Кто такие внештатные сотрудники и чем они полезны

Официально термина «внештатный сотрудник» в российском законодательстве не существует. На практике таким работником, или фрилансером, называют человека, который выполняет работы для компании по договору подряда — это договор гражданско-правового характера (ГПХ). В соответствии с ним человек должен оказать компании какие-то услуги и получить за это вознаграждение.

Российские компании все чаще привлекают внештатных сотрудников, причем большинство делают это на регулярной основе. Такой формат работы становится привычным и понятным, и в определенных ситуациях бизнес может осознать, что некоторых сотрудников из штата стоит перевести на проектную работу. 

Это может быть правильным решением в следующих ситуациях: 

Изменение процессов в компании 

Бывают случаи, когда раньше специалист с определенным функционалом выполнял задачи постоянно — например, писал контент для приложения или создавал дизайны для него. А потом компания перестала в этом нуждаться — допустим, она решила перестать поддерживать приложение.

Теперь услуги копирайтера и дизайнера нужны только под конкретные проекты — значит, можно перевести сотрудничество с ними на внештатный режим.

Массовая релокация сотрудников

Этот пункт стал особенно актуален в России в 2022-2023 годах. В связи с отъездом людей в другие страны компания не всегда может продолжать работать с ними по трудовому договору — могут появиться проблемы с выплатами зарплаты, с налоговой службой. Если хочется сохранить ценных специалистов в команде, можно предложить им продолжить работу во внештатном режиме.

Читайте по теме: Выстраиваем работу с релоцировавшимся сотрудником — инструкция

Это так же актуально и для тех, кто меняет место жительства в рамках России — для внутренних релокантов внештатный режим может быть более удобным из-за отсутствия привязки к офису и рабочему графику (если, например, специалист находится в другом часовом поясе).

Финансовая оптимизация

• Внештатному сотруднику не нужно обеспечивать условия работы: предоставлять место в офисе, выдавать ноутбук и другую технику. ДМС, отпуск, больничные и прочие социальные бонусы фрилансеру тоже не положены.
• А если человек выступает как ИП или самозанятый, за него не нужно уплачивать страховые взносы в пенсионный в фонд и фонд обязательного медицинского страхования.

Если вы понимаете, что сотрудничество с текущим сотрудником будет более эффективным в проектном режиме, и самому специалисту не важны «привилегии» штатника, то такой переход будет оптимальным решением. Оно сэкономит компании около трети от суммы, которую она заплатила бы штатному сотруднику. 

Перевод на внештатный режим: законные основания и «серая зона»

По статистике, чаще всего компании поручают фрилансерам следующие задачи: менеджмент проектов, веб-дизайн, копирайтинг, маркетинг, разработка, консалтинг, аналитика, контент-менеджмент. 

Глобально можно выделить несколько направлений работ, которые могут выполнять внештатные специалисты:

• Бухгалтерский учет: фрилансер составляет и сдает отчетность, получает за это гонорар;
• Копирайтинг. Компания оплачивает конкретные написанные статьи, материалы для сайта и приложения;
• Маркетинг. Бизнес заказывает определенное количество публикаций в соцсетях или, например, размещение рекламы на определенный бюджет;
• IT-услуги. Разработка сайта или приложения — типичная задача, которую можно отдать на фриланс;
• Дизайн. Компания может заключить договор на создание логотипа, айдентики или даже фирменных стикеров для телеграмма;
• PR: бизнес платит за определенное количество выходов в СМИ, организованные мероприятия;
• Поддерживающие функции: уборка помещения, доставка посылок курьером, разовые услуги по ремонту и техподдержке, консультации экспертов — например, юридическая или финансовая.

Отдавать такие задачи на фриланс — совершенно законно. Главное тут — убедиться, что между компанией и сотрудником не возникает трудовых отношений:

• человек не находится постоянно в офисе,
• не работает по графику,
• гонорары получает за фактически выполненные задачи.

Есть «серая зона» применения внештатного режима. Для оптимизации своих расходов бизнес может переводить на фриланс таких сотрудников, которые по всем параметрам выглядят как штатные, но работают при этом по договору ГПХ.

Например, так делают многие сервисы доставки и такси, сетевые рестораны, ритейлеры — в общем, компании, которые нанимают много низкоквалифицированных работников и в которых большая текучка. Еще такие внештатники часто работают в колл-центрах и службах техподдержки.

Читайте по теме: Работа с самозанятыми: какие есть риски и как их избежать

Обычно людей либо оформляют как физических лиц, работающих по договору подряда, либо просят их зарегистрироваться как самозанятые. Это «серый» формат, потому что в любой момент трудовая инспекция или налоговая могут обнаружить, что условия для сотрудников уж очень похожи на работу в штате:

• есть график,
• список обязанностей,
• зарплата.

