Как построить связи в команде и внедрить BI одновременно: техники для менеджеров, аналитиков и руководителей

Компанию рассматривают как потенциальную замену PowerBI и альтернативу Qlik Sense.

Содержание:

• Пользуйтесь семью методиками, когда внедряете BI
• Обязательно рисуйте на бумаге
• Не спешите с визуализацией 
• Управляйте в стиле data-driven
• Заключение 

Пользуйтесь семью методиками, когда внедряете BI

Внедрение инструментов бизнес-аналитики очень похоже на разработку программного обеспечения на заказ. Поэтому для BI характерно все, что присуще сегодня области software development.

Перед запуском проекта обычно происходит сбор требований: команда разработчиков расставляет приоритеты и готовит прототипы, а сам процесс все чаще запускается короткими спринтами с оценкой промежуточных результатов (хорошо известная практика agile).

Однако для BI есть и своя специфика.

Она связана одновременно с глубокой интеграцией продукта в бизнес-процессы и необходимостью обучить работе с ним аналитиков и руководителей, не обладающих глубокой ИТ-экспертизой.

Практика показывает, что решение этой задачи — не такое уж простое.

Существует достаточно много методик внедрения BI, которые были многократно отработаны на практике и уже впитали в себя опыт реальных проектов.

Читайте по теме: Как анализ данных поможет усилить позиции бизнеса в условиях хаоса

И для себя можно выбрать практически любую из них — никто не мешает использовать методики Qlik, PowerBI, Anaplan или другого поставщика с большой историей успешных внедрений, какую бы систему BI вы не устанавливали.

Обратите внимание на общие позиции и лучшие практики всего сегмента бизнес-анализа.

Вы можете самостоятельно изучить документацию на сайтах поставщиков ПО, но если привести их к общему знаменателю, можно выделить семь практически универсальных рекомендаций.

1. Вовлекайте бизнес, чтобы добиться успеха

Действительно, чем меньше в процессе внедрения BI участвуют люди «от бизнеса», тем больше вероятность, что траектория развития проекта окажется неверной.

Тесный диалог между бизнесом и командой внедрения обеспечивает корректировку практически на каждом этапе и будет хорошим инструментом для совместной работы. 

2. Внедряйте только отлаженные процессы, если хотите эффективный BI

Эта мысль проходит лейтмотивом во всех известных мне актуальных методологиях.

Система бизнес-анализа должна получать нужную информацию на входе, а также давать на выходе именно те результаты (в виде графиков, диаграмм, прогнозом и оповещений), которые нужны конкретному бизнесу и конкретному руководителю.

Без персонализации такие инструменты будут малоэффективны.

3. В начале сфокусируйтесь на простых вещах 

Принцип маленьких и быстрых побед очень важен, потому что позволяет сформировать позитивный имидж проекта.

Вместо того чтобы сразу глубоко закапываться в дебри бизнес-процессов, лучше сначала выбрать задачи, которые можно решить быстро. В этом случае BI уже покажет пользу, и дальнейшее внедрение пойдет без лишнего скепсиса со стороны руководства.

4. Ориентируйтесь на пользовательские истории

Описывать функционал BI лучше всего с позиции пользовательских историй.

Вместо этого четко проследите, как именно каждый потенциальный пользователь хотел бы работать с BI. Кстати, такие истории как раз создают широкий выбор тех самых «простых вещей», о которых мы говорили выше.

5. Делайте Scrum — про ежедневные стендапы и командную работу

Работать над внедрением BI эффективнее короткими спринтами.

Такой подход позволит избежать лишних действий, оперативно решить проблемы с интеграцией, подключить нужных специалистов и при необходимости скорректировать планы внедрения.

6. Создавайте центр компетенций даже на небольшом проекте 

Такое мнение можно встретить в материалах ведущих вендоров BI.

Например, компания Anaplan раньше рекомендовала создавать центр компетенций только на крупных проектах, но недавно эта рекомендация стала распространяться на все внедрения.

Причем центр компетенций лучше всего создавать прямо на этапе старта проекта.

И те сотрудники, которые участвуют во внедрении, позже помогут обеспечить поддержку и сопровождение, а значит — успешное применение BI в компании.

