Разумный тайм-менеджмент: как планировать время, чтобы не вредить работе

Пол Шарф любит скрупулезно отслеживать время и планировать дела. Он работал удаленно задолго до того, как выражение «работа из дома» вошло в обиход. Последние 7 лет Шарф отслеживает свое рабочее время.

«Сначала это было просто для того, чтобы посмотреть, сколько часов я работаю, но затем я начал оценивать, как распределяю время между различными задачами, хобби и увлечениями. Для меня это стало способом избежать многозадачности и быть честнее с самим собой» — рассказывает Шарф.

Со временем благодаря своему интересу Шарф занял должность руководителя отдела разработки в компании, которая создает ПО для отслеживания времени. Он регулярно просматривает свои подробные журналы учета рабочего времени, чтобы оптимизировать работу.

«Я всегда планирую, по крайней мере, на день вперед, вплоть до перерывов, ежедневных получасовых прогулок, времени приема пищи — даже то, что я буду есть, — говорит он. Шарф считает, что такая скрупулезная организация помогает не уставать от принятия решений. — Я не хочу сидеть в обеденное время и размышлять, что я хочу — сэндвич или салат?».

Фото в тексте: Unsplash

Но даже он понимает, что у контроля времени могут быть разные задачи: повышение производительности, отслеживание как самоцель или оценка, насколько хорошо была прожита жизнь. «Когда я провожу время с семьей или занимаюсь досугом, я не ставлю целью продуктивность. На самом деле я очень ценю время, свободное от расписаний», — признает он.

Так где граница? Для многих тайм-менеджмент очень важен. Распределение времени помогает оптимизировать работу и добиться максимальной производительности.

Тем не менее, некоторые эксперты предполагают, что некоторые занятия, например творческая работа или досуг, плохо поддаются планированию. На самом деле, исследования показывают, что это влияет не только на эффективность, но и снижает удовольствие от них. Также избыточный тайм-менеджмент может сказываться и на эмоциональном состоянии, особенно если что-то пойдет не по плану.

Чтобы нивелировать этот эффект, используют альтернативные стратегии управления временем: они помогут придерживаться расписания и не чувствовать себя скованным календарем.

Европейское общество одержимо оптимизацией времени примерно с 1700-х гг. Брэд Эон, доцент Школы наук управления в Университете Квебека в Монреале, объясняет: чтобы позволить себе экзотические товары, импортируемые в Западную Европу, люди старались работать больше и эффективнее. По его мнению, тайм-менеджмент как концепция стал популярным, когда время начали приравнивать к деньгам.

Когда организация времени стала личной ответственностью, у нас появилось больше инструментов. «Чем выше стандарты продуктивности, тем более высокие показатели становятся нормой». Сейчас многие пытаются превратить тайм-менеджмент в точную науку и заполнить весь рабочий день блоками задач. Однако не все виды деятельности — будь то профессиональные или личные — хорошо поддаются планированию.

Тайм-менеджмент — не панацея

Планирование может даже повредить некоторым видам интеллектуальной деятельности. Десятилетия исследований показали: плотный график может вызвать ощущение нехватки времени. Вероятно, это повысит эффективность, но не обязательно повлияет на производительность.

Тасним Али, 20-летняя второкурсница Университета Хабиба в Карачи, Пакистан, считает, что ей трудно точно распланировать, когда она будет готовить эссе с анализом любимой поэзии. «Мои идеи не записываются на прием, прежде чем прийти ко мне», — говорит она. Преподаватели рекомендуют писать понемногу в течение нескольких недель или даже месяца, но она говорит, что если почувствует вдохновение, то может написать и 3 тысячи слов за один вечер.

Распространенный совет — вносить в календарь часы для досуга. Тем не менее, Селин Малкок, адъюнкт-профессор маркетинга в Бизнес-колледже Фишера при Университете штата Огайо, продемонстрировала: если планировать развлечения, то мы можем получать от них меньше удовольствия.

В одном из своих рандомизированных экспериментальных исследований Малкок открыла кофейню в кампусе и предложила студентам ваучеры на бесплатное печенье.

• Половина из них могла забрать печенье в любое время с 18:00 до 20:00. Остальных попросили записать время, когда именно они приедут, чтобы в кофейне подготовились.
• У группы, которая заранее определяла время, была более высокая вероятность приехать. Зато студентам, которые были свободнее, угощение понравилось на 18% больше, чем первой группе.

Это происходит потому, что слишком жесткое регулирование жизни лишает ее спонтанности и удовольствия.

«Планирование досуга (по сравнению с экспромтом) заставляет воспринимать его скорее как работу и снижает его полезность как в плане предвкушения, так и в плане удовольствия», — говорится в исследовании.

