Top.Mail.Ru
Колонки

Время большого перехода. Как подготовиться к смене старой ИТ-системы на новую и не разрушить бизнес

Колонки
Юрий Близгарев
Юрий Близгарев

Генеральный директор компании «Решения для будущего» (ГК «Юнилевер Русь»)

Светлана Зыкова

После ухода зарубежных вендоров многие отечественные компании уже локализовали IT-решения, однако некоторым только предстоит перейти на российский софт, чтобы достичь цифровой независимости. 

О том, как единовременно перевести устройства всех сотрудников компании на новый IT-ландшафт и какой cutover-план — план перехода — для этого нужен, рассказал генеральный директор компании «Решения для будущего» (ГК «Юнилевер Русь») Юрий Близгарев.

Время большого перехода. Как подготовиться к смене старой ИТ-системы на новую и не разрушить бизнес
  1. Колонки

Содержание:


Что такое cutover-план и для чего он нужен

Cutover-план — это план перехода из старой системы в новую или изменения существующей IT-инфраструктуры. Несмотря на то что сценарии IT-локализации, то есть обеспечения автономности IT-систем бизнеса, могут различаться, обойтись в этом процессе без планирования сложно.

Строго говоря, недостаточно выбрать партнеров, которые проведут исследования рынка и спрогнозируют наиболее удачные альтернативные решения. Необходимо выстроить общую архитектуру процессов, а не просто заменить старые системы на новые.

Cutover-план предполагает детальное планирование. Во-первых, важно подготовить программные решения для работы в режиме реального времени. Во-вторых, необходимо грамотно выстроить коммуникацию внутри команды, которой предстоит обеспечить автономность IT-инфраструктуры, а также с поставщиками и контрагентами, чтобы обеспечить бесперебойную работу с ними.

Поиск альтернативных IT-решений — вынужденный процесс, однако многим российским компаниям он дал возможность не просто научиться разрабатывать и внедрять новые продукты, но и ощутить на практике, как собственные IT-cистемы помогают бизнесу развиваться и обеспечивают его безопасность. 

Отказавшись от локализации, бизнес подвергает себя множеству рисков: утрате доступа к учетным системам с большим объемом данных, невозможности выпускать продукцию, управлять реализацией и в конечном итоге — вынужденному простою в работе компании.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

 

Из чего состоит план перехода

Формат cutover-плана зависит от нескольких факторов. В первую очередь от количества и уровня сложности бизнес-процессов компании, а также особенностей систем, которые предстоит заменить в ходе IT-локализации. 


По теме: 3 совета от практика: как перейти на российское ПО


Далеко не всегда cutover-план напоминает простой и понятный чек-лист. Крупным компаниям нужно быть готовыми к детальной и сложной работе, ведь им предстоит переход не просто на одну или две новые системы, а на новый IT-ландшафт. Работа должна начинаться задолго до процесса внедрения. 

План перехода обычно состоит из трех частей: 

  • Техническая часть. Необходимо подготовить систему — описать доступность ее копий, ландшафта и нужных ручных операций.
  • План миграции. Это перечень основных и переменных данных, а также порядок и способ их переноса из старых систем в новые.
  • План бизнес-перехода. Это операции, действия и шаги, необходимые для минимального простоя компании в момент перехода. Итоговые задачи именно этой части входят в финальный cutover-план. 


Особенности финальной части плана перехода

Можно выделить три основных этапа:

  • последние проекты в старой системе;
  • отключение старой системы, или так называемый блэкаут;
  • старт работы в новой системе. 

Очевидно, что самым сложным этапом здесь становится блэкаут. Он предполагает паузу во всех бизнес-процессах, которые затрагивает переход, а также перенос и сверку данных, необходимых для запуска новых систем. 

Длительность остановки, как правило, зависит от миграции данных, без которых не могут быть запущены новые системы. При этом в плане обязательно стоит предусмотреть дополнительное время, которое может понадобиться до и после паузы. 

Все операции, которые происходят в процессе перехода, необходимо заранее расписать по часам. Кроме того, даты остановки бизнес-процессов важно предварительно согласовать со всеми функциями — с учетом финансового закрытия, графиков отгрузок и т.д. 

 


По теме: Как собрать IT-команду без вреда для вашего бизнеса


 

 

Коммуникационная кампания как основа бесшовного перехода

Отдельное внимание в плане бизнес-перехода важно уделить коммуникационной составляющей — как внутри самой компании, так и за ее пределами с контрагентами и поставщиками. 

Дело в том, что трансформационные процессы так или иначе затрагивают работу большей части коллектива. В первую очередь сотрудников, которые задействованы в проекте — это может быть как IT-подразделение, так и специально созданная команда.

Чтобы снизить уровень тревожности, подготовить команду к новому IT-ландшафту, обучить и привлечь сотрудников к активному участию в локализации, в крупных компаниях обычно разрабатывают коммуникационные стратегии. Именно по такому пути пошла наша компания, создав полноценный проект по поддержке сотрудников во время глобальной трансформационной локализации IT-систем. 

Архитектура подобных проектов может быть выстроена следующим образом:

  • Во главе процессов находится топ-менеджмент компании, авторитет которого помогает доносить до коллектива причины и важность происходящих изменений.
  • Далее следует трансформационный офис, специально созданный из IT-специалистов и кураторов ключевых бизнес-направлений. В его состав входят:

— «координационная команда», которая отвечает за общее управление изменениями и построение архитектуры процессов;

— «функциональные лидеры» — руководители направлений, которые выступают агентами по изменениям и помогают выстраивать коммуникацию с другими сотрудниками компании.

Каждый из участников этой цепочки действует согласно детальному коммуникационному плану, который подразумевает:

  • Регулярные встречи топ-менеджмента компании с коллективом с подробными разъяснениями причин трансформационных процессов, логики выбора альтернативных решений и т.д.
  • Встречи координационной команды с агентами изменений, на которых представляется актуальный статус проекта — для распространения информации обо всех изменениях сотрудникам компании.
  • Запуск информационного портала или канала с инструкциями, объяснениями и другой полезной информацией о проекте.
  • Специальные тренинги для сотрудников компании, в ходе которых они узнают о новых IT-системах и сервисах. 
  • Техподдержка пользователей в момент осуществления перехода и для оперативного разрешения инцидентов.

Отдельной масштабной работой может стать выстраивание коммуникации со всеми поставщиками и контрагентами. В этом случае для каждого клиента может понадобиться согласование своей системы работы, компенсаций и графика на период перехода. 

Таким образом, для успешной реализации плана перехода необходимы следующие условия:

  • тщательная детализация каждого этапа перехода;
  • обязательное внимание не только к технической, но и коммуникационной части плана; 
  • контроль за выполнением каждого этапа плана. 

Фото: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

EdTech: карта российского рынка
Все компании и инвесторы в области образовательных технологий
Перейти