Из региона в Питер: что нужно знать при релокации бизнеса

Я родился и вырос на Дальнем Востоке в Хабаровске. Здесь же и начал карьеру предпринимателя. До 30 лет экспериментировал: был и строительный бизнес, и ночной клуб в Тайланде, и небольшая сеть закусочных при институтах. Три года назад определился, что общепит — это то, чем я действительно хочу заниматься. Так мы с женой открыли пекарню.

Зачем нужна релокация бизнеса

В моем случае это было необходимо. Изначально я не планировал перевозить головной офис и цех, но все равно периодически посматривал на европейскую часть России. Чем больше разрасталась сеть, тем острее вставал этот вопрос. Последней каплей стало участие во франшизной выставке Buybrand Expo в Москве. 

Наш проект заинтересовал многих предпринимателей. Они подходили ко мне познакомиться и обсудить детали сотрудничества, но как только я говорил, что главный офис находится на Дальнем Востоке, интерес к моему проекту пропадал: партнерам тяжело давался бы перелет в Хабаровск по 7-8 часов, и так сложилось, что франшиза воспринимается лучше, если она из центральной части России.

После выставки я окончательно понял, что переезд необходим. Мы с женой решили переехать в Санкт-Петербург. Релокация прошла успешно. Теперь здесь находится головной цех, офис и обучающий центр. Ожидаемо, это было непросто. Прежде чем освоиться и наладить процессы, я столкнулся с трудностями, которые поджидают каждого предпринимателя, который решился на релокацию.

Какие проблемы могут возникнуть

Несмотря на то, что перед переездом я тщательно проанализировал риски и продумал тактику удаленного контроля за региональными представительствами, у каждого бизнеса существует определенная специфика. Некоторые варианты развития событий предугадать просто невозможно.

Сложность в контроле за сотрудниками

Из-за релокации контроль за бизнесом усложняется тем, что руководителя нет на месте, поэтому локальный управляющий должен следить за сотрудниками, поставщиками и оперативно реагировать на внештатные ситуации, а начальник — удаленно за управляющим. Также на предприятии может быть сговор. Особенно это актуально при проведении ревизии продукции бухгалтером, управляющим или старшим администратором.

Воровство

Следить приходится не только за работой сотрудников, но и за тем, чтобы они не обманывали. Если говорить об общепите, то в этой сфере за всем нужен глаз да глаз. Особенно важно следить за цехом и поставками. Во все времена на производственных предприятиях присутствовал определённый процент воровства. 

К сожалению, я сталкивался с этой проблемой. В этом плане помогала ревизия. Когда замечали недостачу, то снова возвращались к камерам и находили недобросовестных сотрудников. Зачастую это происходит из-за отсутствия должного контроля, поэтому каждый предприниматель должен сфокусироваться на контроле своих сотрудников. Да, это сложно сделать удаленно, но возможно.  

Как правильно контролировать сотрудников на расстоянии

Система контроля

У нас есть специальная система контроля сотрудников, которая очень помогла наладить бизнес-процессы внутри команды. В каждом нашем цеху стоят планшеты, где мы отслеживаем скорость выдачи пирогов. Грубо говоря, это выглядит, как передача эстафеты.

Начальная точка — время обработки заказа. Администратор принимает заказ. Он должен передать его в пекарский цех. Как только действие выполнено, сотруднику нужно нажать на кнопку на планшете.

Вторая точка — время на приготовление пирога. Заказ переходит к повару. Он нажимает на кнопку два раза, в начале и в конце приготовления. Это важно, так как на изготовление пирогов у нас определено строгое время по ТТК. Наша система как раз показывает, насколько точно сотрудник ему следует.

Третья точка — подготовка заказа к доставке. Эстафета передается администратору. Он должен забрать у повара готовый пирог и упаковать. Далее сотрудник передает его курьеру и делает накладные. Снова нажатие на кнопку.

Финальная точка — доставка заказа. Теперь время идет у курьера. Он нажимает на кнопку дважды, когда берет заказ и когда завершает доставку. Также мы следим, чтобы у каждого из них был телефон с приложением, с помощью которого можно отслеживать геолокацию и время доставки. 

По итогу у нас есть четыре временных промежутка, по которым мы можем отслеживать статус заказа. Например, если повар не соблюдает ТТК и печет пирог 40 минут вместо 30, или на упаковку уходит больше времени, чем по регламенту, то мы можем провести беседу с управляющим пекарни. Благодаря такой системе мы жестко отслеживаем все показатели, даже находясь в другом городе.

Ну и, конечно, так как наш бизнес связан с постоянным взаимодействием с клиентами, контроль за звонками — это наша важнейшая зона ответственности. Как и у многих компаний, у нас установлена IP-телефония. Мы имеем возможность прослушать аудиозвонок и тем самым усовершенствовать наш сервис.