Эмоциональные последствия планирования

Избыточный контроль влияет не только на наше отношение к времени, но и на эмоции.

Сбой в расписании может иметь негативные последствия, вызывая беспокойство и раздражение. В то же время исследования показывают, что если мы считаем отклонение достойным затраченного времени, то относимся к нему позитивнее.

Али не верит, что стоит строго планировать время для письменных работ. «Если я устанавливаю ограничение по времени, мне нужно исключить все переменные человеческой жизни. Что, если зайдет моя мама? Я не могу писать эссе, когда она в комнате… Если я дам себе только три часа, я потрачу больше [времени] на паническую атаку».

Исследования также показывают: из-за слишком строго планирования мы можем чувствовать, что у нас меньше времени, чем на самом деле. «Когда мы создаем границы вокруг планов, нераспланированное время становится менее значимым», — говорит Малкок. Дело в том, объясняет она, что наше восприятие нелинейно, и чувство времени может искажаться.

Фото в тексте: Unsplash

Например, встреча назначена на 16:00. Люди склонны считать, что времени до мероприятия не хватит на что-то серьезное, и заполняют его чем-то менее значимым, например разбором электронной почты.  

В более широком смысле жесткий график имеет и социальное значение. Эксперимент по социальной психологии «Добрый самаритянин», который проводился в 1970-х гг., показал: когда мы чувствуем нехватку времени, то менее заботимся о других.

Другие исследования показывают, что даже напоминания о стремительном темпе жизни, например фотографии фаст-фуда, могут помешать нам наслаждаться приятными событиями. Люди с почасовой оплатой тратят меньше времени на волонтерство, отмечает Эон, потому что ценность их времени настолько точно определена, что они не хотят отдавать его бесплатно.

Новый подход к тайм-менеджменту

Конечно, существуют различные способы смягчить эти недостатки. Они позволяют переосмыслить тайм-менеджмент как концепцию и вернуть себе власть над расписанием.

Малкок рекомендует поставить в график рабочие задачи одна за другой и оставлять большие нераспланированные периоды для хобби, досуга или рабочих проектов, требующих глубокой концентрации. И если между ними останется время, она советует не обесценивать его, а доверять часам. Например, если остался всего час, напомните себе: «За 55 минут можно посмотреть две передачи. Это очень много времени».

Эон также советует отказаться от строгого тайм-менеджмента: «Вместо того, чтобы иметь жесткое расписание с указанием времени начала и окончания, лучше решить, чем хотите заниматься, не составляя точного графика (например, сходить в музей утром и на пляж днем)».

Исследование Малкок также показало, что, когда люди планируют без строгих рамок — рисуя линии за пределами календарной сетки, добавляя вопросительные знаки или блокируя большие промежутки времени, расписание воспринимается так же, как и спонтанные дела. Тем не менее, это не подходит для цифрового мира.

Разумеется, мы не можем полностью отказаться от расписания. Некоторые эксперты советуют отслеживать время ради достижения целей. Например, Лаура Вандеркам, писатель и оратор, предлагает составить список из 100 вещей, о которых мы мечтаем. Таким образом, мы начинаем контролировать время осмысленно: не чтобы собрать данные или выставить счет, а чтобы потратить его на по-настоящему важные вещи.

Эон предлагает использовать разные подходы для разных типов личности. В зависимости от хронотипа, природных ритмов и особенностей характера календарь может стать идеальным инструментом. По его мнению, чтобы создать расписание, которое будет учитывать ценности человека, нужны пробы и ошибки, а также самопознание. «В конечном счете, организация нашего времени, безусловно, может сделать нашу жизнь лучше. Но это зависит от того, для чего мы выделяем время», — заключает Эон.

Фото в тексте: Unsplash

Во время своего последнего отпуска в Ирландии Шарфу удалось найти счастливую середину между хаосом и порядком благодаря продуманной организации времени и нестрогому расписанию. «Единственное, что у нас было запланировано, — это перелет туда, перелет обратно и машина, которую мы арендовали... Нас никто не ждал, не было отеля, в котором можно было бы остановиться... Это был, вероятно, лучший отпуск в моей жизни», — сказал Шарф.

Ему так понравилось это место, что он решил не уезжать. Сейчас Шарф живет в Ирландии со своей женой и двухлетней дочерью, с удовольствием отслеживая и планируя свой рабочий день так же усердно, как он поддерживает свободное семейное время и досуг.

Пожалуй, стоит попробовать сделать так же. Если, конечно, позволит расписание.

Источник.

Фото на обложке: Andrey_Popov / Shutterstock