Кого нет смысла держать в штате: 9 вариантов оптимизации расходов

Продавцы-консультанты

К соискателю на должность продавца-консультанта большинство компаний практически не предъявляют никаких требований: ни к образованию, ни к умениям. Во многих вакансиях прописаны только «энергичность, коммуникабельность, любовь к продажам». Редко когда нужен опыт и серьезное знание продукта — например, в ЦУМе приветствуют навыки стилиста. Но чаще всего на роль продавца-консультанта берут практически всех.

Обучать неделями такого специалиста не нужно — максимум показать, как обращаться с кассовым аппаратом, если придется рассчитать покупателя, и устроить стажировку, чтобы приглядеться к умению продавать. Глубоко погружать в деятельность компании тоже не приходится. Поэтому при необходимости штат расширяется быстро.

При оптимизации расходов можно сократить штат продавцов-консультантов, оставив только «ядро», на которое приходится постоянная загрузка. А на периоды повышенного трафика привлекать временных почасовых исполнителей — например, в праздники или во время грандиозных распродаж.

Читайте также:

4 типа инноваторов, которые нужны каждой организации

Как понять, что вы вредите своей команде

Модному бутику одежды, где знают каждого покупателя в лицо, без штатных продавцов-консультантов не обойтись. Некоторые клиенты едут в магазин, чтобы конкретный консультант помог выбрать им товар. А вот магазину фейерверков или бассейнов имеет смысл привлекать временных исполнителей, потому что большую часть времени спрос на продукцию низкий. 

Главное преимущество внештатного продавца-консультанта в том, что за его простои не нужно платить. Возможно, он не знает товар во всех деталях и не очень силен в коммуникации, но часто это и не так важно по сравнению с экономией — оплачивается только его обучение и рабочие часы.

Кассиры

Требований к кассирам у бизнеса часто ненамного больше, чем к продавцам-консультантам — умение обращаться с кассой и 1С как самой распространенной программой, оформлять документы. И то, многие компании готовы всему этому обучить.

В зависимости от ниши в задачи будут также входить, например, упаковка заказов (в общепите) или выкладка товара на витрине (в булочных). Тем не менее, это все можно легко и быстро освоить, поэтому такие исполнители редко незаменимые и найти и устроить новых несложно.

Вариантов замены кассиров несколько. Первый — как с продавцами-консультантами: на пиковые загрузки приглашать аутсорс-кассиров, которые будут выполнять свои задачи условные 4 часа в день.

Второй вариант — поставить кассы самообслуживания (КСО), если это возможно для конкретного сегмента ретейла. Это удобно, например, в продовольственном магазине, книжном, канцелярском, но не подойдет магазину одежды и обуви. И также важно выяснить, готовы ли покупатели к такому формату.

Несмотря на то, что на старте касса самообслуживания требует больших вложений — от 130 тыс. рублей за одно устройство, в перспективе они помогают повысить трафик, а с ним и прибыль магазина. Кроме того, такие кассы дают экономию на ФОТ. Они компактные, и на месте стандартной кассы можно расположить 4-6 КСО. Причем на них потребуется всего один оператор-консультант, который будет помогать покупателям по необходимости.

Курьеры

Позиция очень востребованная, и в то же время легко заменяемая. Если компания не выставляет к курьерам требований, например, по наличию автомобиля или проживанию в конкретном районе, у нее нет больших сложностей с наймом. Поэтому в кризисный период можно и сократить количество штатных до необходимого минимума или даже полностью отказаться от внутренних курьеров.

Сэкономить и не потерять в качестве поможет формат почасового найма. С ним легко набирать определенное количество исполнителей на разные периоды загрузки: условно, 10 курьеров утром, 15 — к вечеру, когда заказов становится больше. Частичная замена внутренних курьеров внешними и в дополнение к сотрудникам в штате удобна для сезонного бизнеса и тех компаний, которые не могут заранее просчитать свой уровень загрузки.

Например, если компания продает цветы, то наверняка нуждается в дополнительных курьерах в период праздников, когда резко возрастает спрос. «Курьер на час» также может понадобиться тем, кто хочет быстро продать определенный товар — на большую скидку придет много клиентов, которым понадобится доставка в течение 1-2 дней.

В таких ситуациях нет смысла нанимать специалиста в штат, потому что сотрудник будет часто простаивать. А вот магазину одежды, который 80% заказов получает от купивших там ранее клиентов, лучше сформировать команду штатных курьеров, отвечающих всем требованиям компании.

