5 ошибок в работе с самозанятыми и способы их избежать

Ошибка 1: Закрыть все самозанятыми

Взаимодействие с самозанятыми привлекает компании: заказчикам не надо платить налоги, страховые взносы за фрилансера. Многие компании пытаются заменить штатных сотрудников самозанятыми, чтобы сэкономить, но не все виды деятельности подходят под самозанятость.

Самозанятый не может продавать ваши товары или услуги. Также он не может выполнять постоянную работу. Например, если вам нужен бухгалтер, который каждый день c 9 до 18 должен проводить оплаты в 1С — нужно нанимать сотрудника в штат. А самозанятого можно взять на разовую работу, например, для составления отчёта для налоговой.

Ответьте на два вопроса, чтобы понять, можно ли закрыть должность самозанятым.

→ Эта задача разовая?

У задания должны быть понятные сроки выполнения. Задачи могут быть систематические, но они не должны требовать ежедневного выполнения.

→ У задачи есть четкий и понятный результат?

Например, для водителя это может быть выполненный рейс, для юриста — закрытое судебное дело.

Ошибка 2: Выбирать самозанятого только по портфолио

Или вовсе обходиться без него.

Основной риск в работе с самозанятым — качество работ. Не все самозанятые профи, есть и «пробовальщики», у которых качество работы может быть хуже. 

Если к подбору самозанятого подойти недостаточно ответственно, можно получить совсем не тот результат, на который рассчитывали. Наем фрилансера отличается от найма штатного сотрудника только площадками поиска, а в остальном подбор должен быть таким же.

Чтобы выбрать самозанятого нужно:

• Посмотреть портфолио с похожими работами.
• Дать тестовое задание. По статистике, 90% кандидатов готовы пройти тестовое задание, главное, чтобы оно не занимало больше 30 минут. Тестовое поможет заказчику проверить компетенции фрилансера, скорость его работы и направление мысли. А фрилансеру — проверить совместимость с задачами компании.
• Провести ознакомительную беседу. Встречу, на которой вы познакомитесь друг с другом и сможете больше узнать о ценностях исполнителя. Можно спросить, с какими компаниями работал самозанятый, а с какими бы не стал работать — этот вопрос покажет, какая корпоративная культура близка и сможете ли вы выстроить коммуникацию.

Важно: не называйте это собеседованием — у многих оно ассоциируется с полуторачасовым допросом :)

По теме: Как не волноваться и полюбить работу с самозанятыми: разбираем ее преимущества

Ошибка 3: Надеяться, что самозанятый сам все поймет 

Еще одна ошибка, которая может привести к плохому результату работы, за который вам придется заплатить.

Например, вы заказали ролик о компании, написали в ТЗ, что это должен быть ролик на 1 минуту о вашей компании. Представили, что это будет мини-фильм с участием ваших сотрудников, а выполнить задачу можно и анимацией. Через месяц вам прислали анимацию с закадровым голосом, просто склеив старые материалы.

Чтобы реальность соответствовала ожиданиям, составляйте ТЗ для самозанятого по SMART. Задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени. 

Если составлять ТЗ для дизайнера по методу SMART, то получится примерно так: «Снять видеоролик про компанию с участием сотрудников по сценарию. Тайминг ролика — 1 минута. Заставку и плашки сделать в фирменных цветах компании. Примеры видео прикладываю во вложении. Дедлайн изготовления ролика: 18.10.2023».

Ошибка 4: Использовать формулировки из трудового договора

«Такой-то Такойтович принимается на работу в должности…», «выполняет следующие обязанности», «согласно должностной инструкции», «заработная плата выплачивается 2 раза в месяц…» — есть в вашем договоре такие моменты?

Если да, то пора отложить немного денег на выплату НДФЛ и страховых взносов, а также на штраф от 5 000 до 100 000 руб., ведь договор с самозанятым не может содержать формулировки из ТК РФ. 

Вместо должности укажите предмет услуг (работ) — что должен сделать исполнитель. Сделайте акцент на том, что работа по этому договору проектная и нацелена на определённый результат. Пропишите, что должен сделать исполнитель и в какой срок.

Укажите данные самозанятого: его паспорт и ИНН. А также можно прописать налоговый статус исполнителя.

Вместо зарплаты укажите размер вознаграждения в зависимости от объема работ или услуг, предусмотрите для них разную стоимость.

Ошибка 5: Не запрашивать оригиналы договоров, актов и чеки

Нашли самозанятого, провели беседу, составили ТЗ, оформили договор и проверили, что нигде не использовали слов «сотрудник» и «зарплата». Получили нужный результат — но налоговая все равно стучится в дверь?

Возможна ошибка в обмене документами: часто заказчик и исполнитель обмениваются фотографиями подписанных документов, а оригиналы так и не доходят до компании. Причин может быть несколько, например, самозанятый забыл про документы, потому что у него другие проекты «горят» или на почте потеряли документы.

Выходом может стать использование электронного документооборота (ЭДО), в том числе кадрового (КЭДО). Есть специальные сервисы, которые позволяют работать одновременно с самозанятыми и штатными сотрудниками — например, Nopaper, HRLink, VK Teсh, «Контур.КЭДО».

По теме: Работа с самозанятыми: какие есть риски и как их избежать

Памятка: 5 шагов к спокойствию при работе с самозанятыми

1. Определите, какую функцию можно закрыть самозанятым: это должна быть проектная работа или разовый заказ с четким результатом.
2. Выбирайте самозанятого так же тщательно, как и сотрудника. Проверьте его портфолио, дайте небольшое тестовое задание и пригласите на ознакомительную беседу.
3. Составляйте полное ТЗ по методу SMART. 20 минут, потраченные на ТЗ, помогут получить ожидаемый результат.
4. Проверьте статус самозанятого на сайте налоговой. Просмотрите договор с самозанятым. В нем не должно быть формулировок из ТК РФ.
5. Подпишите с самозанятым акты выполненных работ, получите чеки. Не забудьте про оригиналы, быстрее всего обмениваться документами через ЭДО.

 Фото на обложке: Shutterstock / Yuganov Konstantin