Как компании сохранить темп в сезон отпусков

Сейчас: распределить задачи между собой и подрядчиками

Обычно нехватка рук возникает, когда в отпуск уходят сотрудники, которым нет прямой замены. А если у компании маленький штат и в каждом отделе всего пара-тройка человек, найти замену тем более тяжело.

Мы с таким уже сталкивались и смогли подобрать сразу несколько решений.

1. Отдать задачи сотруднику со схожими навыками

Стоит спросить у команды, довелось ли кому-нибудь решать подобные задачи на предыдущем месте. Так, дизайнер мог сам писать текст на макетах и теперь способен подменить редактора.

Со своими сотрудниками проще договориться об оплате и закрыть вопрос.

Я помню случай, когда в отпуск ушел специалист по продажам, и его на время подменял маркетолог. Он был хорош в своем деле: на ходу придумывал маркетинговые стратегии и добивался KPI. А вот на продажи так же сходу переключиться не вышло, ему плохо далось общение с заказчиками. 

При замене нужно учитывать важность задач для компании. Одно дело, когда на неделю задерживаются посты, и совсем другое, когда срываются сделки на миллионы.

Если задачи важны, но адекватной замены в компании нет, лучше подождать или обратиться за помощью на стороне.

Доверить задачи подрядчикам

Если заменить человека все же некем, а брать паузу на две недели не вариант, можно обратиться к специалистам. Однако выбирать стоит тех, кто уже выручал в похожих ситуациях. И нужно понимать, что стоимость проекта увеличится.

Такой совет подходит и бизнесу покрупнее. Случается, что один сотрудник в отпуске и без связи, еще двое заболели, а четвертый вообще решил уволиться. В таком случае внештатники — это страховка, которая поможет пережить трудное время.

Лучше сделать хоть что-то, чем вообще ничего.

Обсудить сценарии или попросить совета

Обсудить сценарии с человеком на подмене — значит объяснить перед уходом в отпуск, что плохого может случиться на проекте, и составить вместе с ним план «Б» для выхода из кризисной ситуации.

Просить совета у сотрудника в отпуске стоит, только когда возникает очень срочный вопрос. Скажем, компания столкнулась с негативом в соцсетях и не может медлить с ответом. В таком случае связаться с пиарщиком в отпуске и расспросить его о дальнейших шагах — самое быстрое и эффективное решение.

Читайте также: Отпуск за виртуальные деньги: как меняется сфера туризма в эпоху криптовалют

К слову, советы можно просить не только у своих сотрудников, но и у коллег в других компаниях, если с ними сложились доверительные отношения.

Я поделилась советами на случай, если уже пожар. Теперь расскажу, как у нас получилось сделать так, чтобы пожаров не возникало.

В будущем: планировать отпуска

Обычно компании составляют график отпусков в начале года, но планы меняются, а даты часто приходится двигать. Мы в компании корректируем график отпусков в течение года.

За несколько дней до отпуска я еще раз уточняю точные даты, чтобы у команды было время найти замену сотруднику и перестроить свои процессы.

Читайте по теме: 9 советов, которые помогут подготовиться к отпуску

При этом мы всегда отталкиваемся от планов сотрудников. Если человек уже купил путевки на отдых, мы не заставляем их сдавать. Это и не нужно: сотрудники предупреждают о своих планах и своевременно передают дела, а мы со своей стороны распределяем задачи так, чтобы никого не нагружать летом.

У нас ведется таблица учета отпусков, где все сотрудники указывают предположительные даты. 

Сводная таблица помогает не допустить одновременного ухода в отпуск сразу нескольких ключевых сотрудников

Кроме дат в таблице указано количество отпусков. Так я вижу, кто сколько отдыхает. Важно, чтобы каждый брал отпуск хотя бы раз в год, но чтобы при этом не было отпуска длиной в месяц, иначе сотруднику на подмене придется тяжело. 

Если говорить об отпусках руководителей, с ними всё чуть сложнее.

• Они не должны выпадать на горячий сезон

Руководитель не может уйти в отпуск, когда приходит куча заказчиков, обдумываются стратегии, ставятся планы по продажам. В такой ответственный момент он обязан быть на работе, иначе все поставленные на рельсы процессы превратятся в хаос. 

• Они не должны пересекаться

В начале года все наши руководители планируют отпуска — это помогает заранее распределить нагрузку и определить, кто чьи задачи возьмет на себя в период отдыха.

Руководители прежде всего отталкиваются от месячного и квартального планирования. 

Отпуска не должны пересекаться у сотрудников со схожими навыками и обязанностями. Например, в одно время не могут уйти два маркетолога или проектных менеджера:

1. Их некому будет подменить;
2. Проекты встанут на паузу;
3. Задачи превратятся в один большой ком, который после отпуска задавит.

В будущем: заранее закрывать или передавать дела

В идеале закрывать дела стоит уже за месяц. Если протянуть, то за день до отдыха придется разбирать кучу дел — есть риск не успеть и кого-нибудь подвести.

Я во время отпуска ставлю работу с финансами на паузу, поэтому перед уходом:

• по максимуму готовлюсь к выплатам,
• получаю реквизиты,
• собираю чеки.

Читайте по теме: Когда летом выгоднее идти в отпуск

Если об отпуске становится понятно только за неделю, мы в первую очередь закрываем задачи, которые не перенести. Остальное или делегируем, или доделываем после отпуска. А если отпуск состоится раньше, чем планировалось, сотрудник оповещает коллег и спрашивает, что им от него потребуется.

Отдельно стоит сказать о делегировании

Передача дел — это как переливание воды из одной бутылки в другую: нет, нет что-нибудь да выльется. Так и с делами — обычно при передаче упускаются мелочи, которые сотрудники выполняют на автомате и забывают об их значимости.

Как-то я вышла в отпуск и передала блок финансов проектному менеджеру, но не сказала, что в таблице учета сделок нужно каждый день проставлять даты актов, оплаты, закрытия и смотреть, подтягиваются ли бюджеты.

Мой заместитель этого не делал, и в результате финансовый отчет за все две недели просто слетел.

Инструкция от главреда на время отпуска

Дела у нас передаются в инструкциях. В них мы прописываем цели, задачи и сроки, оставляем контакт заказчика и помощника на проекте. И не забываем о тех самых мелочах, например, прислать выжимку после планерки.

Итог

1. Есть несколько способов справиться с авралом из-за отпусков: отдать задачи сотрудникам со схожими навыками, доверить подрядчикам.
2. Главное, чтобы не пострадали самые важные задачи для компании.
3. Нужно быть готовым к любому развитию событий. Стоит обсудить самый плохой сценарий и оставить возможность прийти за советом.
4. Планировать на будущее поможет таблица учета отпусков. Она не даст уйти сразу нескольким ключевым сотрудникам.
5. У руководителей отпуска не должна выпадать на горячий сезон или пересекаться, иначе все процессы превратятся в хаос.
6. Закрывать дела стоит заранее. В идеале — за месяц. За неделю до отпуска нужно закрыть все, что в приоритете, остальное — делегировать. 
7. Для передачи дел хорошо подходят инструкции.

Иллюстрации предоставлены автором

Фото на обложке сгенерировано нейросетью Midjourney