Как внедрить систему учета рабочего времени в компании

Содержание:

• Что такое система учёта рабочего времени
• Виды учета рабочего времени 
• Как подготовиться к внедрению системы учёта рабочего времени
• Как рассказать сотрудникам о мониторинге
• Зачем нужна система учёта рабочего времени
• Каких сотрудников имеет смысл контролировать при помощи EMS
• На что сотрудники согласны, а что их раздражает
• Какую систему учёта рабочего времени выбрать
• Плюсы и минусы мониторинга сотрудников
• Как получить от учёта рабочего времени максимальный эффект
• Итоги

Что такое система учёта рабочего времени

Система учета рабочего времени — это специализированный программный комплекс для контроля сотрудников. За рубежом такой класс решений называется Employee Monitoring Software.

После пандемии COVID-19 и активного перехода на удаленку в 2020 году СУРВ стали активно использовать для оценки состояния сотрудников, их активности во внерабочее время, вовлечённости в рабочие процессы, выявления рисков выгорания.

Как правило, такую аналитику руководители используют для повышения продуктивности команды, оценки прохождения испытательного срока при планировании расширения или сокращении штата, а также для учета кадровых рисков и принятия других управленческих решений. 

Виды учета рабочего времени

По ТК РФ рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Форма учета рабочего времени зависит от графика: если при пятидневке используют один вид, то при плавающих выходных — другой. Рассмотрим подробнее виды учета.

Поденный — самый распространенный вид учета. Он применяется для специалистов, которые ежедневно работают одинаковое количество часов. Норма при таком графике — 40 часов в неделю.

Недельный учет используется, когда объем ежедневной работы меняется, и норма может быть отработана только в течение недели. При таком учете нормой могут быть 24, 36 или 40 часов в неделю.

Суммированный учет используется во всех остальных случаях. В качестве учетного периода можно взять месяц, квартал, полугодие или год. В рамках выбранного интервала важно распределять часы учета рабочего времени так, чтобы переработки полностью компенсировались недоработками.

Как подготовиться к внедрению системы учета рабочего времени

Этап зависит от технических требований решения. Есть ПО, для которого необходимо проложить кабели для аппаратных компонентов, сделать монтаж исполнительных модулей, установить сервер для обработки данных и только затем настроить программное обеспечение и параметры.

Но бывают комплексы, которые не требуют столько трудозатрат. Например, есть ПО с низкими системными требованиями. Оно работает даже на слабых APM, а установить его можно в один клик. Поэтому при выборе системы учета рабочего времени сотрудников советую изучить технические требования.

По теме. «Смотритель» вместо начальника: как бот контролирует учет рабочего времени

Как рассказать сотрудникам о мониторинге

Один из вариантов — сделать рассылку с сообщением, что в компании установлена автоматизированная система учета рабочего времени сотрудников. И вы призываете всех соблюдать внутренний распорядок, так как нарушения будут фиксироваться.

Но так поступают далеко не во всех организациях, опасаясь негативной реакции со стороны персонала. Бояться не стоит, так как соблюдающие дисциплину сотрудники понимают: в этом нет ничего опасного, и возражения довольно быстро проходят.

Сотрудники с риском выгорания чаще других работают сверх нормы, выполняя задачи за своих коллег, и не замечают этого долгое время. Получив отчет о работе команды, руководитель может своевременно выявить случаи системных переработок, скорректировать нагрузку на подчинённых.

Зачем нужна система учёта рабочего времени

У таких решений богатый функционал, и они могут использоваться с разными целями, но приведу основные возможности.

Учет рабочего времени. Он позволяет руководителям проследить, во сколько каждый специалист начинает и заканчивает рабочий день, сколько времени уделяет задачам, а сколько — личным делам.

Распределение нагрузки. Нередко в одном отделе некоторые сотрудники задерживаются допоздна. А у других, наоборот, остается много свободного времени. График учета рабочего времени помогает выявить и устранить перекосы. Это поможет не только избежать выгорания специалистов, но и не допустить раздувания штата.

Снижение текучки. Подобные комплексы мониторят посещение сайтов. За счет этого можно выявить, кто начал тратить много времени на поиск вакансий. Так можно заранее узнать, кто решил сменить работу и удержать ценного специалиста, либо заранее подыскать замену.

Проведение кадрового среза. Благодаря ПО можно сравнить статистику по загрузке специалистов в разных отделах и департаментах и понять, где необходимы дополнительные штатные единицы, а где требуется оптимизация.

