубже погрузиться в процесс, чем хвататься за все и сразу.
Дробите большую задачу на несколько маленьких. Так вы сможете выполнить объемную работу поэтапно и перестанете ее откладывать или бояться.
Нужны новые идеи или вдохновение? Прогуляйтесь пять минут по комнате или улице. Порисуйте, сделайте ассоциограмму — облако слов и фраз на определенную тему.

Делегируйте дела, с которыми могут легко справится стажер или ассистент: сделать подборку сервисов для доставки подарков, подготовить шаблон договора, заказать такси, составить календарь отраслевых мероприятий. Я советую внедрить в компанию стажировку, так вы поможете ребятам на старте карьеры: строчка в резюме о практике в известной компании и реальный опыт бесценны.
Отключите внутреннего отличника. Нет предела совершенству, но лучше сдать работу в хорошем качестве вовремя, чем позже, но идеально. К тому же ваше «идеально» может не совпадать с представлениями других.

От перфекционизма до прокрастинации — один шаг.

Задавайте вопросы коллегам или руководителю относительно задач сразу. Лучше уточнить все вводные на берегу, чем возвращаться к ним в процессе. Таким образом вы сэкономите свое и чужое время.