Кстати, недавно завершившиеся стажировки в Институте Бизнес Аналитики Колоколова показали, что в некоторых случаях подготовка специалистов по BI может занимать всего несколько дней.

7. Вовлекайте пользователей

Когда речь идет о планировании встреч и обсуждении функционала BI, не забудьте пригласить на них обычных пользователей, которые будут работать с системой в будущем.

Очень часто оказывается, что не только разработчики представляют бизнес-процессы иначе, но и руководители не видят всех тонкостей работы с BI.

Обязательно рисуйте на бумаге

Как вы видите, в рекомендациях много внимания уделяется взаимодействию разных участников процесса. Именно поэтому практически на каждом этапе внедрения требуются встречи, которые желательно проводить как можно более интерактивно.

Например, Qlik в своей методологии рекомендует как можно больше рисовать на бумаге или на маркерной доске.

Я абсолютно согласен с этой рекомендацией, но нередко встречаю удивление со стороны представителей бизнеса: «Вы что нам собираетесь внедрять? Мы хотим BigData, machine learning и цифровую трансформацию! Какая бумага?!». Но это ошибочное мнение.

Но если вы сядете все вместе, предварительно набросаете модели аналитики, обсудите прототипы и попробуете нарисовать дашборды, стратегия внедрения BI сразу приблизится к реальным потребностям бизнеса и ожиданиям реальных пользователей.

Эта практика повышает вовлеченность, помогает выстроить коммуникацию всех участников процесса, а главное — помогает экономить деньги и время.

Провести такую встречу намного дешевле, чем разработать прототип, который вообще «не о том» и полностью переделывать его.

Подобный метод может вызывать удивление руководителей, если в организации принято читать доклады и отчеты по презентациям PowerPoint. Но я на своем опыте убедился, что порисовать бывает очень полезно.

И поэтому считаю, что иногда все-таки стоит потратить немного времени на аргументацию и убедить бизнес-заказчика хотя бы попробовать нарисовать прототипы и дашборды от руки. 

Не спешите с визуализацией 

Отдельно стоит отметить вопросы визуализации. Ведь даже действительно глубокий анализ данных не способен привести к принятию верного управленческого решения, если руководитель получит его в не интуитивном формате.

В идеале аналитика по каждому пункту должна предоставляться именно в том виде, в котором она удобна.

В некоторых случаях аналитик может предположить (но не факт, что угадает), какие именно столбцы и индикаторы важны руководителю. А разработчик при построении дашбордов, вероятнее всего, будет исходить из имеющихся данных.

Читайте также:

Что такое Poka-Yoke и как этот механизм помогает защитить бизнес от «плохих клиентов»?

Шесть трендов в сфере данных и аналитики в 2022 году

Когда речь идет о реальных проектах, лучше стремиться обсудить визуализацию с исполнителем сначала в черновом варианте, рассмотреть простейшие модели графиков и диаграмм без лишнего оформления.

Такой подход позволяет сэкономить время и деньги на выполнение задач визуализации. При этом я не раз сталкивался с мнением, что исполнители просто ленятся, если не хотят сделать все визуальные элементы «красивыми» сразу. Но это не так.

Просто чем позже будут сделаны замечания по формату визуального представления данных, тем дольше и дороже будет их исправлять.

И только если бизнесу совсем не жалко денег на финализацию не одобренных дашбордов, такая практика имеет смысл.

Управляйте в стиле data-driven

Если придерживаться всех этих правил, вероятность успеха проекта по внедрению BI возрастает многократно.

Механизмы сбора данных и их анализа полностью адаптируются под запросы конкретной компании, аналитики получают все необходимые инструменты для создания четких и понятных дашбордов и могут в любое время реализовать новые схемы бизнес-аналитики.

Все это открывает возможности для управления компанией на новом уровне — так называемом data-driven. Но для достижения этой цели более широкие навыки требуются уже от руководителей. 

Заключение

В современных, постоянно меняющихся условиях топ-менеджерам необходимо научиться эффективно взаимодействовать с аналитиками.

Учитывая, что традиционные образовательные программы (включая курсы MBA) не включали в себя практики data-driven управления, сегодня потребность в новых навыках становится просто необходимой для руководителей.

Так что кроме правильного внедрения BI для получения полной отдачи от бизнес-анализа, обучение потребуется и руководителям высшего звена.