После ухода зарубежных вендоров многие отечественные компании уже локализовали IT-решения, однако некоторым только предстоит перейти на российский софт, чтобы достичь цифровой независимости.
О том, как единовременно перевести устройства всех сотрудников компании на новый IT-ландшафт и какой cutover-план — план перехода — для этого нужен, рассказал генеральный директор компании «Решения для будущего» (ГК «Юнилевер Русь») Юрий Близгарев.
Содержание:
- Что такое cutover-план и для чего он нужен
- Из чего состоит план перехода
- Коммуникационная кампания как основа бесшовного перехода
Что такое cutover-план и для чего он нужен
Cutover-план — это план перехода из старой системы в новую или изменения существующей IT-инфраструктуры. Несмотря на то что сценарии IT-локализации, то есть обеспечения автономности IT-систем бизнеса, могут различаться, обойтись в этом процессе без планирования сложно.
Строго говоря, недостаточно выбрать партнеров, которые проведут исследования рынка и спрогнозируют наиболее удачные альтернативные решения. Необходимо выстроить общую архитектуру процессов, а не просто заменить старые системы на новые.
Cutover-план предполагает детальное планирование. Во-первых, важно подготовить программные решения для работы в режиме реального времени. Во-вторых, необходимо грамотно выстроить коммуникацию внутри команды, которой предстоит обеспечить автономность IT-инфраструктуры, а также с поставщиками и контрагентами, чтобы обеспечить бесперебойную работу с ними.
Поиск альтернативных IT-решений — вынужденный процесс, однако многим российским компаниям он дал возможность не просто научиться разрабатывать и внедрять новые продукты, но и ощутить на практике, как собственные IT-cистемы помогают бизнесу развиваться и обеспечивают его безопасность.
Отказавшись от локализации, бизнес подвергает себя множеству рисков: утрате доступа к учетным системам с большим объемом данных, невозможности выпускать продукцию, управлять реализацией и в конечном итоге — вынужденному простою в работе компании.
Из чего состоит план перехода
Формат cutover-плана зависит от нескольких факторов. В первую очередь от количества и уровня сложности бизнес-процессов компании, а также особенностей систем, которые предстоит заменить в ходе IT-локализации.
По теме: 3 совета от практика: как перейти на российское ПО
Далеко не всегда cutover-план напоминает простой и понятный чек-лист. Крупным компаниям нужно быть готовыми к детальной и сложной работе, ведь им предстоит переход не просто на одну или две новые системы, а на новый IT-ландшафт. Работа должна начинаться задолго до процесса внедрения.
План перехода обычно состоит из трех частей:
- Техническая часть. Необходимо подготовить систему — описать доступность ее копий, ландшафта и нужных ручных операций.
- План миграции. Это перечень основных и переменных данных, а также порядок и способ их переноса из старых систем в новые.
-
План бизнес-перехода. Это операции, действия и шаги, необходимые для минимального простоя компании в момент перехода. Итоговые задачи именно этой части входят в финальный cutover-план.
Особенности финальной части плана перехода
Можно выделить три основных этапа:
- последние проекты в старой системе;
- отключение старой системы, или так называемый блэкаут;
- старт работы в новой системе.
Очевидно, что самым сложным этапом здесь становится блэкаут. Он предполагает паузу во всех бизнес-процессах, которые затрагивает переход, а также перенос и сверку данных, необходимых для запуска новых систем.
Длительность остановки, как правило, зависит от миграции данных, без которых не могут быть запущены новые системы. При этом в плане обязательно стоит предусмотреть дополнительное время, которое может понадобиться до и после паузы.
Все операции, которые происходят в процессе перехода, необходимо заранее расписать по часам. Кроме того, даты остановки бизнес-процессов важно предварительно согласовать со всеми функциями — с учетом финансового закрытия, графиков отгрузок и т.д.
По теме: Как собрать IT-команду без вреда для вашего бизнеса
Коммуникационная кампания как основа бесшовного перехода
Отдельное внимание в плане бизнес-перехода важно уделить коммуникационной составляющей — как внутри самой компании, так и за ее пределами с контрагентами и поставщиками.
Дело в том, что трансформационные процессы так или иначе затрагивают работу большей части коллектива. В первую очередь сотрудников, которые задействованы в проекте — это может быть как IT-подразделение, так и специально созданная команда.
Чтобы снизить уровень тревожности, подготовить команду к новому IT-ландшафту, обучить и привлечь сотрудников к активному участию в локализации, в крупных компаниях обычно разрабатывают коммуникационные стратегии. Именно по такому пути пошла наша компания, создав полноценный проект по поддержке сотрудников во время глобальной трансформационной локализации IT-систем.
Архитектура подобных проектов может быть выстроена следующим образом:
- Во главе процессов находится топ-менеджмент компании, авторитет которого помогает доносить до коллектива причины и важность происходящих изменений.
- Далее следует трансформационный офис, специально созданный из IT-специалистов и кураторов ключевых бизнес-направлений. В его состав входят:
— «координационная команда», которая отвечает за общее управление изменениями и построение архитектуры процессов;
— «функциональные лидеры» — руководители направлений, которые выступают агентами по изменениям и помогают выстраивать коммуникацию с другими сотрудниками компании.
Каждый из участников этой цепочки действует согласно детальному коммуникационному плану, который подразумевает:
- Регулярные встречи топ-менеджмента компании с коллективом с подробными разъяснениями причин трансформационных процессов, логики выбора альтернативных решений и т.д.
- Встречи координационной команды с агентами изменений, на которых представляется актуальный статус проекта — для распространения информации обо всех изменениях сотрудникам компании.
- Запуск информационного портала или канала с инструкциями, объяснениями и другой полезной информацией о проекте.
- Специальные тренинги для сотрудников компании, в ходе которых они узнают о новых IT-системах и сервисах.
-
Техподдержка пользователей в момент осуществления перехода и для оперативного разрешения инцидентов.
Отдельной масштабной работой может стать выстраивание коммуникации со всеми поставщиками и контрагентами. В этом случае для каждого клиента может понадобиться согласование своей системы работы, компенсаций и графика на период перехода.
Таким образом, для успешной реализации плана перехода необходимы следующие условия:
- тщательная детализация каждого этапа перехода;
- обязательное внимание не только к технической, но и коммуникационной части плана;
-
контроль за выполнением каждого этапа плана.
Фото: Unsplash
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Материалы по теме
- Пройти курс «Старт работы на Ozon»
- 1 Названа компания-лидер по обеспечению цифровой безопасности в России
- 2 Цифровой вопрос: когда технологии в логистике придут на смену блокнотам и таблицам в Excel
- 3 Стартовал прием заявок на RB Digital Awards 2025
- 4 Соцсеть Х может уклониться от суровости закона о цифровых рынках из-за недостаточного дохода
ВОЗМОЖНОСТИ
10 ноября 2024
10 ноября 2024
11 ноября 2024
12 ноября 2024