Развитие самоконтроля. Многие системы контроля учета рабочего времени позволяют открыть персоналу доступ к статистике личной эффективности. Мера часто отрезвляет: увидев аналитику по собственной активности, сотрудники начинают больше времени уделять задачам и меньше отвлекаются.

Каких сотрудников имеет смысл контролировать при помощи EMS

Ответ: удаленный персонал и офисных специалистов, которые работают за ПК. Ограничений по профессиям нет, так как показатели активности настраиваются индивидуально. 

Например, можно указать список сайтов и программ, которые относятся к работе. То есть для маркетолога посещение социальных сетей относится к рабочим обязанностям, а для бухгалтера такие ресурсы считаются развлекательными. Благодаря таким настройкам аналитика по каждому работнику будет отображаться корректно.

По теме. Почему пора сократить рабочую неделю

На что сотрудники согласны, а что их раздражает

Раздражает, когда в компаниях перегибают палку и устанавливают тотальную слежку. Никому не понравится, если руководитель будет постоянно придираться к незначительным нарушениям дисциплины.

Не думаю, что стоит увлекаться опцией по подключению к экранам сотрудников и просмотром, чем они занимаются. В некоторых автоматизированных системах учета рабочего времени такая опция есть. 

Хочу подчеркнуть, что подобные решения — это лишь инструмент для сбора статистики. Но как им будут пользоваться, зависит исключительно от компании.

Наверняка большинство сотрудников согласятся на систему учета рабочего времени, которую руководители будут использовать для равномерного распределения нагрузки и избежания переработок, формирования объективных KPI, предупреждения выгорания.

Какую систему учёта рабочего времени выбрать

Советую отталкиваться от целей, а также функционала и технических требований ПО. Приведу в пример несколько решений.

Time Doctor — это ПО интересно тем, что не только ведет учет рабочего времени, но и помогает специалистам практиковаться в тайм-менеджменте. Кроме этого, комплекс не мониторит действия подчиненных в течение обеда и после работы, что важно для обеспечения неприкосновенности частной жизни.

ActivTrak — известно как одно из лучших решений в своем классе. Особенность этого продукта — частные режимы, в которых руководители могут настроить, насколько подробно хотят собирать данные о действиях персонала.

«Стахановец» — комплекс со встроенной интеллектуальной системой аналитики. Решение изучает активность сотрудников более чем по 40 параметрам и отображает статистически значимые отклонения от нормы. Кроме учета рабочего времени система оценивает уровень вовлеченности сотрудников, выявляет прокрастинацию, выгорание и стресс.

Kickidler — система, которая позволяет записывать на видео все действия сотрудников. Причем запись можно настроить во время работы в определенных программах. Интересно, что комплекс ведет подсчет продуктивности в одну секунду, благодаря чему руководители получают максимально точные данные об активности специалистов.

Плюсы и минусы мониторинга сотрудников

Главное преимущество таких решений в том, что топ-менеджмент и линейные менеджеры получают доступ к свежей кадровой аналитике. 

Что полезного это даёт:

• повышается продуктивность команды;
• контролируется нагрузку сотрудников;
• предупреждается выгорание персонала;
• снижается риск увольнения ценных специалистов;
• принимаются решения по штатной численности;
• планируется развитие компании; 
• оценивается динамика и результат прохождения испытательного срока.

Из минусов я бы выделил: 

• стоимость: в открытом доступе такого ПО нет или оно работает с ограничениями, поэтому, если вы решите купить систему учета рабочего времени, спланируйте бюджет и метод внедрения;
• риск чрезмерного контроля: некоторые управленцы начинают перегибать палку и использовать такое ПО только для наказания. Поэтому важно донести до линейных руководителей цель и смысл внедрения.

Как получить от учёта рабочего времени максимальный эффект

Протестируйте решение несколько дней и посмотрите статистику. Это будет исходная точка.

Проведите информационную кампанию, сообщив команде о том, что внедрен график учета рабочего времени. Откройте доступ к личной статистике.

Обратите внимание на отстающих — это специалисты с низким уровнем вовлечения. Подумайте, как повысить их мотивацию, и предпримите меры.

Выявите лидеров и внимательно изучите их карту рабочего дня: посмотрите, какие действия помогают им достигать хорошего результата, и распространите эту практику на других.

Итоги

Система учета рабочего времени показывает руководителям реальный срез продуктивности персонала. Благодаря информации, собранной на объективных данных, управленцы могут повысить продуктивность специалистов, грамотно планировать финансовые ресурсы и вовремя прорабатывать мотивацию для ключевых экспертов. Всё это в сумме позволит улучшить финансовые результаты компании и поможет избежать нехватки персонала.