Операторы отдела поддержки и кол-центра

Объем требований к соискателю для таких должностей у компаний часто не выше, чем к условным продавцам-консультантам. Фокус на мягких навыках — стрессоустойчивости, грамотной речи и так далее. Максимум — может потребоваться личный компьютер с гарнитурой, если занятость удаленная. Поэтому в зависимости от реальной загрузки операторов поддержки и кол-центра их можно и сокращать, и заменять.

Если загрузка невысокая, операторов можно просто сократить или отдать эту задачу целиком на аутсорс. Если загрузка неравномерная, можно оставить «ядро» команды и подключить чат-бота: к этому приходят многие компании. Более того, потребители готовы к такому формату — каждый третий считает, что бот быстрее решает проблему.

Если кол-центр также принимает заказы, а не только отвечает на вопросы, можно внедрить чат-бота, который будет заниматься этой задачей. Он принимает заказы, отправляет данные в CRM, списывает товар и формирует документы. И все это делает быстрее живого человека.

Читайте по теме: Служба поддержки — 2022: выстраиваем качественную коммуникацию с клиентом 24/7

Например, небольшой мебельный магазин или институт повышения квалификации может спокойно отдать обработку звонков на аутсорс. Главное — вовремя информировать подрядчика об изменениях, чтобы операторы не дезинформировали потенциальных покупателей. Нет смысла держать сотрудников в штате компаниям, которые хотят в течение месяца рассказать как можно большему количеству людей о предстоящем мероприятии — конференция пройдет, а компании придется и дальше платить зарплату операторам в штате.

У некоторых компаний есть опасение, что сотрудники кол-центра будут хуже работать по скрипту, так как меньше привязаны к бренду. Если скрипт действительно сложный — например, вы продаете элитное жилье или дорогие автомобили, то лучше найти и обучить собственных операторов, потому что цена ошибки слишком высока. В других случаях можно отдать задачу на аутсорс.

Как показывает моя практика, результат зависит от правильно сформулированного технического задания и опыта команды операторов, а не от того, в каком месте они сидят.

Маркетологи

На эту специальность уже нужны люди с определенными компетенциями, знаниями и опытом, причем маркетологи требуются практически любому бизнесу — от флористического магазина до производителя материнских плат. Но не всегда нужен штатный специалист: порой все задачи можно смело отдавать на аутсорс или приглашать человека со стороны на каждый конкретный проект или группу проектов.

При мысли «заменять штатного маркетолога внешним» или нет, отталкиваться стоит от объемов его нагрузки и сроков сдачи каждой задачи, а также определить, нужно ли специалисту долго погружаться в дела компании или нет.

Условно, бизнесу нужен SMM-менеджер, который просто будет вести соцсети. Смысла брать кого-то штатного нет — можно сотрудничать с внешним. Таргетолог, который будет два раза в месяц настраивать рекламу, тоже не всегда нужен в команде.

Но если бизнес каждую неделю готовит новые рекламные кампании и креативы и в целом сделал огромный фокус на маркетинге, здесь уже надежнее и дешевле иметь постоянного штатного специалиста.

Такой специалист в команде нужен банкам, крупным ритейлерам и другим серьезным организациям, тратящим миллионы рублей на продвижение. А также разным сервисам, которым приходится много работать над своей репутацией: обрабатывать негатив от недовольных клиентов, запускать программы лояльности и т. д. 

Но маркетолог в штате часто не нужен на этапе запуска бизнеса и тестирования гипотез. Например, небольшой ресторан или стартап могут сэкономить на зарплате специалиста, которому не нужно будет ездить в офис и соблюдать жесткий график.

При этом вероятность привлечь высококвалифицированного специалиста значительно выше, потому что он может совмещать работу с другими проектами, зарабатывая тем самым больше, чем при работе в штате. Качество из-за этого не пострадает, если маркетолог дорожит своей репутацией.

Разработчики и другие проектные IT-специалисты

Если речь о компании, которая производит цифровой продукт — условное мобильное приложение — и это ее флагман, основной источник продаж, то оптимизировать штат разработчиков и других IT-специалистов неразумно. Нужна стабильная внутренняя команда, которая глубоко знает продукт и все бизнес-процессы.

Но если, например, условному производителю мебели понадобилось мобильное приложение, чтобы расширить контакт с аудиторией и сформировать новый канал продаж, почти всех IT-специалистов можно иметь на стороне. В штате достаточно иметь 1-2 человек, которые будут заниматься технической поддержкой и доработкой продукта по необходимости.

Плюс IT-специалиста в штате в том, что он всегда на связи. Руководитель может оперативно вносить корректировки в его работу, если понимает, о чем идет речь. Важен также вопрос доверия, которое ниже при работе с сотрудником на аутсорсе. Программисты, одновременно работающие с несколькими проектами, могут в потоке совершить ошибку, которая будет стоить компании миллионы рублей.

