Каких сотрудников не стоит отправлять в деловые поездки?

Ключевые члены команды

Самолеты и поезда могут задерживаться, погода в разных регионах мира бывает непредсказуемой. Прежде чем отправлять в командировку крайне ценного сотрудника, взвесьте все за и против. Сможет ли компания функционировать, если работник застрянет в другом городе или вообще за границей без стабильного доступа к интернету на несколько дней, например, из-за урагана или снегопада?

В практике наших клиентов такие форс-мажоры случались неоднократно. К примеру, однажды сотрудник компании-заказчика находился в деловой поездке в Таиланде, когда на страну надвигался ураган «Пабук». В тот период авиакомпании задерживали или отменяли множество рейсов, поэтому человек просто застрял за рубежом на какое-то время.

Проблемы с погодой бывают не только за рубежом и в тропиках. В России тоже может случиться подобное. Один из сотрудников другого нашего заказчика должен был лететь в однодневную командировку в Калининград. Для него компания забронировала два билета: утром – туда, вечером – обратно.

В день поездки погода в пункте назначения серьезно испортилась и местный аэропорт перестал принимать рейсы. Сотрудник прождал вылета в аэропорту целый день и уехал домой только тогда, когда по времени должен был уже лететь обратно из Калининграда.  

В этой ситуации компании очень повезло: улети работник с утра в Калининград, вернуться из него он уже не смог бы. Так, рассчитанная на день командировка могла продлиться еще минимум на один день. И тогда необходимо было бы обеспечить командированного полноценным онлайн-доступом, чтобы он мог выполнять задач, которые ждали его в офисе. Кроме того, организации следовало бы выделить сотруднику деньги на оплату проживания и питания.

Капризных людей и работников с тонкой душевной организацией

В поездках могут возникать стрессовые ситуации: задержки вылетов или проблемы с заселением в гостиницу, изменение условий проживания. Минимизировать их негативные последствия можно с помощью работы с онлайн-сервисом бронирования, который обладает хорошей службой поддержки.

В случаях, когда сотрудников заселяют в номер, не соответствующий описанию, или предлагают внести доплату за его получение, нужно быстро обратиться в поддержку, чтобы ошибку исправили. Иметь возможность сделать это даже ночью очень ценна.

Как и в некоторых авиакомпаниях, в современных отелях существует практика овербукинга, когда продается больше броней, чем есть номеров, – вдруг кто-то из гостей не приедет, тогда бизнес не потеряет деньги. Если же приедут все, то кому-то не хватит места. Обычно в таких случаях отели предоставляют альтернативные варианты проживания и организуют трансфер. Но многие отправляющиеся в командировку сотрудники в подобных ситуациях очень сильно нервничают.

Иногда проблемы могут возникнуть вследствие тонкой душевной организации человека.

К примеру, однажды сотрудник компании, с которой мы работаем, по каким-то причинам, бронируя номер, пропустил информацию о том, что в комнате отсутствует окно. При заселении этот факт очень шокировал человека, что стало причиной возникновения ссоры между ним и работниками отеля. По прошествии нескольких часов проблема была успешно решена при помощи подключения службы поддержки.

Еще один пример: однажды такой важный для бизнеса работник просто отказался лететь в командировку без своей собаки. На организацию перелета животного ушло около шести часов и довольно много ресурсов компании. Это непростой процесс: перевозку и габариты питомца нужно согласовать с авиакомпанией, проверить, нет ли уже на борту кошки, провести дополнительный платеж.

Новых и непроверенных сотрудников

К сожалению, не все сотрудники всегда ведут себя честно по отношению к работодателю, а командировки представляют довольно широкое поле для действий. В некоторых случаях присутствует и элементарная безответственность, которая приводит к проблемам и дополнительным расходам.

Бывает, что в командировках сотрудники нарушают правила заселения в отель, приезжая позже положенного времени, потому что хотят «прогуляться». Это может привести к проблемам.

Например, сотрудник одного из наших заказчиков поехал в командировку в Китай, решил прогуляться и пришел к отелю после завершения рабочего дня. Однако в этой гостинице не было круглосуточной стойки регистрации, поэтому человек физически не смог попасть внутрь и остался на улице.

Если бы сотрудник оповестил отель, то ему бы объяснили, как зайти в помещение (например, передали код от замка). В итоге с помощью нашей службы поддержки ему забронировали новый отель, что вылилось в дополнительные расходы для компании.

Другой пример – работник другой компании поехал в командировку в Мадрид. После прилета он отправился гулять по городу и сильно задержался, оказавшись в отеле уже после полуночи. Он нарушил правила заселения, указанные в ваучере на отель (заселение днем в период с 12:00 до 15:00), и не просто опоздал, а пришел по факту уже на следующий день.

В подобных случаях отель иногда успевает продать номер другим гостям и вариантов заселения просто не остается. В этой истории все кончилось хорошо, но администрация отеля могла и не пойти навстречу гостю. Избежать таких проблем можно, если заранее предупреждать объект заселения. Но очень часто сотрудники в деловых поездках не делают этого.

Еще один распространенный кейс – бронирование сотрудниками, отправляющимися в командировку, через корпоративный портал билетов и гостиниц для людей, которые в ней не работают: от членов семьи до любовниц (были и такие случаи). Если факт остаться нераскрытым, то компания, сама того не понимая, теряет деньги.

Доступ к системе бронирования вообще стоит давать только самым проверенным сотрудникам и вести строгий учет тех, кому он выдан. Иначе возможна ситуация как у одного из наших заказчиков: в компании забыли заблокировать в системе уволенного работника, и он смог купить себе билеты за счет бывшего работодателя.

Ситуацию вовремя заметили и с помощью нашей службы поддержки бронь аннулировали, а человек не смог никуда улететь. Если бы спохватились чуть позже, у него бы все получилось.

Заключение

Командировка – сложное мероприятие, в организацию которого вовлечены различные сотрудники и контрагенты. Чтобы минимизировать риски возникновения проблем и потерь ресурсов, необходимо подходить к организации деловых поездок вдумчиво.

Важно ответить на целый ряд вопросов.

• Сможет ли кто-то заменить сотрудника в случае форс-мажора (вроде отмены рейсов и проблем со связью из-за погодных катаклизмов)?
• Справится ли работник с возможными нештатными ситуациями, не пострадает ли рабочий процесс?
• Доверяете ли вы конкретному человеку?
• Есть ли в компании четкие правила организации поездок, чтобы всем было понятно, что можно, а что нельзя делать?
• Предоставляет ли ваш поставщик услуг бронирования поездок возможность круглосуточной поддержки?

Если на все эти вопросы вы можете ответить утвердительно, то серьезных проблем в ходе деловых поездок сотрудников удастся избежать. А если нет – стоит задуматься о том, как исправить ситуацию уже сейчас.