Соблюдение отчетности

Еще в каждом представительстве нашей сети есть единое правило отчетности. По ней мы отслеживаем весь входящий и исходящий продукт. Это выглядит следующим образом. Для сбора показателей мы пользуемся автоматизированной системой для ресторанного бизнеса iiko на базе AI. Например, мы видим данные о прибыли и убытках, временные показатели работы сотрудников, состояние склада и многое другое.

Далее бухгалтер ежемесячно делает всю отчетность. Для этого он берет эти данные и заносит их в Excel-табличку. В ней отмечено около 30 показателей: фудкост, коэффициент расходов на персонал относительно выручки, процент чистой прибыли и т.д.

Например, по этой таблице мы четко можем вычислить процент фудкоста, который является важнейшим показателем в общепите. Если мы видим, что он повысился на 1,5% за месяц, значит сотрудник, который занимается закупками товаров, что-то сделал неправильно.

Еще одно замечание: собственник бизнеса обязан самостоятельно проверять эту документацию. Так можно будет отследить, какие сферы деятельности компании проседают, над чем надо поработать, а с кем из персонала провести беседу.

Что важно при релокации бизнеса

Иметь долгосрочную стратегию

Переезжая в другой город или регион, нужно быть готовым к тому, что придется заново адаптироваться к особенностям бизнес-среды. Нужно изучить спрос, конкуренцию, менталитет, законодательство и еще много других факторов, которые влияют на адаптацию к локальному рынку. 

Идеально, если у вас уже есть партнеры в этом городе, которые помогут влиться в новую среду. Но если их нет, тщательно тестируйте гипотезы перед переездом. Ну и, конечно, вы должны четко продумать, как будете взаимодействовать с сотрудниками на удаленке.

Подготовить финансовую подушку

При релокации важно понимать, что абсолютно все может пойти не по плану, как минимум рекламный бюджет может вырасти в разы, так как рынок новый и вас не знают. Закладывайте финансирование извне хотя бы на полгода, если что-то пойдет не по вашему идеальному плану.

Найти доверенное лицо

Уезжая, ни в коем случае нельзя ставить на свое место нового человека со стороны. Необходимо найти надежное проверенное лицо, которое сможет заменить вас. Он должен уже работать на предприятии, чтобы разбираться во внутренней кухне и ориентироваться в бизнес-процессах. 

Еще важно заранее ввести его в курс дела и проверить работу в боевых условиях. Условно, если я знаю, что уезжаю через месяц, то заранее начинаю тесную работу с сотрудником и слежу, насколько он справляется. Если в течение месяца-двух человек хорошо себя проявил, то я могу со спокойной душой доверить ему предприятие на время моего отсутствия. 

5 советов тем, кто хочет перевезти бизнес

Выстроите отлаженную систему контроля

Наблюдение за сотрудниками на удаленке — это очень непростая задача, но решаемая. Возможно, вам придется перепробовать множество вариантов, прежде чем вы найдете эффективный. В плане контроля здесь нет какого-то единого правила. Тестируйте, проверяйте и полагайтесь только на свой опыт.

Оцените свою конкурентоспособность

Перед переездом проведите анализ рынка и оцените конкурентную среду. Понимание уровня устойчивости своего бизнеса, наличие УТП и долгосрочная стратегия, позволяющие обойти конкурентов, — это весомый аргумент в пользу переезда.

Четко определите цель переезда

Всегда держите в голове, зачем вы это делаете. Например, для масштабирования бизнеса или расширения возможностей компании и увеличения дохода. Это важно, так как не имея цели при релокации бизнеса его легко можно потерять. Вы элементарно можете не успеть зацепиться на новом месте и в то же время потерять старое. 

Закройте юридические вопросы

Проверьте, что все процессы на предприятии юридически чисты: оформление сотрудников, санкнижки и другое. Важно, чтобы никто не смог придраться к юридическим вопросам во время вашего отсутствия. Например, если вдруг вы уехали и не проверили, что новый сотрудник оформлен официально, то есть вероятность, что он попробует вас скомпрометировать. Чтобы избежать такого поворота событий, лучше все предусмотреть заранее. 

Найдите знающих людей на новом месте

Отыщите людей, у которых есть бизнес в городе или регионе, куда вы собрались переезжать. Без помощи местных предпринимателей очень сложно освоиться на новом месте. Они смогут описать вам ситуацию на рынке и рассказать об особенностях ведения локального бизнеса.

Как минимум такая поддержка поможет решить даже простые бытовые вопросы: в каком районе лучше разместить предприятие, где в городе наибольшее скопление людей или какое помещение подходит для аренды. 

Задайте себе вопрос: «Обязательно ли переезжать?» Такие перемены необходимы далеко не каждому. У бизнеса в регионах есть свои плюсы. Особенно, если вы находитесь на начальных этапах. Конкуренция здесь ниже, чем в крупных городах.

Однако помните, что в регионах любой успешно работающий механизм или перспективную бизнес-идею всегда начинают быстро копировать. Если ваш ответ все равно утвердительный — тщательно подготовьтесь, и вперед к новым горизонтам!