Однако IT-специалист в штате не гарантирует результата, который нужен компании. Разработчик на аутсорсе может оказаться эффективнее благодаря опыту, полученному на других проектах — решал задачи разного уровня сложности, умеет работать в сжатые сроки, знаком с отраслевой спецификой. И при этом он обойдется дешевле специалиста в штате. В том числе из-за того, что многие разработчики привыкли к свободе и предпочитают иметь возможность спокойно перемещаться по миру.

Администраторы

Администратор стоматологической клиники, магазина, ресторана, гостиницы и так далее — это должность, которая не требует высокой квалификации, десять лет опыта за спиной и нескольких недель погружения в процессы компании. Зачастую от такого специалиста компании хотят коммуникабельность, ответственность, опыт в продажах и умение управляться с CRM-системой.

Как показало исследование Hays, 11% компаний перекладывают административные функции на внештатных исполнителей — это достаточно популярный способ оптимизировать расходы на персонал. Поскольку обычно администраторы заняты 2/2, то есть сменяют друг друга в течение условной недели, это вполне могут быть внешние исполнители.

Администратор в штате всегда будет больше вовлечен в процесс, а значит, с высокой вероятностью сможет быстрее ответить на вопросы клиента и предложить ему разные варианты. Это особенно важно для компаний, которые получают много вопросов от требовательных клиентов — например, клиник пластической хирургии и дорогих отелей, где роль администратора сложно переоценить.

Но такой вариант вряд ли подойдет небольшой сезонной гостинице или маленькой клинике, которая специализируется на одном направлении. Особенно сейчас, когда многие компании стараются оптимизировать расходы. В большинстве случаев внештатные исполнители способны решать локальные задачи компаний, поэтому бизнес будет активнее их использовать в ближайшее время.

Бухгалтеры и другие специалисты финансового отдела

Ведение бухучета обязательно даже для ИП, поэтому совсем не иметь специалиста, который будет этим заниматься, нельзя. Однако закон не требует обязательно перекладывать эти задачи на внутреннего специалиста.

В исследовании Hays финансы отдают внешним исполнителям 11% опрошенных компаний. Хотя бухгалтер — специалист, у которого должно быть и соответствующее образование, и достаточный опыт, причем нередко в узкой нише, его не всегда нужно держать в постоянной команде. И это же касается других специалистов финансового отдела.

Главный критерий здесь — объем задач. У ИП и у маленькой компании нередко нет реальной потребности в штатном бухгалтере, потому что им требуется условно раз в месяц подбить всю отчетность. Все это намного дешевле и проще отдавать на аутсорс. Но если компания крупная, в ней больше 100 человек, и бухгалтерия занята постоянно, лучше ее оставить штатной. 

Кроме того, можно внедрить в компании сервисы автоматизации финансового учета и снизить зависимость от штатного специалиста. Подобный софт помогает контролировать денежные потоки, планировать расходы и доходы, считать рентабельность, прибыль и многое другое.

Хорошо, что у нас был знакомый, связанный с темой финансов, который первое время помогал с отчетностью, после чего предложил найти специалиста в штат. Это помогло нам сэкономить деньги на старте и обеспечить порядок в документообороте.

Закупки и логистика

Это еще одна область, в которой российские компании очень часто привлекают временных — почасовых — исполнителей, чтобы оптимизировать траты. В первую очередь речь идет о грузчиках, складских рабочих, фасовщиках, упаковщиках. То есть о труде, которым могут заниматься практически любые физические здоровые люди и для которого не нужна высокая квалификация.

Такие специалисты проходят обучение, но короткое — только чтобы разобраться, как взаимодействовать с оборудованием. Поэтому аутсорсинг складского персонала — очень популярный шаг в сторону оптимизации расходов для бизнеса.

Кроме того, часть задач по логистике можно автоматизировать, доверив условным роботам-сборщикам, роботам-фасовщикам. В конкретный момент получатся немалые траты, но в долгосрочной перспективе бизнес получает экономию.

Например, при разовых расходах в 700 млн рублей, компания ежегодно сберегает 180 млн рублей. Конечно, это не вариант для малого бизнеса, чьи обороты едва ли доходят до 1 млн рублей, но возможная схема для крупного.

Перечисленные направления — это те, где чаще всего компании привлекают временных исполнителей и где это максимально оправданно с экономической точки зрения.

Но заменить штатных можно еще в массе других направлений — по закону главное, чтобы должность не соприкасалась с 1 и 2 классами опасности, а для самого бизнеса — чтобы это не был человек с особыми навыками и опытом, и не требовалось погружаться в деятельность компании условные два месяца, прежде чем приступить к задачам.