С какими проблемами может столкнуться предприниматель в IT-сфере и как их решить?

Сегодня уже невозможно вести бизнес без ИТ. Но здесь, как и в любой сфере, существуют болевые точки, которыми надо заниматься. Иначе компания рискует деньгами, лояльностью клиентов и собственным ростом.

Наша практика работы с разными ИТ-системами выявила пять таких точек – основных проблем, требующих внимания руководителя бизнеса. Как можно эффективно управлять ИТ, не являясь специалистом в этой сфере? Давайте разберемся.

Отсутствие у ИТ-специалистов компетенций для устранения неисправностей

Сотрудник, который давно работает в компании, особенно ценен для руководителя. Но в ИТ-сфере – это скорее минус. Взаимодействуя с одной и той же инфраструктурой, специалист не развивается. Поэтому при появлении новой неисправности или во время модернизации он зачастую не справляется – нет практики.

Для решения этого вопроса есть два пути.

1. Регулярно вкладывать деньги в развитие ИТ-сотрудников. При этом надо понимать, что большинство проблем, решению которых они обучаются, могут никогда не произойти. По сути – это страховка.
2. Взаимодействовать с ИТ-компанией, специалисты которой могут подключиться к решению нетривиальной задачи.

Если вы выбираете обучение, подписывайте со своими сотрудниками ученические договоры, где они обязуются отработать в компании определенное время или оплатить расходы.

Критические простои, связанные с выходом оборудования из строя

Такое происходит даже в компаниях с развитой инфраструктурой и с компетентными ИТ-руководителями. Серьезные риски возникают, если из проектов в целях экономии исключается оборудование, отвечающее за безопасность и надежность системы.

У одного из наших клиентов была ситуация, когда пришлось экстренно восстанавливать ИТ-инфраструктуру из-за такой экономии. За два дня простоя склада компания понесла огромные убытки. Уровень потерь оказался на несколько порядков выше, чем стоимость нереализованного заранее решения.

Чтобы управлять этой болевой точкой, относитесь к собственным решениям критично, тщательно сопоставляйте риски и затраты.

Мелкие сбои на рабочих местах и скорость их устранения

Рабочие места сотрудников – головная боль рядовых системных администраторов. Часто источник сбоев – отсутствие системы безопасности и разграничения прав пользователей.

А вот низкая скорость их устранения связана с тремя факторами:

1. не определена очередность выполнения заявок и неправильно расставлены приоритеты;
2. нет системы мониторинга, позволяющей заранее предвидеть проблемы на местах;
3. низкая квалификация системных администраторов – зачастую ИТ-служба просто не знает, как решить проблему, а за помощью обратиться не к кому. Сначала они «гуглят»… Потом пробуют… На поиск решения может уйти целый день вместо 15 минут.

В результате сисадмины в авральном режиме бегают по офису и «героически» спасают ситуацию. Особенно это характерно для бухгалтерии в периоды отчетности.

Поставьте ИТ-подразделению четыре простые задачи:

1. установить антивирусы на ПК сотрудников и разграничить права пользователей;
2. установить систему ИТ-мониторинга, заранее оповещающую о проблемах;
3. использовать help desk – систему, определяющую приоритеты и контролирующую их исполнение;
4. разделить список ИТ-проблем на те, которые они могут решить своими силами и те, где понадобятся внешние специалисты.

Эти действия сведут количество сбоев к нулю и сделают ИТ-обслуживание плановым.

Скорость работы основных бизнес-приложений (особенно 1С)

В России активнее других используется 1С. Это легкомодифицируемое бизнес-приложение. Отдел продаж, склад, бухгалтерия – все просят что-то туда «дописать». Постепенно количество надстроек превышает допустимое, и вся система начинает «тормозить». А когда документ на ПК открывается дольше полутора секунд – это вызывает раздражение пользователя, в результате производительность труда падает в разы.

У проблемы два источника:

1. некомпетентность специалистов 1С, которые что-то наделали в коде и забыли оптимизировать;
2. слабое серверное оборудование, которое не может обеспечить правильную скорость работы постоянно обновляемой 1С.

Управлять этим можно только с помощью компетентных специалистов извне. Главное – определить реальный источник проблемы.

Если дело в мощности – не нужно откладывать решение. Существует иллюзия, что покупка серверов – это космические затраты. Но, на самом деле, подобрать недорогой вариант под конкретную задачу очень легко.

Например, Целлюлозно-бумажному комбинату «Волга», с которым мы сотрудничаем уже более десяти лет, требовалось нарастить производительность СХД (системы хранения данных) в связи с внедрением новой ERP-системы (программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия). В результате документы стали открываться не за пять секунд, а за одну, и производительность труда выросла пропорционально.

Длинные сроки принятия решений по закупке оборудования и комплектующих

Характерная болевая точка для компаний, использующих систему бюджетирования и закупок, но не имеющих своего запаса запчастей. Согласования могут длиться несколько дней и даже месяцев. В результате оборудование простаивает, нарушая бизнес-процессы.

И снова два варианта решений – на ваш выбор.

1. Стандартизация парка оборудования: например, все ПК в компании должны быть от одного производителя. Тогда запчасти подходят практически ко всему, а значит, вы можете легко содержать склад.
2. Заключение договора на обслуживание внешней сервисной компанией.

Чем заняться в первую очередь?

Итак, узкие места обозначены. Но остается вопрос приоритетов – за какие проблемные участки нужно взяться немедленно, а что отложить?

Зависит от сферы. На чем вы зарабатываете деньги? Выделите процессы, остановка которых приведет к невозможности вести бизнес или к финансовым потерям. Например:

• для дистрибуторской компании критичны программы складского учета и распечатка документов, сопровождающих отгрузку;
• для интернет-магазина – важны работа сайта и возможность принимать заявки, в том числе по телефону;
• для онлайн-банка критичен устойчивый доступ клиентов к личным кабинетам и сохранность данных.

В нашей компании невозможность приема и отгрузки оборудования, то есть работа склада, – это потеря текущих доходов. Проблема на рабочих местах менеджеров по продажам и невозможность отправлять коммерческие предложения – потеря доходов будущих. А вот если «упадет» сайт, это никак не повлияет ни на прибыль, ни на репутацию.

Определение бизнес-процессов, критичных с точки зрения дохода, позволит вам легко планировать бюджет, ставить задачи ИТ-подразделению и взаимодействовать с вашим системным интегратором, чтобы наращивать прибыль за счет ИТ-технологий.