Есть еще важный момент: категорически запрещено переводить на режим самозанятости людей, которые до этого работали по трудовому договору. Такое ограничение действует в течение двух лет после прекращения трудовых отношений с компанией согласно ст.6 № 422-ФЗ.

Это ограничение ввели в закон о налоге на профессиональный доход, чтобы работодатели не стали массово «оптимизировать» свои расходы, увольняя сотрудников и оформляя их как самозанятых для выполнения тех же функций.

Не стоит переводить на фриланс специалистов по основной деятельности компании: например, если компания занимается разработкой ПО, не стоит держать всех разработчиков вне штата. Это небезопасно для поддержания процессов компании — вдруг всю команду переманит кто-то другой?

К тому же, может вызвать вопросы у налоговой.

Как оформить внештатного работника

Когда вы переводите человека из штата на фриланс, нужно расторгнуть с ним трудовой договор, а потом перейти к оформлению договора ГПХ, с указанием работ, которые будет выполнять внештатник. 

Для этого есть два варианта:

1. Заключить договор ГПХ как с физическим лицом. В этом случае придется платить все страховые взносы и начислять НДФЛ по стандартной ставке (13%, при доходе свыше 5 млн рублей в год — 15%). Такой вариант хорошо предлагать ценным сотрудникам, которых вы не хотите потерять — так они сохранят часть своего социального пакета, что поддержит их лояльность;
2. Заключить договор ГПХ с ИП, если у сотрудника есть такой статус. В таком случае человек будет сам платить положенные ему налоги: по УСН это 6% при уплате налога с доходов и 15% по схеме «доходы минус расходы», по ПСН — 6%, НПД —4-6%, по обычной схеме — стандартный НДФЛ в 13%. 

Обычно человек заранее договаривается с компанией, кто несет налоговое бремя: например, если услуга стоит 50 тысяч рублей, бизнес может заплатить 53 тысячи, что будет включать сумму налога — подрядчику останется только перевести ее в бюджет. Все страховые взносы при таком раскладе индивидуальный предприниматель оплачивает сам.

Чтобы компенсировать это и сделать сотрудничество фрилансера с бизнесом выгодным, компания может предложить более высокий гонорар, чем обычно платят за подобные услуги штатным сотрудникам (она может себе это позволить, потому что экономит на социальных платежах).

Читайте также: Как не волноваться и полюбить работу с самозанятыми: разбираем ее преимущества

Заказчик по своему усмотрению может предложить внештатникам дополнительные бонусы. Но тут нужно быть внимательными:

• если бизнес предоставляет фрилансеру оплачиваемый отпуск или больничные, эти отношения могут квалифицировать как трудовые — со всеми вытекающими последствиями, такими как доначисление налогов и страховых взносов.

Что изменится для компании и сотрудника после перехода на внештатный режим работы?

• Бизнес больше не контролирует график и формат работы специалиста. Фрилансер получает свободу, может работать из любой точки мира, главное — сдать результаты в срок;
• В зависимости от того, какой именно договор ГПХ заключила компания, может меняться ее функция как налогового агента. Если бизнес работает с фрилансером-ИП или самозанятым, он больше не выполняет этих функций. Если же компания заключает договор ГПХ с физическим лицом, с точки зрения налоговых и социальных отчислений ничего не меняется;
• В конце отчетного периода — обычно ежемесячно — компания принимает результаты работы согласно договору. Стороны подписывают акт приемки-передачи работ, где указано, какие задачи фрилансер выполнил и какой гонорар за это получил;.
• Если сотрудник работает из-за границы, может измениться способ приема платежей. Обычные переводы могут быть недоступны, и тогда могут пригодиться сервисы для оплаты услуг фрилансеров. В таком случае внештатный специалист подписывает договор-оферту с сервисом (он может быть иностранным юридическим лицом), и гонорар выплачивает сервис, а бизнес переводит ему деньги. Налоги фрилансер уплачивает самостоятельно в соответствии с законами той страны, налоговым резидентом которой он является.

Можно ли перевести внештатника обратно в штат?

Да, это можно сделать в любом случае — если человек работал с вами как ИП, физлицо или самозанятый (если между увольнением и сотрудничеством прошло два года).

Если договор ГПХ был срочный, нужно дождаться его окончания (или расторгнуть досрочно), бессрочный — расторгнуть. А затем можно заново оформить трудовой договор по всем правилам.

Фото на обложке: Unsplash